21世纪计算机技术在档案管理中的应用综述

杨玉莲

摘 要：文章论述了档案管理中应用计算机的必要性和优越性。以具体的应用范围指出了存在的问题并提出相应的解决对策。

关键词：计算机；档案管理；应用综述

1 档案管理中应用计算机的必要性与优越性

（一）应用计算的意义

传统的档案管理过程中，实施档案的调阅，需要先查阅档案袋，然后查找档案本，最后仔细寻找档案中所记录的内容。而且，大部分的档案是纸质档案，在管理的过程中，不仅要防潮、防火，存放也比较困难。在信息化的时代，这种档案管理方法比较落后，查找比较困难，过程比较复杂，不能适应企业迅速发展中新的要求。企业在档案管理中，针对这些问题，应用计算机实施管理，不仅可以改善档案管理的现状，还能提高档案管理的工作效率和工作水平，促进了企业档案管理的发展。

（二）计算机技术在档案管理中的优点

（1）计算机信息存储量大。计算机技术信息存储量大，具有其他信息储存介质无法比拟的优越性。随着社会的不断进步以及科技的进一步发展，人类生活、学习和工作中的信息活动日益增多，生成了大量的红白头文件、技术资料、图像信息等，接踵而来的就是对这些信息资源进行归档案整理，面对如此巨大的信息量，应用计算机技术，一张普通光盘就可以储存几千万的文字信息，大大减少了信息空间的浪费，也降低了档案管理工作的支付成本。

（2）计算机促进档案管理规范化。利用计算技术进行档案编目、标注、指引、借阅能够使档案管理工作更加规范。档案管理计算机现代化有利于提高档案管理人员和用户的工作效率；有利于提高档案信息的深层管理，将信息市场化，实现档案信息深层管理的高效传递；有利于简化档案信息的归档过程，各归档单位将本单位的数字化文件，传输至档案管理中心，档案中心经过对档案文件进行专业处理后分类存放在相应的区域，在一定程度上减轻档案工作人员复杂的档案归档工作。

（3）计算机可降低档案管理工作中隐患。档案管理工作，包括信息保护、保管、统计、编辑等工作，应用计算机技术之后，大大降低了档案管理的工作强度。传统的档案储存介质主要由文字、图纸、音像等形式组成，会受到环境的影响，例如温度、潮湿度、火灾、虫害等等，都会影响档案管理的质量，而档案管理的计算机现代化则可以避免这些隐患，降低信息的损失和损坏。

（4）计算机促进档案管理多样化。当今社会，以计算机管理为代表的现代管理方法已经逐步深入到了办公自动化、档案数字化等领域，利用计算机的输入系统将文字资料和图像资料转化为计算机识别的文件、输出到其他文本编辑软件，这种模式使得传统的纸质信息方便快捷地输入到计算系统中进行管理。照片等一些图片文件则可以通过扫描仪存储在计算机上，通过输出打印装置可以随时地将这些图片文件打印出来，相比传统的档案管理模式，这种计算机技术的应用，使得档案管理更加方便、快捷，信息保存时间较长，且清晰度也较高。

（5）计算机可极大提高档案利用率。计算机技术在档案管理工作的应用，能够使得档案检索查询更加快捷、高效、准确。由于社会的运行速度越来越快，档案信息的利用率也越来越高，各个单位部门进行决策时都会利用到大量的信息，各个职能部門也需要相关的档案资料进行参考，这些都要求档案管理部门能够更加高效、准确地提供档案资料。计算机技术的应用就成为档案管理现代化的必要途径。

2 档案管理中计算机的应用

计算机是一种信息化技术，可以实现对大量信息数据的高效处理。目前，计算机在档案管理中的应用，主要表现在如下方面。

（一）计算机的查找与检索使用

企事业档案的管理，不仅是对档案信息资料的收集、整理和存储，还要充分发挥档案信息资料的重要作用，提高企事业档案信息资源的利用率。人们在利用企业档案信息资源的时候，需要对档案进行查找。因为企业的不断发展，每天都会形成新的档案，导致企业档案的数量不断增加，档案的内容也不断增加。但是，应用计算机实施档案管理，可以迅速在文档中查找需要的档案，具有自动检索的功能，解决了传统档案查代中的问题，提高了档案查找的工作效率。

（二）计算机的存储与保管使用

企业在发展过程中，工作人员处于流动状态，需要处理的事件不断发生变化，建成的档案数理也越来越多。这为企业的档案管理工作增加了一定的难度，需要企业不断的提高档案管理水平和管理效率，企业档案信息数量的增加，需要企业做好档案存储和保管工作。传统的纸质档案管理，在损毁之后复原比较困难，而且保管的时候容易受到环境因素、人为因素和外在因素的影响，不能保证安全，不利于档案的管理。但是，应用计算机实施档案管理，在录入档案信息之后，可以进行复制，为档案的安全提供了保障。

（三）计算机在库房管理中的应用

档案管理的主要场所是库房，应用计算机进行档案管理的同时，还可以实现对库房的管理。例如，企业应用计算机管理档案，可以通过计算机技术实现对档案存放库房的管理，能够自动对档案库房的温度进行监测和调节。而且，计算机技术可以设置有效的防盗和防水系统，保证档案库房的安全。这种管理，有效的保证了档案库房的安全，提高了档案的安全性，了企业档案的现代化管理。

3 计算机档案管理措施

（一）进一步加快计算机技术的普遍应用。计算机在档案管理中的应用，是将档案的文本文件和多媒体文件在计算机上综合处理，然后将其以图文、声像并茂的方式展示出来，在保证信息不失真的前提下，增加了信息的趣味性。因此，在现代化办公环境中，很多文件信息从始至终都是在计算机上完成，这样使得文件处理工作更加快捷，文件传递也更加方便，真正实现了办公现代化。

（二）加速档案信息化的网络化建设过程。档案网站和数字档案馆的建设是实现档案管理现代化的重要手段，随着计算机网络技术的不断发展，档案信息也实现了网络应用，用户可以通过互联网快捷地进行信息检索查询，突破了地域性的限制，实现了全世界的信息共享和交流。

（三）加强档案工作者自身素质建设。首先，应当提高档案管理部门领导的科学水平，使其更新观念、提高认识，充分重视计算机技术在档案管理工作中的重要性，充分掌握如何将计算机技术应用到档案管理工作中。其次，培养一批高素质水平的新型档案专业人员，计算机的高速运算和超强处理技术都要求具备相应素质水平的专业人员进行技术操作，因此培养高素质水平专业人员就成为重中之重。

（四）建立电子档案的基本要求

（1）建立统一的电子文件档案基本结构标准。对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定，建立“保护体系”。

（2）档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑。

（3）对电子文件法律效力问题的解决。加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

4 结束语

在信息化发展的今天，传统的企业档案管理工作已经不适应企事业现代化发展的需求，需要企事业创新档案管理工作方法，应用科学的信息技术。计算机档案管理有效的提高了企事业的档案管理工作效率，便于查找和存储，为企事业发展提供了重要的作用和保障，在利于企事业的现代化发展。

参考文献

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[2]普启光，刘惠瑾，浅论计算机技术在档案管理现代化中的应用[J]，内容古科技与经济，2010.20（22）

[3]曺峥，计算机技术在档案管理中的具体应用研究[J]，科技创业家，2011.32（01）；