试析数字化趋势下现代档案管理体系的发展

杨士成

摘 要：随着信息科技技术的日益发达，社会各行各业的工作水平也得到了相应的提高。就档案事业来说，由于信息化技术的引进与应用，现代档案管理已经从传统的纸质管理模式成功转型，成为了数字化、信息化档案管理。在这样的前提背景下，现代档案管理能否随时间一起走得更远，发展得更好便成为了我们目前所要探究的主要问题。针对现代化档案管理体系的发展情况，本文站在客观角度，对数字管理平台下的现代档案管理体系的发展趋势作了论述，以供同行参考。

关键词：数字管理平台；现代档案管理；管理体系；发展趋势；探析

随着互联网通信技术的愈发成熟，数字档案管理事业的发展也变得愈发快速。基于数字管理平台下的现代档案管理已经形成了一个完整的管理体系，并不断冲击着我国传统的档案管理模式，以期全面取代纸质档案管理方式。事实上，尽管在现阶段，数字化档案管理并没有完全代替纸质档案管理，但其在发展中已经快速占据了档案管理市场，逐渐形成了一个以数字化档案管理为主，纸质化档案管理为辅的现代化档案管理局势。下面对数字管理平台下现代档案管理体系的特点，以及未来发展趋势进行分析。

1 现代档案管理体系的特点及优势

所谓现代档案管理体系，主要是指在档案管理过程中总结归纳得出的，包括档案资料收集、鉴别、管理、查阅等一系列工作在内的信息化处理方式。与传统档案管理的唯一区别在于，现代档案管理引入了信息化技术，可以将纸质文件以电子文档等数据化形式保存起来，并通过相关的机器设备来对其进行管理和使用，实现资源的共享。现代档案管理需要建立一个数字化平台，利用该平台来开展档案管理服务，可为档案使用者获取有效信息提供帮助与方便，并在一定程度上提高档案信息的利用率。

与传统的档案管理方式相比，现代档案管理体系更具优势。比如：传统档案管理由于多采用纸质管理方式来保存档案，而纸质档案又很容易被磨损和虫蛀，所以理论上来说，纸质档案的保存时间并不会过长。另外，纸质档案保存还会占据大量的用地空间，不利于人们对档案信息的检索，所以传统档案管理方式的效果并不算佳。而现代档案管理则可有效克服这些困难。在数字管理平台下，信息化技术的应用不仅可以长久、有效的保存好档案资料，还能彻底解决档案的储存难题，减少档案管理过程中的纰漏，提高档案管理质量。

2 现代档案管理体系的完善措施分析

需要清楚的是，尽管我国档案管理已经基本上实现了数字化管理，但在个别企业或单位，部分办公资料的管理仍然采用着传统的纸质管理方式，体现出了数字化档案管理覆盖不全的特点。除此之外，数字平台内部设施配置不全、现代档案管理体系不完善等问题仍然影响着档案管理事业的发展，所以在新世纪下，如果想要进一步提高档案管理质量，加快数字化档案管理水平，就必须从平台建设与体系完善两个方面着手，切实做好现代档案管理工作。

笔者认为，要使现代档案管理体系变得更加健全与完善，就必须从软件的配置管理和软件的优化使用两个方面下手，先确保软件的配置全面，后确保软件的功能完善、性能优越。基于数字化平台下的档案管理，首要应该解决的难题应该是软硬件的配置，保证这些相关的管理软件能够将纸质档案转换成数据形式，成功入库，将企业活动中所形成的资料完整的保存下来；其次，数据入库之后，要对入库的数据进行整合管理，以方便日后检索工作的开展。档案管理体系是一套完整的档案管理机制，是约束档案管理行为的重要依据，只有完善了管理体系，档案管理工作效率才能得到大幅度提高。

3 数字化管理平台下现代档案管理的发展趋势

新世纪以后，档案管理基本实现了信息化与数字化。然而国内各企业、各部门在利用信息化技术来管理档案时，往往存在很多问题。在深究问题产生的原因之后，普遍认为企事业单位在开展档案信息化管理工作时必须要加强对管理设备、管理方法以及管理技术的重视，不断引进新的管理技术、更新管理设备、优化管理体制，促进现代档案管理的长足发展。下面笔者结合自身工作经验，对数字化平台下的现代档案管理体系的发展趋势作相关遐想：

3.1 档案管理手段将继续创新，不断深化

在数字化、信息化的大趋势的推动下，档案管理工作势必受到重要影响，传统档案管理手段将逐渐被业界摒弃，取而代之的是全程数字化管理模式，无论是从档案管理理念到档案管理办法，都将随着信息时代的发展，步步紧追，在这一探索的过程中，不断进行深化、改革和创新，从而适应新的信息环境。未来的发展趋势要求档案管理工作更为简便、快捷，确保工作效率和质量，因此在档案编制、统计、调研、等诸多管理环节上都将优化改进，实现全自动整合、检索、统计确保多项档案管理业务间的无缝链接，实现云端推送服务和覆盖更为广泛的网络资源共享，这一系列变革，都将档案管理带上一个新的发展方向。

3.2 档案管理办法将不断推陈出新

随着时代的发展与进步，数字信息概念的普及，档案界的学术研究也将出现新理论、新思路，加之档案管理软件的研发层出不穷，档案管理办法势必打破传统一枝独秀的局面，呈现百花齐放的态势，这种现象有助于业界人士展开深入的讨论，并通过理论联系实际的方法对新产生的档案管理办法有更深入的了解，做到取其精华去其糟粕，使之成为经得起实践检验、为档案界所推崇的新型管理办法。这种良好的局面将不断循环演变下去，预示着我国档案管理水平走向成熟。

3.3 档案管理制度将变得更加规范、完善

档案管理体系的构建，是一项融合了档案基础设施建设、档案管理组织机构设置、档案设置、档案管理制度确立等多项任务整合的系统性工作，在未来的发展过程中，要求档案管理制度更为规范、完善，这也是档案管理工作的核心。档案管理制度的规范和完整，能够为档案管理工作提供可靠的业务支撑，纵观我国目前的档案管理制度，尚存在一些问题，尤其是在数字管理平台的笼罩下，还需要对档案管理制度进行更深層次的规范和调整，使其适应数字信息的发展需求，特别是加强对电子文档的保存、数据交换、技术鉴定、资源共享等众多业务的规范，这些均是未来档案管理制度发展过程中亟待解决的问题。

4 结束语

档案管理事业走向数字化管理平台，可以说是迎来了一个崭新的局面，档案管理体系发展的总体趋势也将越来越适应社会主义市场经济建设需要，总体呈现出一片大好局面，然而针对档案管理体系的建设仍任重道远，始终不可懈怠，这要求每一位档案管理工作者肩负起时代交付的重任，把握每一次机遇与挑战，与时俱进，力图将我国的档案管理事业推上更高层次的发展平台。

参考文献

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