提升档案利用效率的相关策略分析

殷美芳

摘 要：在档案管理过程中，档案利用是重要环节之一。档案利用成效会对档案信息使用程度、效果等产生直接影响。在信息化时代下，档案也逐渐摆脱了传统纸质载体的束缚，正朝着电子化、信息化、数字化方向发展，这给档案管理及利用提供了有力的技术支持，同时也提出了新的要求。基于此，本文以卫生事业单位档案利用为例，对档案利用进行了分析，并着重探讨了提升档案利用效率的相关策略，以供参考。

关键词：档案；利用率；信息化；检索

1 档案工作的重要性概述

档案是在各类工作中所形成的具有保存价值的各种形式与载体的历史记录。档案不仅是工作考察的依据，也是科学研究、基础建设、决策制定的重要依据。对于绝大多数单位而言，档案是衡量其业绩及管理水平的重要尺度。档案记录了单位发展过程中已经产生的优秀成果，同时也是深入研究单位经营、发展状况的重要资料，能够将其真实经营状态客观地反映出来。另外，档案管理成果与经营管理活动的有机结合会对单位资源配置的取向产生直接影响，对单位未来发展及战略实施具有引导作用[1]。因此，在单位日常运营过程中，必须重视档案管理工作。坚持依法治档，实现规范化、标准化管理流程。同时，要重视档案利用、开发，将档案信息的价值充分发掘出来，为单位发展、社会发展提供支持。

2 目前档案利用存在的问题分析

卫生事业单位档案资料涉及类型较多，包括文书、基建、设备、科研、财务及声像档案等。在卫生事业单位快速发展过程中，相关档案管理工作也获得了一定成果，整体水平较以往明显提升，但在部分环节上还是暴露了一定问题，主要体现为以下几个方面[2-3]：（1）档案管理制度有待完善。部分卫生事业单位在日常工作开展过程中，往往将重心放在业务工作上，却容易忽视档案管理等基础性管理工作。单位内部缺乏健全的档案管理机制，导致档案管理工作欠缺规范性引导，一定程度上制约了档案资料信息的利用效率，未能将档案资源的价值充分发挥出来。同时，归档制度不够完善。归档时，相关材料完整性不够，存在部分内容及形式雷同的情况，无法客观、全面地反映出相关事物的实际情况，容易造成档案信息失真。（2）档案开放意识不足。在档案工作开展过程中，多数卫生事业单位都存在“轻利用，重保密”的现象。虽然档案信息保密也是档案管理工作的重要环节，但并非意味着所有档案信息都需要严格保密。这种意识明显会影响档案资源的开放程度。在这种情况下，档案信息依然停留在小范围内传播，也就无法形成档案信息资源共享，这显然约束了档案资源利用效能。（3）档案管理人员业务技能及综合素养有待提升。在卫生事业单位档案资源开发、利用过程中，离不开相关人才的支持。由于部分单位对档案利用工作不够重视，导致相关工作人员缺乏系统性的培训及较为全面的绩效考核，这也使得档案工作依然停滞在档案维护阶段，未能实现档案信息充分利用。

3 提升档案利用效率的相关策略

3.1 加强档案信息化建设

在卫生事业单位完善档案管理、利用工作的过程中，要转变传统观念，善于利用信息化手段，将档案信息串联起来，实现档案信息化管理，进一步提升档案利用效率。加强档案信息化建设是新时期完善档案管理工作的必然需求。一方面，要加强相关软、硬件设施建设，结合行业标准，完善档案室建设。同时，要加快卫生事业单位内部档案信息平台建设，促使档案信息资源内部流通，方便相关工作人员查询、管理、调用档案信息，提升整体工作效率。另一方面，要加快纸质档案文件转化进程。卫生事业单位可聘请专业的档案人才进行指导，加快纸质档案信息整合、转录步伐，促进纸质档案转变为电子档案[4]。与此同时，要重视电子档案信息备份、存储，特别是要加强信息安全防护建设，保证档案信息的安全性。除此之外，卫生事业单位应该形成开放性思维，加大部分内部档案信息资源的开放度，与社会其他机构形成资源共享，共同开发档案信息资源，利用局域网、远程网等进一步扩大档案信息资源覆盖面。

3.2 加强档案工作人员素质培养

目前来看，一些卫生事业单位存在很多兼职档案网络管理人员。这些档案工作人员并不是专业出身，相关业务能力有所不足。所以在其上岗前需要对其进行专业性的培训，让其掌握一定的档案网络管理知识，如档案检索知识、档案文献编撰知识、目录学知识、相关法律知识等。并实施相应的考核，考核通过后才允许其上岗，以保证档案网络管理工作质量。对于已经上岗的工作人员还要实施在职教育、强化培训等，并将培训考核与职工绩效关联起来，发挥激励、督促作用，不断提升其业务技能水平。另一方面，除了业务技能培养外，还要加强相关员职业道德培养，促使其形成端正的职业观。同时，单位内部要加强各部门之间的协作，并建立沟通协调机制，形成一股合力，为档案利用创造一个良好的团队环境。

3.3 完善档案检索工作

完善档案检索功能意味着档案工作人员能够更加便捷地获取所需要的档案信息。因此，档案单位要进一步完善档案信息平台建设，彻底转变传统纸质档案工作模式，实现档案电子信息化，促使档案检索进一步完善。以OA系统为例，借助OA系统能够实现项目信息流程化操作[5]。从项目开始至项目结束，所有信息都会在OA系统当中一步一步清晰地显示出来，能够随时查阅进度及相关责任人员，当所有流程完成后，即可归档验收，生成电子信息档案。利用OA系统能够实现动态化信息查询，也确保了数据安全、责任明确，有利于提升档案检索及利用效率。要实现档案信息化，必然离不开数据库的支持。单位内部还要加强档案信息数据库建设，打造出智能化数据库，将查询、信息统计、信息存储、数据交流共享等功能集于一体，进一步提升档案查询准确率及效率，实现档案信息资源自动化利用。

档案工作人员在相关工作开展过程中，需要树立换位思考的理念。档案检索功能是基于档案特性与作用所开发的档案查找界面，也是档案信息系统与用户的主要交互界面。正常情况下，只要输入关键词或档案文件相关信息，便可查询到相应的档案资料。但部分情况下，采取正常检索方案时可能会受到阻碍，无法获得需求的档案资料。此时，则需要考虑信息提交或档案著录是否出现问题，可考虑采取象音或象形字去查询，从另一种查询途径来获得相关资料。

4 结语

在卫生事业单位日常运营过程中，档案利用对单位其他业务开展具有辅助性支持作用。同时，档案资料也是卫生事业单位发展过程中的真实历史记录，具有重要的意义。一方面，单位內部要加强相关培训工作，不断提升相关工作人员的业务技能及职业操守水平，促使档案服务工作顺利开展；另一方面，要完善软硬件设施建设，加快档案信息化建设步伐，促使档案工作达到新的高度。

参考文献

[1]郭巧平.完善档案检索功能 提升档案利用效率[J].兰台世界，2013（S4）：159-160.

[2]乔军玲.如何提高企业档案管理与编研利用效率[J].剑南文学（经典教苑），2013（04）：262.

[3]郭靖宇.档案利用效率现状调查与问题分析[J]. 黑龙江档案，2014（03）：46.

[4]潘孝敬，王占广.加强档案编研、提高档案利用效率的几点体会[J].中国医疗前沿，2010（11）：90.

[5]朱萍.上海工商普陀分局利用信息技术提升档案利用效率[J].兰台世界，2011（20）：28.