从文书的作用看文书工作的原则

陈艺璇

【摘要】公务文书出于其特有的基本功能——信息记载功能，具有不同的作用。文书工作，是办理公务文书的工作，为了工作的顺利开展，需要遵循一定的原则。文书工作的原则与文书的作用有着密切联系，可以说，文书的作用是文书工作原则的基础与出发点。

【关键字】文书；文书作用；文书工作；文书工作原则

文书，是使用某些特定的技术手段在某种载体上的信息记载，所以信息记载是文书的基本功能。文书因为其所记载的内容、使用的场所以及在其生命周期所处阶段的不同而具有许多不同的作用。这些作用的立足点都是信息记载这个基本功能，是信息记载功能在不同方面的不同体现。

文书工作，是社会组织中的文书工作机构及其工作人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列前后相继、环环相扣的环节，完成文书的制作、办理和管理，最后为组织工作服务的工作。文书工作的原则是社会组织进行办文工作时必须遵守的规定和准则，是使文书工作科学高效、井然有序的运行的基础。需要注意的是，这里的文书工作中所指的文书，仅仅是指公务文书，文书工作实际上是“公文处理工作”，或者在机关中被称为“办文”、“办文工作”。私人文书的办理比起公务文书要更加灵活，并没有硬性的程序和要求，也没有系統的理论概括，因此不在本文讨论范围之内。

文书的第一个作用是规范作用。文书的内容是由文书作者决定的，是作者意志的体现。当国家或代表国家的机构作为文书作者时，文书就是法律法规；当组织或组织领导作为文书作者时，文书就是一份指令或者规章。上述这两点就是文书的规范作用的体现。国家或国家机构（主要是立法部门或权力部门）制定的具有法规性质的公文，是对一定社会组织的管理范围甚至全国范围都有强制性的。以组织或者组织领导者的名义发布的公文，是其权力的象征，组织的下级及成员必须接受和遵守。可以明显看出来，作者的意志通过文书的内容表现出来，然后用文书的形式加以规范和约束。至于当文书作者为个人时，其体现的规范作用并不是很明显。在文书工作的原则中与之相对应的，是准确原则。公文的准确原则与规范作用的结合表现在以下几个方面：一是公文内容要准确体现发文机关意图，并且符合客观实际。二是公文的文字表达要准确无误，避免歧义。也正是因为文书实际上具有十分严肃的规范作用，所以要求公文办理必须做到精准正确，避免错误的发生。

文书的第二个作用是指导作用，主要以公文的下行文的方式体现。“下行文是上级组织对下级组织或人民群众给予指挥、命令、指导和指示时使用的公文。”这一点和规范作用里提到的作者为组织或组织领导时的文书很像，但是实际上，指导作用里的文书缩小了范围，主要指公文里的下行文，体现的是在组织管理中的“领导”和“计划”的这一过程。与指导作用相对应的，也是准确原则。既然要具有指导意义，那么也就意味着需要用正确的思想意志进行指导。

第三个作用是联络作用，这里首先体现的是，文书的基本功能——信息记载，同时，文书的定义里最基本的一条就是：文书的作者是从事社会活动的人。要求文书作者是从事社会活动的人这一点是在文书的强调社会活动。处在社会组织里的人离不开与他人和外界的沟通交流，这就要求文书具有联络作用，其实就是传递信息、沟通交流、联络组织和个人的作用，无论是公务文书还是私人文书，这个作用都很重要。基于联络作用中文书传递信息的作用，文书工作具有很强的时效性，要求文书工作遵循及时原则，让组织之间以及组织内部机构之间的信息及时传递及时沟通及时办理。同时，文书工作还应当遵循精简原则，要求控制文书的数量，简化公文处理程序，提高公文办理效率。只有将及时原则和精简原则相结合，才能及时迅速的传递信息，确保社会组织之间和组织内部机构之间提高工作效率，及时办理事务，在信息传递顺畅的基础上减少工作失误。

文书的第四个作用是凭证作用，无论是公务文书还是私人文书，无论是现行的文书还是办理完毕的档案，都具有凭证作用。公文是社会组织各种公务活动的真实完整的记录，是其发展的见证，可以在日后进行查考或者证实某些事实。文书的另一个用途是可以用于政治斗争，作为攻击、揭露敌人的武器，将敌人的丑恶历史公之于众，打击敌人。但是一定要避免重要的档案落入敌人之手，反过来被敌人威胁。这也就要求公文办理过程中要遵循安全原则，或者说保密原则，保证公文中涉及政治、国防、军事、科技、经济等方面的机密内容不被泄露，避免对国家、机关或个人造成损失。

文书还有两个作用分别是参考作用与教育作用，这两个作用也要求了文书工作中必须遵循准确原则。后人可以利用保留下来的文书进行参考和借鉴，也可以将文书作为宣传教育的直观有效的生动教材。也就要求了参考和教育作用都必须基于真实全面的文书记载，如果文书内容不真实准确，那么也就不再具有真正的参考价值和教育意义。

文书工作的基础是文书，文书工作原则的出发点是文书的作用，文书的作用与文书工作的原则是紧密相连的。为了更好的发挥文书的作用，便于文书工作的顺利运行，才制定了一系列文书工作的原则。因此，在进行文书工作的时候，需要时刻联系文书的作用，遵循文书工作原则，才能更好完成办文工作，发挥文书具有的各项作用。