企业档案管理现状分析与对策探讨

黄杰

摘 要：随着社会经济发展水平的不断提高，在企业发展的过程中也面临着更加复杂的环境，对于档案的管理也有了更大的难度。就目前企业内部档案管理工作的现状来说，其中还存在着一定的问题和不足之处，导致现阶段档案管理水平无法满足企业发展的需求，不能充分发挥出档案信息在企业发展中的积极作用，因此企业的档案管理部门应对客观存在的问题给予高度的重视。本文主要对企业档案管理的现状进行了分析，探寻提高档案管理水平的有效措施。

关键词：企业档案；管理现状；对策分析

档案管理在企业的日常工作管理中处于基础性的地位，它充分体现出了企业的发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。近年来随着企业发展速度不断加快，再加上组织结构等方面的改革，传统的档案管理模式已经逐渐无法满足企业生产经营活动的需求，在发展中逐渐显露出一定的弊端，档案管理工作中也出现了一系列的问题，制约了档案管理水平的提高，因此需要对问题出现的原因进行分析，进而有针对性的提出相应的解决措施，推动企业档案管理工作的深化。

1 档案管理工作在企业发展中的作用

档案记录的内容具有客观真实性，它记录了企业发展的历史轨迹和生产经营活动，在企业发展的过程中，将重要的文件保存下来形成档案，能够为管理者决策提供有效的参考资料。纸质文件材料、视频音频等是现阶段企业档案的主要内容，它涉及到了企业发展的方方面面，必须要按照相关的标准和规范进行档案管理工作，保证企业档案的条理性。如果在企业档案管理中存在问题，不仅会导致档案记录的混乱，还可能会对企业其他的管理工作造成影响，使正常的生产经营活动无法顺利开展。加强企业档案的管理工作能够促进企业的健康持续发展，在一定程度上拉动企业经济效益，同时做好的档案管理也是企业宣传的良好材料。

2 企业档案管理的现状分析

1、企业对档案管理的重视程度不足

在现阶段的档案管理工作中，企业决策者还没有充分意识到档案管理的重要性，对其认识还停留在信息收集与整理阶段，由于重视程度不足，导致档案管理的理念和手段相对比较滞后，在档案信息的处理分析方面存在不足之处。其次从管理人员的角度来说，在开展档案管理工作时的工作积极性也不高，责任意识不强制约了档案管理水平的提高。另外在档案管理工作中的资金以及人力资源的投入也相对比较缺乏，使档案管理工作缺乏必要的基础和保障。

2、档案管理工作不规范

管理工作的不规范直接影响了档案管理的质量，一些档案管理部门在开展工作时单纯的进行分类整理，没有对信息内容进行深入分析。甚至在一些企业还未设置专门的档案管理机构，档案由各个职能部门进行单独管理，这种管理方式使得企业内部的档案管理信息不能及时共享。管理人员的专业素养也有待加强，很多管理人员没有经过专业技能的培训就直接上岗，对档案的收集、统计、利用等工作流程不熟悉。另外在档案交接方面还没有形成完善的流程，管理人员在收集和移交不同部门的档案资料时，档案催收工作不及时使得管理工作缺乏必要的时效性。交接工作的问题还表现在新老人员交替阶段，中间缺乏有效的沟通，容易在交接的过程中出现档案资料的丢失，对公司的发展造成负面影响。

3、档案保护工作不到位

目前企业的档案管理大部分还是以纸质档案为主，在档案存放的过程中受到外界环境的作用容易出现损坏的问题。一般情况下对于档案的存放需要在专门的库房，但是一些其企业由于受到资金条件的限制，不能设置专门的库房来进行存放工作，或者是存放档案的库房中缺乏必要的防范设备，使得在存放的过程中对档案的使用性能造成影响。

4、档案管理设备缺乏

在进行档案管理工作时，相关的配套设施还存在一定的不足之处。近年来电子信息技术发展的不断完善，在保证档案管理工作质量的同时，大幅提高了管理工作的效率，但是目前档案管理中信息技术的应用还不广泛，相关的配套设备相对来说比较陈旧，影响了档案管理工作的正常进行。例如对于声像档案的管理，由于管理设备的缺乏导致此类档案保存时在安全性方面存在问题，可能会出现丢失或者材料不完整的现象，若是重要档案信息的丢失还会对企业的生产经营造成潜在的威胁。

3 提高档案管理水平的对策探讨

1、转变对于档案管理工作的认识

档案管理在企业日常管理中占据着基础性的地位，决策者应充分认识到档案管理工作在企业发展中的重要作用，摆脱传统的管理理念的制约，不断提高对档案信息的分析和处理能力。档案管理部门也应切实树立责任意识，将管理工作落实下来，促使档案日常管理工作的顺利开展。

2、建立完善的档案管理制度

（1）规范档案管理行为。企业应当不断的规范档案管理行为，按照档案法中的规定开展信息的收集、整理与分析，不同部门、不同种类的档案进行整理时，要保证档案信息的准确性。在档案借阅方面也需要建立起完善的制度，管理部门做好记录工作，对于在借阅过程中出现的逾期不还或者丢失破损现象应采取相应的处理措施。档案管理工作应与企业发展的动态紧密结合在一起，保证档案的编研工作正常开展。

（2）有效利用档案信息。对于档案的管理不仅是对各项信息的收集和汇总，其最终目的是为了实现对信息材料的利用，如果只是单纯的收集信息，那么档案管理的价值就无法实现。因此需要对档案中的信息材料深入分析挖掘，并与企业发展的实际情况结合在一起，使其能够为生产经营活动服务。

（3）加强档案的保护工作。企业在进行档案管理工作时，需要按照相关的标准加强保护工作，适当加大在档案管理方面的资金投入，在条件允许的情况下配备专门存放档案的库房，同时保证库房的配套设备达到材料存放的要求，尤其是对于重要档案的管理存放时，必须做好相应的防护措施。

3、加强档案管理基础设施建设

档案管理工作的开展离不开必要的基础设施，特别是随着信息技术在档案管理工作中的应用，需要加强计算机及其配套设备的管理，及时淘汰陈旧落后的设备，使档案管理工作的效率得到有效的提高。在开展档案管理工作时，将纸质档案转化为数字化的管理模式，可以实现档案信息的及时共享，通过在信息系统中对档案信息的查询，有效的提高了档案的利用效率，使档案管理的价值得以充分发挥。所以需要不断的加强基础设施的建设，提高信息化技术在档案管理中的应用，保证档案管理工作的质量和效率。

4、提高档案管理人员的专业素养

管理人员是开展档案管理工作的主体，为了有效的提高档案管理工作的水平，需要不断的加强对于管理人员专业素质的培养。管理人员需要有主动学习的意识，以理论基础知识为切入点，掌握信息收集的方法，使档案的日常管理工作正常开展，不断的学习新的管理理念，解决在当前管理模式中存在的弊端。企业也可以定期进行培训，确保管理人员自身的专业素养和技术能力能够满足现阶段档案管理工作的需求。

4 结束语

综上所述，档案管理工作在企业的发展过程中发挥着重要的作用，既是企业发展轨迹真实客观的记录，同时也为企业的发展提供了积极的指导。因此企业需要充分意识到档案管理在企业发展中的重要性，针对在现阶段管理工作中存在的问题进行深入分析，根據企业自身发展的实际情况采取相应的解决对策，促进企业档案管理水平的提高。

参考文献

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