谈如何管理电子档案

朱丽+孙波

电子档案是指具有保存价值的，按一定方法整理而成的已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。对电子档案真实性、完整性、有效性保证的条件应具备：

1、规范电子档案从形成乃至形成之前到归档保存的合法程序；

2、根据电子档案的构成要素，确定完整的电子档案应包含的信息并且形成规范的元数据集合；

3、确保电子档案真实性的方法是从档案管理角度对电子文件管理进行提前介入和全过程监控；

4、确立电子档案完整性和真实性的认定方法；

5、确立电子档案长久保存过程中的有效性和可识别性。

解决这些问题必须在现有标准和规范基础上进一步明确电子档案真实的完整的保证要求和真实的认定方法及提供一种可行的管理模式。根据软件及计算机行业标准规范结合档案管理具体情况实现电子档案能在各种结构系统下的无链数据交换。

一、对电子档案的真实性的保证方法

电子档案的真实性是针对其信息的原始性而言的，真实性是指其内容和显现形态等全部信息都保持着反映历史原貌的原始状态。历经传输、拷贝等操作过程，电子档案的内容形态不变。档案的真实性是对原始性认定后的结论，因此电子档案的原始性是电子档案真实性的基础。

电子档案首先是可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。别外电子档案与载体相分离，使其信息原始性和内容性的衡量标准带有相对性。

保证电子档案真实性的措施主要有以下一些：第一保证电子档案的原始性。信息的原始性是确定其真实性的基础。第二建立环环相扣的责任者链接，分别对编制、审核、发放等过程进行把关。第三保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续，明确判定电子档案真实性的检验要素。这些要素，总体上就构成了档案真实性的充分条件。明确鉴定的执行部门和责任者，且应有合法的权限。

二、对电子档案的完整性的保证方法

电子档案本身信息结构复杂，容易造成信息的缺损。伴随着处理过程而不断累加，很容易丢失，造成档案来龙去脉不清。影响其读取还原能否保持原貌。

电子档案完整性的保证方法是建立档案收集和积累制度。并且在电子档案管理系统中设立一个空间足够大的共用的存储空间。另外在档案的处理过程中对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，组成一体化管理的信息库。并在电子档案归档或移交时按要求对元数据进行登记和说明。

三、对电子档案的安全性的保证方法

电子档案有隐藏性易更改性，为非法操作提供了便利。造成对其可靠性鉴定的困难，有了问题也难以查证。在赖以生存的网络环境中安全问题成堆，网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决。是一种与网络共存亡的危险状态。

电子档案安全措施是要完善电子档案流转跟踪登录管理，对随时变化的内容、背景、结构及相关元数据等进行严密管理的记录。在管理系统中建立有效的操作权限，设置自动启动的电子文件操作日志，选用加密技术，采用防火墙技术将内部网与外部网进行可靠隔离保证电子档案传输的安全性。

四、对电子档案法律效力的保证方法

电子档案的法律效力是指归档档案在一定时间和范围内所体现出的法定凭证作用。现行电子档案的合法性认证方式主要有：签章、口令、责任者代码等。不过正因为对合法认定过程依赖交接的手续，所以往往只注意最后的手续，从而造成其办理过程的背景信息不完整。对以后向外部证明其合法性和确定其价值时，由于来龙去脉不清带来认定上的困难。还要对归档电子档案的法律效力的确认问题。确定归档电子档案的法律效力需要两方面的条件：一是电子档案本身具有法律效力所要求的全部必要属性，二是有相应的立法条文来认可电子档案的法律效力。也就是说，立法必须规定电子档案应具备的必要条件，由于电子档案的性质决定，不能仅在归档时才考虑自身条件是否具备，而必须从电子档案产生起就开始积累或保证这些条件。这就是归档电子档案的保管部门应介入到电子档案管理的前端，从电子档案产生起就提出要求。

电子档案的管理从制度和技术方法上综合采取措施要从管理制度的保证

措施。管理制度的保证措施是指以相应的规章约束参与制作处理电子档案的全部人员和环节。尽管各个单位具体做法上有所不同，但主要着眼点都有这样两个：一是管理过程的统一和严密，使电子档案的整个生命周期连续得到有效控制；还要通过对人员的管理最终保证电子报告的真实的完整的可靠的。

管理制度的保证措施有以下几种：

1、从制度上对电子档案及其相关信息的捕获方式、范围和内容等提出要求。

2、档案一体化管理，对活动电子档案和非活动电子档案实行连续性控制；

3、对归档电子档案的保管部门要提前介入电子档案的管理，提前接收电子档案，并建立起各交接环节的连锁责任制度；

4、技术上的保证措施。管理制度的保证虽然有效，但也有其局限性。所以

采取一些特定的技术措施很是必要也很是有效。常見的一些技术措施有以下一些：

1》、建立对电子档案处理过程的跟踪记录，从而把对电子档案的任何操作都记录在案，以备确认其法律效力时查考，此方法对保证电子档案的真实性很有效；

2》、电子签章技术，即以类似于纸质文件处理中的批注和印章来处理电子档案，可在一定条件下为确认电子档案的合法性提供依据；

3》、相关电子档案的联结技术，把为解决同一问题的电子档案在存储器中建立逻辑指针，做到处理其中一个时其他的也不被遗漏；

4》、电子档案的捕获技术，即在电子档案的运作过程中的必经途径上设置捕获关口，把管理责任不确定的电子档案及时收集起来，避免丢失，从而保证电子档案体系上的完整；

5》、对背景信息的采集技术，即在电子档案各上处理环节中设置采集接口，把电子档案生成的原因、处理意见、处置方法、产生的结果等信息收集起来，并与电子档案建立起逻辑关系，从而保证电子档案自身的完整；

6》、对元数据的登录技术，即把电子档案生成环境，包括硬件和软件平台、各种信息处理工具、代码体系等完整保留或记录下来，使电子档案在不同的时间和地点都可以按原貌读出，从而保证电子档案的可恢复性和有效性；

7》、从技术上严密控制对电子档案的处理权限，可通过对操作者身份合法性的审核、处理权力的限定等方法避免对电子档案的非法操作，从而保证电子档案的可靠性。