关于档案是否必须是非现行性的思考

摘 要：文件生命周期理论在传入我国之后，对我国已有的的档案与文件的概念产生了一定程度的冲击，中外档案界对于档案概念理解的关键不同点在于档案是否具有现行性，文章通过探析中外档案概念的不同，引出现行档案的存在，并阐释了现行档案概念存在的合理性

关键词：文件生命周期理论；现行档案；文件

1 引言

从西方国家传来的文件生命周期理论认为，文件从产生到因为丧失作用而销毁的过程一共可分为三个阶段，分别是现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，正好与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆三个地方相对应，欧美档案学者普遍认为，只有退出现行领域的文件才被称之为档案，也就是说文件只有运行到了第三个阶段——永久保存阶段，文件才能被称之为档案，因此，在西方档案学界中，档案都是非现行性的，没有现行性档案的存在，那么在我国也是这样吗？真的没有现行性档案的存在吗？笔者针对这个问题进行了思考。

2 对现行档案的理解

2.1 从内涵角度理解

现行档案，往往与历史档案相对，构成矛盾双方，历史档案是指已经完全失去现实效用，而只对历史研究、编史修志有作用的档案。那么，现行档案与之相对应该表达具有现实效用的档案之意。揭示现行档案概念内涵的关键在于阐释“现行效用性”。

在我国，现行档案的概念不仅客观存在，而且还被广泛的接受，其原因就在于我国与西方所用的“档案”“文件”的概念不同，在我国，文件改称为档案是从立卷归档开始的，与欧美国家的文件必须已经失去现行性才能归档的关口不同，我国的文件只要经过文书处理程序完毕之后就可以立卷归档称之为档案了，很多文件具有的现行性在其归档之后仍然存在并没有完全消失，例如设备档案，设备安装完毕之后即可归档，但是在后期，在进行设备维修、护理和防护等工作时仍然需要对这些设备档案进行调用，因此设备档案虽称之为档案但仍然具有现行性。又比如一部法规文件在出台生效之后即可归档，但法规的现实效用则会持续到它的废除和修订为止。因此，这些档案虽然由于立卷归档的客观实际由文件转化为档案，但实际上还不是真正意义上的档案，只是名称上的变化而已，其属性中的现行效用性依然存在。对于这部分已经归档之后却仍具有现行性作用的档案我们称之为现行档案，因此，尽管是否具有现行效用是区分文件与档案的根本标准，但是由于我国特殊国情下的归档制度，這个区分标准显然并不适合我国的实际国情，现行档案确实存在着且带有很浓郁的中国色彩。只有把这个概念置于我国特殊的档案工作环境之下我们才可以真正的理解现行档案产生的缘由。

2.2 从外延角度理解

厘清了现行档案概念的内涵就很容易划出它的外延，现行档案概念的外延即是那些已经立卷归档但仍然具有某些现行效用的档案实体。

首先，现行档案并不等于档案室中的所有档案。“文件办完存档之后，按其行政和法律效力来说，则划分为两部分，一部分失去现行的效力，但是有其他方面的保存价值；另一部分仍具有时效，如办完签署或公正手续的有效期未满的合同和协议书，但不失去其性质和法律效用”，之前有学者认为“机关档案室保存的档案都是现行档案”并不完全正确，有些档案因为仍处于现行期需要经常使用所以保存在档案室，但也有些档案仍具有法律效力，保存在档案馆中的也是现行档案。所以绝对不能笼统的说机关档案室保存的都是现行档案，毕竟我国的机关档案室并不等同于国外的文件中心。

其次，现行档案并不能代表现行机关的档案，现行机关的档案究竟是指在现行机关产生的所有档案，还是保存于现行机关的档案，在众多的档案学著作中也没有给出很确切的解释。但无论是将它理解为哪一种，它都是一个相当泛化的概念，或是现行机关产生的所有档案或是保存在现行机关的所有档案。通过上述分析，我们认为“现行档案”概念的外延范畴并非是保存在现行机关的所有档案，也并非是现行机关产生的所有档案。

综上所述，笔者认为，“现行档案”的概念可以表述为：现行档案是立卷归档之后仍然具有一定现行效用性，保存在一定档案机构的档案，这里的档案机构既包括档案馆也包括档案室。

3 现行档案的存在之我见

3.1 不能一概而论的说档案都不具备现行性

现行一词的一般含义是指“现在施行的；现在有效的；如现行法令、现行制度等。”这是一个时效限定词，将其冠以“档案”之前，表明具有该属性的档案具有现行效用。由于档案的现行效用和档案的形成时间呈反比，也就是说，档案在形成初期的现行作用比较大，随着时间的推移，其现行作用会越来越弱直至消失成为历史档案，历史档案是指形成时间较晚且主要起收藏保存作用的档案；现行档案是指形成时间较早且主要起现行作用的档案。这种分法对于人们认识档案的作用及其变化具有很重要的意义。由此可见，现行档案是档案的下位类，其实质在于显示该类档案具有现行效用。为此，我们不能笼统地说“档案不可能具备现行性”，确切地讲，有的档案具备现行性，而有的档案不具备现行性。如果从档案运动规律与作用性质特点来看，大部分档案一般都将经历由发挥现行作用逐渐过渡到发挥历史作用的过程，每个档案的现行期时间长短也不同，因此很难准确的界定这些档案是否具有现行性。

3.2 不能将“档案”完全与“现行文件”对立起来

我国有些学者认为“档案是不可能具备现行性的，现行档案从根本上说是不应该存在的。”“现行文件超前归档是不科学的，即使归档了也不能算作传统意义上的档案。”这些观点缘于我国传统的档案学理论：作为档案必须首先是特定社会实践活动真实的历史记录，但还未完成现行使命的现行文件超前归档后绝不可能因此成为真正的历史记录，它们依然是现行文件，根本不具有作为档案必须具备的基本属性。”这显然是把档案完全排除于现行文件之外，既然只有完成了现行使命的非现行文件才能归档，那么档案不可能具备现行性，现行档案概念也就根本不应该存在。这种观点过度偏激且没有具体考察我国的实际档案工作情况。笔者从以下三个方面阐述下自己的想法：

首先，“现行文件”与“非现行文件”之分，不等同于“文件”与“档案”之别，现行文件与非现行文件是国外文件生命运动周期理论中，用以描述文件先后表现出不同作用和价值的两个概念，欧美档案学者认为，档案与文件的根本區别就是一个是非现行性的一个是现行性的。这里引用何嘉荪先生对于现行文件与非现行文件的揭示：“所谓现行文件就是文件内容规定的任务尚在执行之中，或者文件内容要求达到的目标尚未达到、正在达到过程中的文件。”“非现行文件是指文件内容针对的社会活动已经结束，文件现行期也随之结束，现行价值消失的文件。”诚然，文件发挥作用的现行与否是划分文件运动阶段的主要依据，但文件生命运动周期理论根本没有对档案概念做过什么规定，并没有指出文件在哪一个运动阶段，什么时间向档案转化的。因为“各国认为把文件认定为档案的时间是不同的，很大程度上是一种主体行为。”尽管中外学者都认为档案是文件运动到一定阶段的产物，但对文件运动到哪一阶段才视为档案却意见分歧。以美国为代表的日耳曼语系国家将档案定位在文件进入最后阶段（历史阶段），仅仅把退出现行领域永久保存在档案馆的非现行文件称为档案；以法国、西班牙为代表的拉丁语系国家将档案定位在文件运行的起始阶段（现行阶段），认为文件一经形成就可以称为档案；而我国则将档案定位在文件运行的中间阶段（暂存阶段），认为文件办理完毕或告一段落经鉴定整理即可归档保存，并且这些归档保存的档案有一部分档案并未丧失现行性，仍属于现行性文件。这样一来，我国的档案范畴既包括现行文件，也包括非现行文件，因此，我们不能以文件内容的现行与否为标准来划清文件与档案的本质区别。

其次，由于每份具体文件的现行期长短不一，致使无法统一的在一个明确的时间点上对这些文件进行归档保存，无法明确的判断一份文件的现行期是否消失，文件的现行期开始阶段大致相同，但结束阶段则有很多种情况，有的是在文件内容规定的期限结束之后，有的是在文件的内容被修改之后，有的是在被使用之后就立刻消失，正由于文件的现行期如此的复杂，各种文件发挥效用的时间、条件、过程等都是难以统一规范的，而文件归档又是一项以特定时限要求为特征的常规性工作制度，故大多数情况下智能采用近似值的方法来确定文件向档案转化的开端。欧美国家是借助利用率来决定何时处置文件，认为“利用率越高，文件的现行性越大，利用率越低，一般是5%～10%就标志着文件由现行保管而转变为其他场所的非现行保管了。我国从具体档案管理的国情出发，将归档环节设置在文件承办完毕之际，实践证明，这是符合中国特色的归档制度的。如果一味的强调文件的现行效用结束了才能归档，就会使大量的有效期长短不一或并无明确期限的文件无法正常有序的归档，还可能造成一些具有动态管理性的档案如人事档案、设备档案、基建档案等迟迟不能建档，比如设备档案，当设备档案针对的设备已经报废之后再进行存档已经没有任何价值了。纯粹以文件效用现行与否来设置归档关口，或许在理论上可以自圆其说，但是在实践中却很难落实。

最后，要全面理解档案基本属性中的历史记录性。的确，我国档案学理论认为“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的基本属性。”这一命题中的原始性与历史性都是相对而言的，从历史性来看，我们认为应该从广义的角度来理解“历史”，一方面，历史是指一切事物的发展过程，包括自然史和社会史，既然事物的发展过程也可以成为历史，我们不能强求文件非要等到内容针对的活动结束之后才能称为历史文件。比如人事档案，人事档案针对的人的主体，一个人20岁的时候形成的档案在他30岁的时候对于他来说就是历史，仍然具有考察意义，并非是一定要等到这份档案针对的活动已经完全结束了其才能称为历史，那时候再归档又有何意义呢？对此，吴宝康先生主编的《档案学概论》一书中指出：“现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案。”档案“一般是指完成了传达与记述等现行使命，留查备考的历史文件。所以人们才称档案为历史记录。”但需要注意的是，这里所说的历史文件并不等同于文件生命周期理论中的“非现行文件。”“所谓现时使用完毕或办理完毕是相对而言的，主要是指为了履行当时的职责而直接使用的材料告一段落，或完成了文书处理程序；并不是说以后不再利用，或文件内容针对的具体事务全部办完，该文件才算是办理完毕。”承办完毕的文件，并非完全都是失效的材料。承办处理完毕作为档案保存的文件按其行政和法律效力的不同而分化为两种类型：有些文件，随着某种活动过程和文件办理的完毕，文件则失去行政上和法律上的效力，而只具有查考研究和历史反证的功能；另一种类型的文件，虽然业已存档但仍然有效，尚未生效的文件转化为档案后，同时将文件继续存在的各种效用顺延于档案之中，由档案去完成，这是档案现行作用的由来。例如，现行的法律、规章，有效期未满的合同、协议书，以及大量的科技文件材料等，虽已归入档案，但并不失其现行效力。另一方面，从档案的运动规律及终极目标来看，档案终究是人类社会发展的历史记录。档案由文件直接转化而来，在产生时首先是作为文件使用的，当文件在现时工作中处理完毕，其中有查考作用的被整理归档，进入现行档案阶段，现行档案随着时间的推移其现行查考作用愈来愈弱甚至消失，其中有历史文化价值的档案将转化为历史档案，被永久的保存下去，成为人类社会发展的历史记录。在人类历史长河中，不断有新的实践活动，不断有新的文件产生并转化为档案，不断有现行档案过度为历史档案，如果我们不用辩证的、发展的观点去认识档案的历史记录性，就会抹杀档案的现实作用，不利于各种档案的有效管理和利用。

4 使用现行档案概念的意义

人们总是更多的关注那些现在有用的事物，保管档案的目的主要在于档案的利用价值，更确切地说是它的现实与未来的利用价值，离开了这个基础档案工作就无从谈起，因此，作为人类社会实践活动真实历史记录的档案就成为连接过去，现在与未来的桥梁，只有以现实为基础，才能更好的追溯过去，开拓未来，过去，在以档案为非现行性为基础的理论指导下，档案工作较多地强调档案的历史作用，忽视档案的现行作用，忽略档案事业与国家各项事业现实广泛而密切的联系，在一定程度上制约了档案事业的发展。

5 小结

尽管世界各国对档案的定义并不相同，但都不能完全排除一部分仍具有現行效用的档案，只是程度不同而已，现行档案的存在是档案工作领域中的普遍现象，不管在哪个国家都是，美国等国家把最终存放在档案馆里的永久保存的文件称为档案，这些档案都是非现行性的，但是也不排除个别有效期特别长的档案；法国西班牙等国家认为文件一经形成就可以称为档案，由于此时文件正处于现行使用阶段，因此这些国家中的档案有相当多的现行档案成分；我国认为文件办理完毕经鉴定整理的文件即可转化为档案，先由形成单位的档案室保存，其中对国家和社会有长久利用价值的，待10～20年后移交给有关档案馆保存，如此一来，我国的档案范畴就涵盖了不少的现行档案。

世界是多元化的，每个国家的国情都是不同的，也就造成了档案在世界各国的定义并不完全相同，没有必要强求世界上所有国家的档案概念必须一致。档案的定义只是为了让档案工作者在知晓其含义的基础上更好的开展档案工作，笔者认为，我国现有的档案定义，归档制度，以及管理体制还是比较符合实际需要的，如果从进一步确保档案质量提高工作效率着眼，应当积极的探索文档一体化的管理模式，这将扩大档案概念的外延，使现行档案成分增加，同时也会使得档案工作领域及服务功能得到进一步的扩展，因此，从实际情况出发，我们不应该否认业已存在的现行档案，不宜硬说“它们还不是真正意义上的档案，而且目前还根本就不是档案。”这种严重脱离实际的说法不利于我国档案工作的有效开展。

参考文献

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作者简介

臧茜玉（1993-），女，汉族，安徽省蚌埠人，上海大学图书情报档案系，15级在读研究生硕士学位，专业：图书情报，研究方向：档案学基础理论研究。