浅谈如何做好档案管理工作

闫薇薇

摘 要：随着经济的快速发展，以及产业化进程的逐步加快，档案的管理模式及利用方式方法也发生了巨大的变革。作为单位管理工作的一部分，档案管理工作的好坏，决定着工作质量和效率，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。因此，加强档案管理工作各环节的规范性、完整性，加强资源共享，已经成为今后档案工作发展的必然趋势。

加强档案管理工作各环节的规范性、完整性，加强资源共享，从而提高档案工作的效率与质量，可以给领导的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，作为档案管理工作人员，务必认真做好、完善档案管理各个环节的工作。

1 对档案管理工作要有正确的认识

档案管理工作人员对档案管理工作是否有正确的认识，直接决定着档案管理工作的质量和水平。很多人在开始接手档案工作时，会遇到很多问题，很多人对档案管理工作的认识不够全面，感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已，以为是一个特简单的工作，这样的人不在少数。正是由于有这种看法，所以开始整理时毫无头绪，无从下手，文件堆满桌子，手忙脚乱。直到这时才会真正认识到档案管理工作其实是一项非常重要的工作。从宏观上讲，档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物，是历史凭据也是人类发展历程中的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲，小到各单位，档案资料是单位发展过程的经历纪录，记录着单位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以说，做好档案管理工作，对单位发展具有非常重要的意义。

2 要了解档案的重要作用

档案资料的重要性具体体现在以下几个方面：

1、机关工作的查考凭据

档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。

2、生产建设的参考依据

档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3、政治斗争的必要工具

档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。

4、科学研究的可靠资料

无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。

5、宣传教育的生动素材

档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。由此可见，档案在生活中具有多么重要的作用。

3 档案管理人员必须具备基本的专业素质

档案工作是整个单位发展过程中的重要组成部分。档案工作人员要具备专业知识，勇于开拓创新。

1、档案管理人员要具备较强的组织文字材料的写作能力。文字处理也是档案管理工作的一部分。档案管理者要有一定的文学修养、扎实的文字功底、较强的文字书写能力和概括能力，这样才可以将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各项工作服务。

2、档案管理人员一定要把好公文形成关。公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基石。而公文的拟制，是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。

4 档案管理人员应具备应用现代化手段的管理能力

随着电子信息技术的飞速发展，档案管理的工具选择也极大地丰富起来，使档案管理工作面临更多考验。为适应新时期对档案管理工作提出的各类要求，在档案管理部门加强档案管理的信息化建设的同时，档案管理人员首先要积极学习掌握计算机基础知识，加速档案信息的电子化和数字化进程，在提高工作效率的同时，注重档案信息的完整性，为使用者提供快捷、高效的档案查询服务。

参考文献

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[3]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012（03）