浅谈我院医疗设备档案的电子化管理

韩晔

摘要：在信息技术的不断发展进程中，对各行各业的工作形式都产生了巨大的影响。就我院档案管理方式来说，已经逐渐从传统的纸质档案朝着数字化的档案存储形式转变，且档案管理方式也已经形成了完全全面的电子化管理体系。在这一背景下，文章对我院医疗设备档案的电子化管理进行一定的研究。首先阐述了当前电子化档案管理的特点，之后总结了我院在医疗设备档案的电力管理过程中采取的一系列措施，并对相应的管理效果进行了描述。

关键词：医疗设备；档案管理；电子化档案管理

随着社会信息化水平的不断深入，大型综合性的医疗机构中所使用的医疗设备数量不断增加，针对医疗设备档案的电子化管理对于医院中整个档案管理体系都具有很好的推动作用。医疗设备中档案管理是医院管理工作当中的重要组成部分，也是十分基础的部分，而电子化、信息化的档案管理方式是当前社会的主要管理形式。近年来，医疗设备的电子档案数量正在飞速增长，在管理过程中，难免出现归档混乱、不合理分类以及分类不及时导致查找困难、甚至丢失等现象。可见，医院医疗设备的电子化档案管理对于医院管理工作的发展具有重要意义。

1医疗设备电子化档案管理的特点及作用

档案的电子化管理是通过网络、计算机以及信息技术等手段，档案资源为主要对象，档案工作为主要的依托，以档案管理学当中的最新理论和研究作为指导，按照信息社会以及国家档案行政管理部门颁布的相关要求，来开展档案收集、整理以及保管开发等工作，这一现代化的管理过程，就成为档案信息化管理。档案的电子化管理具有操作较为方便，存储占用空间较小，表现形式多样化且在复制的过程当中不会轻易出现信息的丢失，资源共享更加方便等等。档案的电子化管理方式为人们提供更加便利的档案管理方式，在很大程度上提升工作效率。

國内各医疗机构当中的档案电子化已经十分普及，新型的诊疗设备数量不断上升，且设备更新的周期也在不断缩短。随着大量新技术和设备的引进，设备档案管理的难度也不断增加。医疗设备的电子化档案管理应当建立更加严格的相应的规章制度，让电子化管理有章可循，在信息共享和交流的过程中保证档案资料的安全，这些都是医疗设备档案电子化管理的基本要求。医疗设备档案的电子化管理在当前医院管理中具有重要作用，可以作为处理医患纠纷的重要法律依据。因此，为了提升医疗设备档案的电子化管理水平，应当加强管理力度，建立起健全的电子档案管理相关制度，保障医院的信息一体化，充分发挥档案的电子化管理在医院发展过程中的重要作用。

2我院医疗设备档案的电子化管理措施

2.1建立健全的管理制度

首先，在全院范围内建立起医疗设备电子档案的管理制度，并在全院统一实施，规范电子档案进行制作、收集整理以及归档等操作的时间及具体方法。明确划分了保管期限，统一规定文件载体的形式以及质量、规格等等。在该管理制度当中，针对医疗设备文件的有效性以及完整性进行了确立和划分，在存储档案的过程当中所保存的内容、结构以及背景信息都应当完善，并认真填写归档登记表。另外，对于已经存储的医疗设备电子档案应当定期进行检查，对计算机以及存储所用的移动硬盘同样要进行不定期的抽查，光盘则应当以4年为期进行机读检查，确保光盘文件的有效性，一旦发现问题就应当立即采取措施来加以解决。

其次，建立健全的管理制度，还制定了关于医疗设备档案的信息网络以及信息安全管理的相关制度；电子档案对应的应用系统安全性；网络安全性以及电子档案的管理人员等方面的管理制度，不仅如此，还应当设立医疗设备电子档案备份以及系统恢复等的记录系统，实现对电子档案的全面保护。

2.2管理人员

针对医疗设备的电子档案进行管理，应当安排专门的计算机来对电子档案进行存储，才能更好地保证档案资料不受到其他类型资料的干扰，保证有效性和完整性。随时对档案进行归档并了解网络的运行情况、信息的发布情况等，定期对网络的运行工作状况进行检查，防止档案出现缺失、遗漏或是遭到病毒侵袭等现象。档案管理处应当对档案进行备份，备份档案进行封存保管。建立起来的医疗设备档案管理系统实行电子及纸质的档案归档双轨制，这样能够更好地保护档案完整、准确以及安全。档案管理处编写相应的电子档案登记表让，内容主要包括：载体形式、单位、文件名、时间、硬件软件、保管期限等等。对这些内容进行详细的记录，能够方便每年对档案的清查工作，让档案的检查工作变得更加精确、快捷，让医疗设备的档案管理进入信息化管理的范畴。

2.3建立完善的电子档案共享平台

在我院内部已经设立了局域网，在全院范围内的中层以上干部以及各个科室的业务骨干都可以通过上网专线，设立独立的密码来对医疗设备档案进行查看及管理。通过基于局域网的医疗设备档案管理平台，能够对医疗设备档案进行远程传输以及查阅等，在档案管理方面可以以科室为单位来建立相关的档案目录，在每个目录下又根据年度来对档案类别进行划分，同时，建立起医疗设备的电子档案自动上传平台，安排专门的档案管理员来对有用的医疗设备档案信息进行收集捕捉，再通过医院专门的局域网传输到档案管理部门，用电子数码签名的方式来进行封签认证，档案管理处的工作人员负责对其进行接收等级，接收之后应当立即对其进行编码，编制唯一档案号，给出相应分类号，归档的时候完成主题词的标收及著录工作。通过上述编制，用户在对档案进行查阅时，只需要提供分类号或是主题词就能够找到相应的档案及附件，减轻档案人员工作量，实现各个科室之间及科院之间等的资源共享。

2.4档案服务方式的创新

在我院内部建立相应的医疗设备档案管理工作专门的服务网页，一方面单位可以通过该网页来制作并对外发布信息，另外能够对网上有用的信息及数据等进行手机，为院内外的用户提供相应的服务，不仅能够扩大社会影响，对于医院来说，也拓宽了服务的范围。院外的认识可以通过注册登记的方式来成为档案管理中心的会员，之后就可以通过远程注册的方式，获取到经过权限许可的查阅内容，可以查询相关电子档案信息，或是进行登记借阅以及缴纳查询费用。医院在对新设备进行采购论证时，可以借助网络对于设备的外观大小、其他各种指标性能以及功能等来对系统进行整合，让使用科室能够对相应的设备具有充分了解，通过比较来选择针对自己科室的合适的医疗设备进行使用，同时，医院领导也能够据此作出更加明智和有效的选择。设备安装调控以及后期维护等的资料数据都可以由厂家通过该服务中心直接传输，利用网络联合的方式来同厂家共同进行设备的维护，建立起专门的医疗设备报损报废的网页选项，将需要报废设备的相关信息都上传，让可是通过网页来对设备的电子申请报废单进行填写，再传输到设备管理部门，经过相关领导的审核之后，科室可以直接通过网络来查看报修报废设备的世纪情况，确认有损后由台账管理部门直接将已报废及损坏的医疗设备及时进行核销，报废后的信息不能立即删除，而应当留存在档案管理系统中，方便日后查询。

3我院医疗设备档案的电子化管理措施实施效果

通过对设备申购到报废整个过程构建了完整的电子化档案管理体系，对于医院医疗设备的信息资源来说提供了完整了供应链。院领导可以通过院内的局域网来设立医疗设备电子档案的专门区域，以供本院内部能够随时了解医疗设备的分部以及使用的情况、维修记录以及保费管理等等，为设备更新提供了科学合理的参考依据。档案管理人员可以通过主动学习档案的数字化管理以提升档案管理工作人员的责任意识以及岗位意识。各个科室内部不同阶段的经办人员都能够积极主动地将医疗设备资料进行上交，让设备档案收集工作更加及时、更加完整。医疗设备电子档案的利用率同样由原来的五分之一增加到五分之四以上，转变了重管轻用的传统管理局面，实现全员范围内的资源共享，完善了档案工的工作职责，优化工作流程，同样也减轻了管理人员的工作量，设备维修信息能够通过互联网进行传输，同厂家分享设备数据，实现问题共同查找，能够有效节约时间及成本等，避免出现医疗事故。医院所购置的各种医疗设备也得到很大程度的提升，医院服务质量及效率等都大大提高，医院推行医疗设备档案电子化管理的过程当中，也贯彻了医院精益管理的理念，提升医院竞争力。

4结束语

综上所述，采取医疗设备档案的电子化管理，能够有效提升我院医疗设备管理工作质量和水平，收获了较好的成效。因此，在今后的工作当中，应当继续提升医院医疗设备电子档案管理工作，并完善相关制度，进一步弥补相关系统和平台的质量。