海外EPC工程项目的信息化的一些探讨

曾诚 中国电建集团湖北工程有限公司工程建设公司

前言

信息化是快捷高效完成所需任务的工具之一，单个的信息化能够带来某个部门的工作效率的提升，信息孤岛不能产生集体效应，只有扩展到所有部门，互联互通的无死角的全覆盖，才能产生1+1>2的效果。

一、海外EPC工程项目的信息化的必要性

随着项目越来越大，伴随而来的业务越来越多，一方面要求工程快速开展，一方面要求内控严格，国内很多大公司执行了OA系统，但从使用的过程感受来说，还是不方便，只是比较符合办公室里面坐着的同事，而不适合在一线工地不具备办公条件的同事们，如果严格按照现有书面的请示，然后各级签字，可能会耽误事，有些工程项目，窗口期就很短的一些时间；例如城市电网配网的升级改造过程中，整个城市有2-3万根电线杆，点多面广，每一个电杆都可能成为一个需要独立处理事情的点，如果有特殊情况需要临时借5000美元处理问题，结果项目经理去业主开会，只能打电话口授，然后说晚上回来补签单据，财务就得先给钱后补单，这实际上是增加风险的，如果事情一多，两边都忘记了，审计的时候就会发现问题。

二、海外EPC工程项目的信息化设想

我们可以从各个部门的信息化建设建议到提供一个整体的平台方面做出一些设想，例如：

财务部们信息化建设，目前的工程公司大多还是执行纸质财务凭证，最后审计的时候还是依据各种签字，书面文件来证明各项支出，资金流动是合规合法的。同时目前的以票控税的要求，而且税务审计员来了以后，也是要一张张的翻凭证，难得做到全部在电脑上就可以审核完毕。财务信息化在国内研究有很多，对于提高工作效率方面也是颇有建树，但是对于完善财务手续方面还是有待进步。

（一）工程项目设计院是最牵头的，是提纲挈领的部门，依据现场项目反映回来问题最多的方面，做出最优化的设计修改，任何设计变更都可能会导致其他部门费用的变化，其中有些是有利的，有些是不利的。这里主要说设计变更的及时反馈，设计院修改出新的图纸时候，首先从技术部、工程部就要第一时间依据图纸做出施工和采购计划方面的更改，商务部也会依据这些设计修改产生的费用计算出罚款、或者分包单位的额外支出限额等等。图纸问题及时汇总，设计院及时收集技术问题，寻求解决之道，不要等到图纸还在改，原设计的材料已经发运，到了现场不能用或者要加工后使用，甚至是现场不具备加工条件，要返厂，都会大幅提高材料设备成本。

（二）物资部门的信息化建设，正常情况下按照合同中约定的条款来采购，这个留给国内采购部门是有充足的时间，但是前方发现的问题或者是设计变更需要及时反馈给工厂，例如厂验已经验收签字了，准备发运集港，但是现场发现在国内增加一道工序或者增加备品备件、或改善包装条件更能够节约现场成本，及时传递正确信息给国内厂家，才能节约整体费用；此时物资部不光是要收集厂家临时修改的费用信息，还要及时比较对海运舱位改期带来的影响，如果费用不高及时赶工能够追上船期按时发运，则是最好的；而且在发现现场到货设备、物资的质量问题时候，要有信息渠道反馈给厂家，视问题大小，要求其派驻厂代、工代、或者向商务提供索赔证据等。另外，大型项目的货物供应会是多批次的，依据多数EPC合同条款，货过船舷即视为交接，此时前方商务部是可以根据提单向业主办理结算的，但是如果涉及到税务策划方面，就要向财务和商务汇报船期，这个时间段尤其在10月以后的期间为重要，因为收入确认后大批货物在当年未取得海关清关单，没有取得成本，则会造成所得税预缴，挤占资金。所以在类似船期和货物供应成本方面，需要有一个信息和商务、财务共享，控制对业主结算节奏和纳税情况。另外物资部的台账建设也要和多方对接，如海关文件、集港箱单、提单、开箱报告的扫描等等，形成数据库资料，方便自己和其他部门的调取。另外国内海运也不能出错，比如西门子在给国内一电厂发货的时候，二维码扫错了，把巴西的发过来，应当发给中国的设备发到俄罗斯去了，西门子的物流部门都能出这样的错误，更何况我们基建单位呢。所以集中集港发货时，类似错误一定要避免，不然耽误船期、工期。

（三）商务部的数据资料库则主要由一线部门来提供，例如现场工作群发回的各种问题照片，物资开箱验收的短缺的货物、备件，业主要求的合同外的一些事项，或者是配合财务做税务策划等等。在商务部内部也是需要建立自己的一些信息的，例如合同、结算单等都需要扫描存档，法务部（律师）需要对这些情况进行审核或者借鉴的时候，能够第一时间传递资料。

（四）人力资源、法务等部门的信息化建设，例如人资如何控制人员的进出，因公护照、签证办理，以及现场用工的申请和安排等，国内主要是配合现场工作，在因公护照办理和签证落实方面，需要提前考虑；现场人资在用工问题上要和法务、律师及时沟通并形成内部材料，避免劳资纠纷，给单位惹麻烦。但是又不能因噎废食，劳务队伍缺人，找10来个力工几天都找不到。或者人员的进出又没有跟上工程的节奏，要来人干活的时候，什么护照、签证等等把人卡在国内，等人来了，活都干完了；同时对于管理型项目，雇佣当地工程师比较多，这种情况下，就要实现对人员的了解和监督，例如华为在埃塞的项目就做了一个手机小APP，根据手机坐标将其指纹信息、GPS定位及时上传，这样就能够及时对其考勤，判断其工作地点以及效率。

（五）后勤也很关键，有的国家主食是玉米糊糊和杰八地、英吉拉、或者吃木薯，甚至没有大米和副食、调料等。笔者所在的一项目，国内明明要采购大米运来，结果国内买了几吨小米，还占了国家粮食指标。这些在传递信息和要求的时候，也需要一个准确度和纠错能力。

三、总结

因此，综上所述，对于国外项目而言，目前建立一个以手机为终端的及时处理APP是一个比较值得尝试的方向，或者就利用微信中可以开发的系统，增加图纸修改，请购物料、机械、以及费用开支的小窗口，在群里面可以畅所欲言，对于要针对某一特殊事件的申请也可以直接在群里面通过这个系统直接请购物料、机械、增加临时人工等等，然后自动会将这些信息，例如图片，文字描述直接生成类似于OA的一个审批单，领导看到以后马上批准，然后凭借这些信息，打印出来以后，财务马上就可以做账给钱，也可以作为原始凭证记录下来。财务在综合外帐的收入成本后，对商务结算、物资清关速度做一个调整要求。商务对口行放款进度、要求的上传，业主喜好，供应商结算等方面有评估。物资在收到临采信息时可以把信息先传回国内采办中心，供应商能够从中心快速得到信息，提前做准备，优质低价供应前方所需，待正式确认后就能马上组织招标。厂家对货物的完成情况也能通过该APP汇报进度，船东能及时反馈舱位信息报价。这些信息如果能够按周、甚至天及时更新，则国内领导对项目的掌控将达到一个前所未有的高度，相关对口部门也容易对现场的情况进行一个了解，省去了很多的报表和重复工作。当然对于信息阅读的层级也要控制，不能说一个主管级别的人员就能参阅一些敏感信息，根据个人级别的不同，这个APP所能够提供的信息层级也会所差别。

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