实施事业单位档案信息化管理

葛颜泽

摘 要：随着当前科学技术的迅猛发展，信息的储存与搜索也变得更加迅捷。企业与单位内部的各种档案信息储存的完整与否对于企业与单位来说是十分重要的，然而，随着企业与单位规模的逐渐扩大，人员数量的逐渐上升，其相应的档案信息也变得越来越庞杂。如果按照传统的信息储存方法对信息进行管理，必然会导致资源极大的浪费，并且难以对信息进行有效的管理与调度。因此，对档案信息进行信息化的管理是必不可少。本文就针对事业单位档案信息化管理进行研究，帮助我国各单位档案有效管理。

关键词：事业单位；档案；信息化

自中国改革开放以来，经济得到了迅猛的发展，伴随着经济的发展，计算机技术也得到了长足的进步。由于企业与单位的不断扩大，如何对其内部的人员档案信息进行有效的管理成為管理工作者所头疼的问题。而这种信息化的管理方式，能够有效的增加档案管理的速度与安全性，避免信息的丢失，使信息的隐秘性得到保证。由此可见，档案信息化管理是大势所趋，但是，其自身仍具备一定的缺点，因此，本文对事业单位信息化管理的特点与弊端以及提升事业单位档案信息化管理建设措施进行分析。

1 事业单位信息化管理的特点与弊端

1.1 事业单位信息化管理的特点

事业单位信息化管理的特点较为明显。首先，在档案的存储环境方面，信息化管理有其自身的优势。传统的信息记录与查阅的载体大多为纸张，采用人工的方式将相应的信息记载于纸张上，由于纸张自身不耐保存，稳定性差的特点，使得在存储的过程当中容易发生信息丢失的现象。然而，通过计算机技术对事业单位的档案进行信息化管理，采用电子记录的方式，将相应的档案数据信息保存于磁盘当中，一个磁盘内部能够保存大量的信息，可以有效的解决原始保存方式所存在的所占空间较大的问题。而且磁盘储存对于储存环境的要求相对较小，传统的信息管理当中由于纸张的特殊性，文件不能保存在较为潮湿的环境当中，然而，利用计算机技术进行储存管理则没有这方面的影响。另外，在档案的使用与查询方面，信息化管理也有其不可取代的优势。传统的资源查询要对档案的目录进行查阅，查询出其所处的存储位置，然后进行调阅。这一过程极其繁琐，特别是当档案内容过多时，会极大的延缓档案的查阅进度。但是，利用计算机技术进行查阅，能够极大的增加查阅速度，缩短查阅进程，提升工作效率，由此可见档案在使用和查阅方面的优势。

1.2 忽视档案管理工作的重要性

档案工作在单位内的重要性是显而易见的，但是，当前单位内的一些工作者与领导人员对于档案管理工作的重要性却认识不足。这些领导大多是从基层一步一步干起，在工作的过程当中，往往更加注重于人才的专业素质与专业能力，认为只有这些专业能力丰富的人员才能够更好的在单位当中发挥自己的能力。所以，在日常的工作活动当中，主要是注重对他们专业知识的传输与专业技能的培训。进而使得对于档案管理的重要性逐渐的降低，使得档案管理工作出现失误的情况大大的增加。档案内部记载了诸多的专业性，机密性较强的问题，并不是简单的记录与保存，必须进行妥善的管理，才能保证信息的完整性，如果出现事务，很有可能会导致单位利益出现损失。因此，档案管理工作的重要性不容忽视。

1.3 缺少相应人才以及信息化程度不足

人才的缺失与信息化程度不足也是很明显的问题。在一些单位内部，进行档案管理的人员常常不具备相应的管理专业知识与技能。由于管理工作是一个整体，如果在各个档案的细节部分不能进行有效的控制，便会造成档案信息工作管理的缺失。本来这些管理工作需要具备专业知识的人员，如果缺乏专业的训练，这些工作人员不仅缺失相应的工作重要性的认识，对具体的管理细节也会存在失误。在工作的过程中不负责，不认真。当前的一些事业单位当中，虽然采用信息化的方式进行档案资料的控制，但是信息化的程度不足也是不容忽视的一个问题。部分信息采用电子记录，但是一些关键信息的记录仍是采用纸张。因此，全面做好档案的管理工作，促进单位内部档案的信息化管理进程，既是重点所在，也是难点所在。

2 提升事业单位档案信息化管理建设措施

2.1 提高事业单位档案管理人员的整体业务素质

若想要提升单位内部档案管理的效率，采用专业的档案管理人员是不容忽视的一个方面。单位常常将一些其他岗位上年龄偏大的人员调到档案管理的岗位上，这些人员可能并不具备相应的专业素质，在进行工作时很可能出现问题。虽然在现在的事业单位档案管理当中采用信息化的手段，但是，在整体的过程当中仍旧离不开手工抄写的程序。而这些年龄偏大的人员在进行这些工作的过程当中较容易出现失误。因此，在为相应的档案管理岗位招收相应的工作人员的过程当中，首先要做到的，便是保证招收的人才具备相应的专业文化知识与技能，并且对于在职的人员进行相应的考核与技能培训。进行考核的目的是侦查其是否具备相应的知识技能，进行培训则是帮助其不断的提升自身的专业能力。只有保证工作人员的质量，才能够保证档案管理工作的质量。

2.2 实施档案的全面信息化，做好信息化安全保障工作

要想要做好档案的信息化工作，首先应当让工作人员意识到档案信息化的重要性。虽然许多单位都在推行档案的信息化管理，但是，一些工作人员由于对这一问题的认识不充分，在进行具体的工作过程当中，仍然会采取一些较为传统的方式进行工作，这也是工作人员素质不足的体现之一，这样便会导致工作质量下降，工作效率降低。因此，一定要提升他们的认识，明确其重要性以及相应的政策。由于档案的隐秘性与重要性，因此在进行实际的档案管理工作的过程当中，工作人员要有一个明确的认识，不能随意泄漏档案，做好备份工作的同时，降低出现问题的可能性。按照档案的机密程度进行划分，一定要保证档案资料的完整性与安全性。

2.3 完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作

单位档案管理的信息化离不开软件的参与，而想要进一步的促进档案管理的信息化进程，需要不断的开发一系列的应用软件。只有将这些新的应用软件运用到事业单位的档案管理当中，在能不断地提升信息化水平与工作效率，加快工作进程，降低工作的失误率。在进行软件开发的过程当中，一定要针对本单位的实际情况，有针对性的进行设计，不适合的软件如果被运用到单位的档案管理当中不但无法提升工作效率，还有可能降低工作速度，影响工作质量。

3 结语

企业与单位内部的各种档案信息储存的完整与否对于企业与单位来说是十分重要的，因此，本文就事业单位档案信息化管理进行研究，首先分析了事业单位信息化管理的特点与弊端，包括忽视档案管理工作的重要性以及缺少相应人才以及信息化程度不足的缺陷，随后，就这些缺陷的解决方案进行简单的探讨，从而为我国的事业单位档案信息化管理提供有效的手段。

参考文献

[1]张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力，2012（23）：48.

[2]李红.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息，2013（7）：165.