关于电子档案的整理与保护分析

莫佩玲

摘 要：随着科技的不断进步，档案的整理与保护发生极大变化，由传统的纸质保存变为现如今的电子方式保存，并产生众多保存形式。为了更好的适应发展变化，档案管理人员必须与时俱进，只有摒弃传统观念，加强技术创新，才能使电子档案的整理保存工作取得长足进步。本文通过对电子档案的相关分析，对整理与保护工作提出建议。

关键词：电子档案；整理；保护

近年来计算机技术被广泛应用，人们正朝着数字化时代大步前进，愈来愈多的高新技术出现，使得人们的生活变得方便。对于档案管理部门而言，电子技术的产生极大改善了档案的整理与保护方式，提高了部门人员的工作效率。然而其中也存在诸多负面问题，因此相关部门必须采取相关技术手段，加强对电子档案的管理。

1 电子档案相关概述

电子档案即是指通过计算机、电子磁盘及光盘等电子设备记录而成的档案内容，其载体与纸质档案载体相对应，以案卷为单位。虚拟档案即是将文字档案转变为字节保存与计算机等电子设备中，便于用户通过大屏幕进行查阅。随着信息化的而不断发展，若仍然采用纸质档案的管理方式，必然会与社会发展脱节，不利于档案的保存，因此在实际的档案整理与保存工作中，必须通过相关技术手段加强管理，运用科学合理的方式提高电子档案的管理水平。

2 电子档案的整理

电子档案的形式多种多样，电子档案的归档类型主要包括磁盘、磁带等。因此为更好的进行电子档案管理工作，必须对电子档案的类型有深刻认识。主要包括以下几种类型：

2.1 文书电子档案的整理

第一，内部文件。多数情况下，档案管理者進行内部文件整理与保存时，首次必须按照档案的保管期限进行组盘，并且需要对保存期限不同的档案进行定期复制，避免因为电子设备的损坏而导致档案信息无法读取，以延长档案的保存寿命。其次对档案进行分类，将同一部门的档案进行同一保存，在节省保存空间的同时，也便于部门管理者进行查阅。除此之外对于易保存的档案需统一进行命名，建立文件目录，便于日后的查找。

第二，外部文件。对于外来文件的处理，首先文书室需将其进行电子扫描，之后将得到的电子影像传输到网络中，进行后续的批办、公文传递等工作。普通的电子文件由业务部门进行操作管理，而较为特殊的电子档案则需通过承办部门统一管理，根据相关文件的重要程度来确定保管的时间与级别，并传输给档案管理部门，经过管理人员的仔细审查后标出相应管理信息，最终放置的档案库中进行保存。

2.2 科技电子文件归档

科技电子的种类较为繁多，对于传统方式而言，其整理保存工作具有相当大的难度性，同时工作效率低下。而随着技术手段的不断发展，现代档案管理人员可通过对不同档案进行快速分类，按照项目类型进行统一保存。

第一，设备档案。由于受到空间距离的限制，外商在向国内企业进行设备说明时，通常将资料及图纸运用电子的方式发送给国内的企业，并且国内设计院的产品也逐渐面向CAD发展，因此，在购置设备时必须的合同条款中提出明确的电子文件的要求。

第二，基建档案。由于基建档案全部由计算机打印，因此档案管理人员在进行档案管理操作时，将纸质内容扫描后，必须将档案的图号与卷号进行连接，以便于日后一旦出现网络连接中断，仍可以满足与用户的查找，避免出现等待的情况。

第三，会计电子文件整理。会计主要管理的工作为工资条与账簿。首先，对于工资条，其数据主要以电子光盘形式保存，附有纸质的工资汇总表，包括单名称、人数以及工资明细等，同时必须附加移交清单，作为财务部门与档案管理部门交接的凭证，便于保存与查询。其次，对与账簿，传统的记录方式采用人为记录，势必产生一定的错误性，并且会缩短账簿的保存时间。而通过手段的革新，现代会计账簿已被录入至电脑中，工作人员所能见到的知识其计算机打印件，即便进行了篡改，仍然可通过原纪录进行查询。在进行账簿管存是需使用账簿交接表，将信息完善便于日后查阅。

3 电子档案的保护

由于电子档案多采用脱机形式进行保存，因此在实际的电子档案整理与保存工作中必须加大对软磁盘或光盘的保护力度，确保信息可被有效读取。然而由于电子磁盘在保存时易受到诸多因素的不利影响，因此必须做好相关保护工作以延长电子档案的保存寿命。

3.1 对软磁盘的保护

第一，规范管理条件。由于软磁盘较易受到空气中不良物质的影响而出现损坏，因此档案管理部门在进行电子档案的保存时，必须建立与完善相关的条件，将软磁盘放置于温度与湿度适合的环境中，以免受到外界因素的影响。

第二，加强对加密盘管理。为避免未授权限人员的查阅，通常在进行电子档案管理时会对软磁盘进行加密管理或隐藏文件名。然而随着时间的流逝，档案管理人员会出现遗忘现象，忘记密码与文件名，导致无法对磁盘进行数据解读，影响相关人员的使用。为此，在进行档案保存时，需设置文件名可见，在将文件进行归档保存。

第三，加强对软件质量把关。若需确保电子档案能够长期进行保存且不损坏，在进行软磁盘购买时必须加大对软磁盘的质量检验，对于优质的软磁盘而言，其保存寿命将超过十年，且保证数据的完整性，而劣质软磁盘对于数据的保存最多只可支撑一年之久，且无法确保数据的完好性，从而严重影响管理人员的正常使用。

第四，加强对病毒的防范。计算机病毒四处横行，只要是对计算机加以使用，必然会增加中病毒的风险，因此，若需保护软磁盘不收计算机病毒的影响，保持数据的完整性，相关管理人员必须定期对计算机进行清理，运用展业的杀毒软件确保病毒的彻底清除，确保软磁盘时刻处于安全环境。

3.2 对光盘的保护

不论是何种电子设备具有其相应的使用寿命，若频繁使用，必然加快其损坏进程，且将光盘置于空气中时极易受到各种因素影响，因此必须适当减少使用次数，进行合理的保存。

第一，规范使用时间。由于激光光能的稳定性与光盘的使用时间呈正相关，因此光盘的使用时间过长会对光盘造成严重损害。为此使用者必须规范光盘的使用时间，减少光盘的受损害度，延长光盘的保存寿命。

第二，保证好空气的温度与湿度。若空气的湿度过大，势必会产生大量水气，落至于光盘之上，则会出现严重的印记；同时若出现较高或较低的温度，极易使光盘出现氧化甚至变形。上述两点因素会导致出现严重损坏而无法正使用。

第三，做好避光工作。由于磁盘的材质多为塑料，因此在长时间的光照下极易出现老化情况，因此为保证磁盘的完好性应避免使其阳光照射。

3.3 对工作人员的管理

一切的电子设备最终需要人进行操作，即便对相关电子设备进行保护，然而一旦出现人为操作失误，也必然会造成档案的损失。因此必须加强对人员的管理。首先，加强对工作人员的业务技能培训。诸多档案部门的管理层中仍然存在年龄较大之人，受生活时代的局限，较难接受新技术，仍然采用传统的旧方式，对工作造成一定的不良影响。为此必须加强对此类人的技能培训，使其掌握现代技术手段，运用新技术进行档案的管理工作，既保证档案的安全又提高工作效率。其次，完善相应管理制度。对于目前的档案管理工作而言，及时相关部门三令五申，若能够存在诸多违规操作，原因正是由于制度的缺失。因此，国家相关部门必须加强对制度的建设力度，完善相关机制，对违规操作进行严厉处罚，保证档案管理工作的有序进行。

4 结束语

随着电子技术的不断发展，为档案的整理与保存提供了极大便利性，不仅提高了保护的安全程度，更提高了档案管理人员的工作效率。然而我们也必须清楚的明确电子档案管理中的相关问题，通过相应的解决办法对电子档案的保存工作进行管理。

参考文献

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