计算机信息技术在档案管理中的应用之我见

郭鹏　孟鹭

摘 要：档案工作中有一个不可或缺的一部分，那就是文书档案管理，因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会。现在，一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前，传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通过信息化的管理方式，人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解，本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。

关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对

21世纪是一个全新的信息时代，随着信息时代的到来，计算机成为人们在日常的工作和学习中日益重要的工具。计算机技术运用到档案管理中，对于实现现代化的档案管理具有非常重要的作用。伴随着社会化大生产时代的到来，计算机信息技术背景下档案管理工作的特点在发生着变化。档案管理的信息量日益增大，档案管理内容的内容日趋复杂化；社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技術装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

1 计算机信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化

与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。例如在高校中计算机信息技术就得到了很好的应用。 随着信息技术中硬技术的不断应用，大部分学校档案管理工作部门均配备了相应的多媒体电脑、资料扫描仪、打印机以及相机等硬件设备。工作人员可以根据每一阶段利用计算机从互联网等多个方面获取资料信息，对于收集的资料可以利用扫描仪全部转换为电子版，从而实现资料数字化。电子文件不同于传统纸质文件，其更易于保管，并且方便，所占空间大大缩小。因为电子文件属于一类新型信息载体，近年来以光学材料及磁性材料作为信息载体的电子档案逐渐取代了以纸质作为信息载体的纸质档案。针对学校获得个人中奖旗、奖杯以及各种纪念品，由于是属于立体物品传统保管工中很难确保其经过长时间之后不会出现变色、损坏等。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。

2 计算机信息技术中软技术的应用

档案信息管理系统的软件功能越来越完善。随着信息技术的不断发展，为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支撑。数据库技术的运用早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作，但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端，从而未能得到推广采用。数据可技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。一旦建立了用于管理档案信息的统一数据库，可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能，不仅能进一步提高高校档案信息的保密性，还能大大提高档案管理工作效率。网络系统功能越来越完善，互联网技术的运用其中为档案管理信息管理平台的运行提供了重要的保障。例如依托云技术构建档案信息资源共享平台。基于云计算的档案信息化管理系统主要由基础硬件设施和云管理平台以及云档案管理应用程序所构成。档案管理云应用程序主要是面向档案信息用户，对档案进行相关操作管理的软件。通过构建云计算档案管理平台可以实现档案信息资源的共享，提高不同部门档案信息封闭的缺陷，有效的避免重复构建信息管理系统的弊端，降低档案信息化建设成本支出而互联网技术属于一种全球性的计算机网络，其由不同中规模大小、不同类型的计算机网络组合而成。由于计算机网络的出现，使资源共享变成了可能，而随着互联网技术的不断发展，互联网技术在设备及技术上都能达到档案的网络化管理相关要求。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集，还能真正实现网上信息资源数据的共享，从而大大提高档案管理工作质量，节省了人力、财力。

3 计算机信息技术在档案管理的应用中存在一些问题

首先，从现实生活中的档案管理分析来看，很多档案馆都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。其次，不够重视这方面的专业人才的培养及培训。有些用人单位并没有积极的招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员和重视对员工的培训，加大培训力度，以提高计算机信息技术的使用效率。没有认识到通过培训可以转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作与此同时重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力，能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

在信息化社会，利用计算机信息技术管理档案已成为现代档案管理不可或缺的重要组成部分。档案资源管理的重心也逐步从传统载体档案实体向各类电子文件转移。而在信息化环境下档案管理工作也将面临着全新的挑战。将计算机技术应用到档案管理中，它是根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工和组织以及处理，并最终转入到计算机存储的形式和过程。信息化时代背景下，要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。计算机技术是实现档案管理标准化、现代、网络化得重要工具。加快档案管理的现代化建设，努力实现计算机技术在各个档案管理环节中的应用，是当前各档案馆的最主要的任务和目标更具有重要的现实意义。

参考文献

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作者简介

郭鹏（1984-），男，河北唐山人，主要从事档案管理工作。

孟鹭（1978-），男，河北唐山人，主要从事电子商务，信息技术研究。