怎样创新文山市公共资源交易中心档案管理工作

周贤云

摘 要：创新公共资源交易中心档案管理，是有效提升公共资源交易中心档案管理水平，使其更好服务单位和部门的一项服务性工作。本文结合在云南省文山市从事公共资源交易中心档案管理工作的经验，简单谈谈怎样创新文山市公共资源交易中心档案管理工作这一问题，目的是为以后公共资源交易中心档案管理工作提供参考和借鉴。

关键词：创新；文山市；公共资源交易中心；档案管理；健全制度

文山市公共资源交易中心是云南省文山州所辖的一个县级市公共资源交易中心，成立于2012年，是为监管文山市公共资源交易活动并为之提供咨询及服务的机构，是文山市公共资源统一进场交易的服务平台。交易的活动主要有工程建设招投标、土地和矿业权交易、国有产权交易、政府采购、药品和医疗用品采购、各类拍卖等。

在交易过程中，会产生很多公共资源档案资料。这些档案资料要保证完整和安全，必须不断提高公共资源档案管理水平。文山市公共资源交易中心一直以来都把档案资料管理作为一项重要工作抓紧抓好，并采取多项措施保障档案资料的完整和安全。下面，笔者结合在云南省文山市公共资源交易中心从事多年的档案管理工作经验，略谈怎样创新文山市公共资源交易中心档案管理工作这一问题。

1 加强档案管理知识学习

笔者从事文山市公共资源交易中心档案管理已多年，对档案管理知识有了一定的了解。但是，从事公共资源交易中心档案管理工作，所涉及的法律法规及相关知识很多。因此，在实际工作中，还要不断加强学习，努力学习档案法律法规和相关知识，即学习《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。学好这些法律法规和相关知识，对档案管理员，具有十分重要的意义。档案管理员可将学到的知识，运用到档案管理工作中。

2 加强档案管理收集整理

笔者在文山市公共资源交易中心档案管理工作中，积极主动收集各种档案资料。学会按照公共资源交易档案管理的要求，采取定期和不定期相结合的方式，及时将档案资料收集、整理，并按标准要求对收集的档案资料进行严格审核，确保资料的真实、准确、完整。同时，对所有公共资源交易中心收集来的档案进行标准整理、编号，并在计算机上建立档案名册、目录，依次将公共资源交易中心档案资料归类、装订、入档、装盒，最后形成完整的案卷，并清楚标示顺序号，以便查找查阅。如文山市公共资源交易中心交易类档案的文件资料，笔者就收集好核准、审批、审定以及公共资源交易过程中产生的档案文件资料，做到一式两份，项目备案核准单位以及项目建设单位保存原件，档案立档单位（即文山市公共资源交易中心）保存其复印件。现在，随着信息化技术的提高，笔者对档案也采用了影印，在保存紙质档案的同时，创新用信息化手段来保存。这样，既方便保存、保管，又方便查阅、使用。

3 明确档案管理工作人员

文山市公共资源交易中心档案管理，只设笔者一人。笔者在中心的主要工作任务，就是档案管理。同时，笔者在其他部门工作繁忙、人手不足的时候，也常被中心抽去帮助其他相关部门的工作。笔者掌管着整个公共资源交易中心的各种档案。一直以来，中心对档案管理非常重视，专门单独设置了档案室，配备了档案室相关的基础设备。笔者在档案管理中，学会了根据公共资源交易项目的具体情况来确定相关档案资料的归档范围，明确了作为一个档案管理员应具备的素质和水平，并不断学习现代化信息技术手段，逐步建立起相关的档案管理网络。同时，笔者也在不断提高档案管理意识以及档案管理业务能力，并积极参加相关的档案管理人员业务培训，懂得遵严格守档案管理工作的相关法律以及法规。

4 明确档案保管期限密级

文山市公共资源交易中心档案管理，是符合档案保管期限的相关规定的。如工程招标档案，分永久、长期和短期三种。永久档案是一直保留的档案，长期档案保管期限不低于项目设计的使用年限，短期档案保管年限在15年以下。又如资产资源交易类档案的保管期限，要保存至合同期满为止。再如一次性所有权出让以及转让的项目，档案的保管期限为永久。另外，资产资源评估机构以及拍卖机构的档案保存期限，从自评估报告以及成交确认书签发之日起不少于10年保管期限。招标代理机构档案保管期限自中标通知书发出之日起不少于5年等。文山市公共资源交易中心档案管理密级，根据国家档案法相关规定，分绝密、机密和密码三种。绝密档案仅限于最主要领导知道，机密档案可以到一般领导知道，密码档案只是知道密码的人知道。明确档案管理保管期限密级，可为公共资源交易中心工作查阅、科学利用提供依据，保障公共资源交易中心工作更加公正、规范、高效、诚信。

5 健全档案管理工作制度

“没有规矩不成方圆”，公共资源交易中心交易的项目档案管理必须要有工作制度来约束和指导，才能保障中心交易项目档案管理工作的顺利开展。项目档案工作制度应明确归档范围、时间与质量要求，确定档案保管期限，规范档案资料整理编号办法，制定鉴定规则、统计方法和借阅制度，并明确各部门职责。严明项目归档责任，严肃处理违规违纪。公共资源交易项目立档责任人要负有收集、整理、立卷、装订、归档、入档的责任。建立、健全和完善相关的档案管理工作制度。

6 加强档案管理硬件建设

这主要体现在档案室建设方面。公共资源交易项目档案保管和保密要求较高，档案室必须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫这“八防”要求，并通过“人防、物防、技防”强化安全防护能力，室内应配备监控摄像头，安装防火、防盗自动报警系统，并配备空调机、除湿机等设备。同时，配备完备的管理设施，除了计算机、打印机、扫描仪、复印件、装订机等常规设备外，随着公共资源交易平台全程电子化的来临，需要配备电子化硬件设备，如档案数字化管理软件、防磁柜、温湿度记录仪、光盘刻录机、档案级光盘等设备。档案管理员，必须懂保密制度，不断提高保密意识。严格执行项目档案调阅审批制度，原则上项目档案不得外借，调阅人员必须填写登记表，并经相关领导签批后才允许调阅。特定工作人员进入档案室，要将手机、相机、U盘等随身用品交由指定人员保管，避免私拍和记录档案资料，以确保档案资料的安全。进入、传输、使用档案资料，要设置身份认证、防火墙、安全代理等技术，以确保档案的安全性。内部管理技术上，要做好备份，以防遗失。

7 发挥好档案服务性功能

公共资源交易档案能够真实、完整、有效地反映出进场项目交易的全过程，是公共资源交易行为规范合法的有力证据。如今年以来，文山市公共资源交易中心本着“资料完整、管理规范、存贮安全、查询方便”的档案管理理念，对2016年公共资源交易档案进行了及时、规范收集整理，按照项目类别与进场交易时间的先后，分门别类整理、统一编号归档。全年共收集整理公共资源交易纸质档案1925宗，其中房建项目639宗、市政项目328宗、交通项目269宗、水利项目215宗、土地整理项目61宗、政府采购413宗，整理存放中标通知书2160多份。同时，建立电子档案查询目录，保证了公共资源交易档案资料准确完整、查询方便，为有关部门对文山市公共资源交易项目的调查取证，提供了真实有效的法律依据。

8 抓重點重细节提高意识

档案管理，不能眉毛胡子一把抓，要学会抓重点重细节提高意识。如开标工程资料必须为原件，招标代理合同、中标人投标文件、中标通知书不能以复印或扫描件代替，项目验收档案必须有单位盖章、负责人签字、日期填写。档案资料收集要从招标或采购代理机构确定代理资格后就开始，应收集代理招标项目的全部有价值资料，除了纸质文件、图纸、图表以外，电子文件也必须收集。招标结束后，招标或采购代理机构应将资料整理出来，并按要求填写文件题名、卷内目录、卷内备考表、项目编号等，交由档案管理员统一进行保管。在档案管理过程中，选择责任心强、业务素质好的人员作为档案管理员，不宜频繁调换，以免影响档案管理工作的正常开展。对档案管理工作人员，定期组织业务培训，以提高业务能力，增强档案意识。另外，也要鼓励档案管理工作人员自我学习能力的培养，并学会利用微信群或QQ群交流业务等。

总之，随着信息化的迅速发展，文山市公共资源交易中心的档案管理，也逐步采用了现代化信息技术手段对其进行管理。同时，加强了档案室的基础设施建设，促进了档案管理员综合素质能力水平的提高，加强了对档案管理的日常维护与管理工作，充分地将文山市公共资源交易中心档案管理工作落到了实处，使其更好地服务于广大人民，提升了文山市公共资源交易中心档案管理的水平。

参考文献

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