大数据背景下的档案管理探讨

王雨

摘 要：档案管理是关系到我国社会主义发展的大事，做好档案的有效管理和储存是加快我国社会主义现代化建设的重要举措。在大数据的背景下做好档案管理，应该是当前的档案管理工作人员都应该做好的事，本文将从大数据背景下档案管理工作所面临的挑战、档案管理工作在大数据时代所具有的优势以及在大数据背景下为档案管理工作提出的建议和思考这三个方面出发，为当代档案管理工作者提供参考。

关键字：大数据；时代；档案管理；举措

在如今这个互联网时代，信息技术飞速发展，渗透到人们生活的各个领域，人类的生活已经离不开信息技术。人们将现在这个时代称为大数据时代，信息的爆炸是这个时代的重要特征。随着信息的爆炸性增长，怎样对信息进行有效的分类、筛选和管理成为各行各业的人们共同关注的问题。档案行业更是如此，档案行业的工作任务是收集、保存社会信息整理成为档案并且提供调取档案为社会所利用。档案行业不仅仅有保管信息的任务，而且要承担对社会原始信息的收集、保管、整理、鉴定、检索和利用等任务。在当前大数据时代的背景下档案管理人员面临着巨大的挑战。

1 大数据时代背景下档案管理行业面临的挑战

大数据指的是一种规模超过一般软件的处理能力、需要用超出传统的新型软件进行获取、管理存储的类型多样的数据集合。大数据所具有的数据规模大、数据类型多样、数据价值低下等特点使得档案管理人员的工作面临着巨大的挑战。

1.1 档案管理理念

在过去的档案管理工作中，主要是依靠档案工作人员对信息进行收集之后将其按照不同的类别进行归类和保存，还要进行编号等工作，方便提取档案以供利用。但是在信息时代，信息量的爆炸使得档案工作人員需要收集的信息量暴增，对信息的收集无法简单以人力完成，而是要依靠计算机等先进的设备来完成这个任务。而且在大数据时代，数据的类型多种多样，仅仅依靠人力来对信息进行分类是无法完成的。最主要的是，在当今的社会很多的信息是交叉混合的，无法简单地将其分类归纳。因此在大数据时代有很多档案是无法用传统的档案管理方法进行管理。

1.2 档案管理形式

在以前，档案主要是通过文字的形式来保存，档案管理人员通常只要保管好这些纸质材料，对其进行收集、整理、编号就可以完成档案的管理工作。但是在大数据时代，很多信息数据是用单子文档、图片、视频、音频甚至是编程等数据形式进行记录的，无法转换成传统的文字形式档案。这就要求档案管理人员对这些信息用合适的方式进行存储并且进行整理和分类。

1.3 档案管理人员的业务能力

在传统的档案管理工作中，档案管理人员只要熟悉档案管理的基本操作和基本理念就可以进行档案管理的工作，对档案管理人员的业务能力要求比较低。但是如今信息数据的大规模以及处理这些信息的复杂性使得一般人无法简单胜任档案管理的工作。在大数据时代，档案管理人员不但要掌握必要的计算机操作知识，对各种数据形式的处理和保存能力也是必不可少的，新时代对档案管理人员的业务能力提出了更高的要求。

2 大数据时代背景下档案管理工作具有的优势

大数据时代给档案管理工作带来的不仅仅是巨大的挑战，也为档案管理工作带来了很多的优势。人们只有在新形势下看清档案管理工作所具有的各种优势并且挖掘其潜力好好利用才能真正做好档案管理的工作。

2.1 提高效率

大数据时代来临，人类对信息数据的处理能力也日新月异，大幅增加。在传统的档案管理工作中工作人员对信息数据的处理效率十分低下，但是大数据可以快速处理大量的信息数据，提高了档案管理工作的效率水平。大数据带来的效率的提高不仅仅表现在处理信息数据的速度上，而且还表现在对多种多样的数据形式的处理上。大数据时代可以轻松处理多种不同形式的信息数据，大大降低了档案管理工作人员的工作量，提高了对档案信息收集、整理、归纳、管理的效率。

2.2 节约成本

在传统的档案管理工作中，由于档案信息的形式为文字形式，随着信息的不断累积，在档案管理工作中就需要消耗大量的纸质材料。而在大数据时代，由于信息载体的更新换代，信息数据可以保存在更先进的载体中节约大量的纸质材料成本。不仅如此，传统的档案管理需要大片的空间来存放纸质档案，在大数据时代信息数据的新载体具有容量大、体积小的特点，可以节约传统档案管理所需要的空间成本。大数据时代对信息的维护和调取与传统的档案管理比起来也具有成本优势，在传统的档案管理中需要大量的人力来对信息数据进行维护和管理，而现在只要是精通计算机以及数据管理信息技术的员工可以依靠电脑管理大量的数据，节约了人力成本。

2.3 提高质量

在传统的档案管理工作中，纸质档案很容易被破坏，抗风险能力十分脆弱。风险因素大都是不可测的而且后期很难补救的，例如：假如保存档案的地方发生了火灾，或者因天气引起的水灾，再或者地震雷电等自然灾害，对纸质档案的损害都是不可逆的，档案管理人员后期很难补救。而且纸质档案还有损耗和老化的问题。纸质档案在被很多人借用、翻阅之后会沾上污渍，出现缺损，而且经过长时间的保存之后会出现纸质老化、字迹不清的问题。这些风险在大数据时代可以通过技术手段完全避免，运用电子硬盘等新兴的存储介质保存的档案只需要占用很少的空间来存放，而且不用担心老化和缺损的问题，就算硬盘出现问题也可以通过技术手段恢复数据或者通过多云端储存的方式来规避风险。

3 大数据背景下对做好档案管理工作的建议

在当前的时代背景和国家要求下，档案管理工作不能停留在传统的工作阶段，而是要顺应时代潮流让我国的档案管理工作跟上时代的步伐，跟上技术的进步，更好地为党、国家以及人民服务。大数据是现如今社会的主要特点，档案管理工作人员也应该抓住时代的脉搏，思考如何在当今时代下应对大数据给档案管理工作带来的挑战、如何在当今时代下抓住大数据给档案管理工作带来的机遇。本文也对这个问题进行了深入的研究和思考，并且对在大数据背景下如何做好档案管理工作提出了一下几条建议：

3.1 培养专业人才

大数据背景下的档案管理不再是收集、保存资料这么简单，传统的档案管理人员在大数据方面专业知识不足，业务能力欠缺。人才是做好一切工作的第一条件，以人为本，档案管理工作当然也不例外。在当今的时代背景下，档案管理行业急需一批掌握大数据专业知识的人才队伍，因此大力培养档案管理专业人才十分必要。对档案专业管理人才的培养可以从以下几个方面入手：一、国家应大力倡导对档案管理专业人才的培养，并且在政策层面上对培养专业档案管理人才进行帮助扶持。二、国家应该拨出专门款项用于培养档案管理专业人才，人才的培養不仅仅需要时间，也需要大量的金钱。三、国家应当鼓励政府与高校合作，联合培养出具有专业知识以及专业能力的档案管理高级人才。

3.2 优化人才结构

现阶段由于我国档案管理仍处于传统管理形式下，对档案管理的技术性要求较低，我国档案管理人员的年龄普遍较高，学历普遍较低，业务能力普遍较差。在大数据时代，我国档案管理行业要向信息化、数据化、专业化转型，就必须改变这种档案管理人员结构。在大数据时代，要提高我国档案管理行业的工作水平首先就是要在人才队伍上下功夫，改变长时间以来人们对档案管理工作就是“老年人的养老工作”这种既定的印象，吸收大量的有工作热情、有专业技术、有业务能力的年轻人投入到我国的档案管理工作中来，使得我国的档案管理人员结构向年轻化、专业化、技术化转变。

3.3 重视数据安全

大数据时代虽然给档案管理工作带来了大量的优势，如提高档案管理的工作效率、提高档案保存的质量、节约档案管理成本等等，也带来了一些挑战。由于档案的重要性以及在大数据背景下数据丢失的风险性，数据安全问题成为档案管理工作人员需要注意的大问题。在信息时代，大量的数据可以存储在一个小小的硬盘或者内存条中，节约了档案管理的空间成本。但是也增加了一些档案丢失的风险，硬盘或者内存条有着丢失或者沾染电脑病毒的危险。档案管理人员必须对这些问题有清醒的认识并且做出合理的规划措施来规避这些风险。第一，档案管理单位必须安排专门的高技术人才组成单独的信息安全部门，负责档案管理日常工作中的信息安全问题；第二，档案管理单位必须根据专业的信息知识以及本单位的现实情况制定出合理、规范、严谨的档案管理工作条例，通过规范档案管理工作人员的操作来规避风险。

3.4 寻求行业合作

大数据技术十分复杂宽泛，要在档案管理行业中彻底引进大数据技术，仅仅依靠本行业的力量是行不通的。目前存在的大数据分析工具类型多样、五花八门，档案管理行业很难找到一个完全切合自己当前工作需求的大数据分析工具。档案管理行业对档案管理十分擅长，数据分析行业擅长于分析数据，这个时候就要寻求两者的合作来达到共赢。只有了解数据分析和了解档案管理行业的人共同努力、一起合作才能开发出最适合档案管理的数据分析工具。

参考文献

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