新型载体档案的保管方法

刁丹

（嫩江县科技情报站）

摘 要：档案的保管需要根据档案的实际状况和成分采取维护、存放和管理的措施。档案的保管是档案鉴定、整理、搜集、统计、保管和利用中十分重要的一个环节，档案工作中离不开档案的保管，尤其是新型载体档案的保管必须要引起人们的重视，本文就是对新型载体档案的保管进行分析，为相关的研究提供借鉴。

关键词：新型载体档案；保管方法，详细分析

档案的保管需要贯穿于整个档案工作的始终，也是档案工作的基本要求，要想开展后续工作，就必须要将档案的保管工作做好，档案的保管是整个档案工作环节中共同的任务。档案的完整性是整个档案保管工作的核心，尤其是新型载体档案的保护，必须要引起人们的重视，创新保管方式，结合新型档案载体对档案进行保管，为档案的利用提供便利。

1 要严格的把握存档的质量

档案在保存的过程中，必须要选择优质的材料来进行信息的记录，对于非纸质文书档案在存档的过程中，必须要最大限度地选择优质的材料，而且在制作的过程中，存档磁带还必须要在温度与湿度恒定、无烟、无尘的环境下进行录制，保证档案的质量。如果是进行现场录音，对于达不到这一要求的环境，可以通过录制技术和使用质量较高的录制设备来弥补这一缺陷。

档案在入库之前，必须要有相关的文字说明和信息保证相关的字体是完整、齐全的，从外观上就能够看出档案在保存期间保存的情况。新型载体档案在保存的过程中，磁带必须要每半年重绕一次，在这样的情况下，重绕的过程中就必须要定期的对磁带的实际保存情况进行检查，避免磁带由于弹性疲劳、霉变和复印发生几何变形，在绕圈的过程中还要本着恒定的张力来进行绕圈，中间不能够停止，否则就会导致压力不均匀，从而降低录放的效果。在新型载体档案存档的过程中，必须要尽可能的减少使用的次数，这是因为新型载体档案在制作成材料保存的过程中，使用较为频繁，就会降低档案的寿命。

任何材料在使用的过程中，如果存在着适用条件和存储条件差异较大的情况，那么就必须要有一定的时间来保证条件的平衡性，不能够在这一期间随意的存取，尤其是在温差较大的情况下，如果随意的使用，就无法保证记录材料的完整性。除此之外，在使用的过程中一定要将准备工作做好，使用人员必须要充分的掌握相关的规则程序，并且熟知相关的注意事项，避免产生操作不当的现象，导致材料发生损坏。

2 严格管理库房

2.1 对于库房的要求和选择

档案在制作成材料保存的过程中极容易会受到环境的影响，材料自身比较脆弱，对于湿度和温度的要求十分严格，尤其是对大的储存环境--库房，有着极其特殊的要求，与其他的档案材料有着差异性，库房是进行新型载体档案保存的关键场所，也是其保存的主要环境，因此必须要根据材料特征来选择库房，保证库房的合理性，满足环境要求。

新型载体档案制作材料在保存的过程中必须要选择带空调的、全封闭式的库房，这种库房可以满足材料的保管条件，而且能够对各种存储条件进行控制。如果存在着条件不允许的情况，那么就应该选择密封性比较好的库房，这是选择库房的基本要求。不同的材料应该分别进行保管，分库进行储存，也就是说非纸质档案和纸质档案必须要分开保存，感光材料和磁性材料分开保存，彩色影像和黑白影像分开保存，这样可以避免挥发性物质相互之间产生不良的影响。除此之外，对于库房的地面和内壁，必须要进行特别的处理，不能够使地面和内壁产生灰尘。但是需要注意的是不能够利用有着挥发性气体的材料来进行库房的装修，这样可以避免气体之间发生化学反应，从而使存档材料的质量下降。

2.2 保持库房的卫生

库房必须要配有专业的除尘设备，要定期的安排人员进行清扫，保证库房无有害气体、无尘，能够被档案的保存提供良好的环境。库房必须要禁止吸烟，粘贴禁止吸烟的标志，这样可以避免烟雾对磁带或者是胶片产生污染，导致保存材料发生损坏。

2.3 控制库房的温度

不同的材料有着不同的温度标准，在材料保存的过程中，一定要充分的保证库房的温度是符合相关的要求的，以下就是对相关的标准进行详细的阐述：磁带：温度15℃-21℃；相对湿度35%-45%。软磁盘：的库房在温度10℃-50℃；相对湿度20%-80%。硬磁盘通常是随机存储，而机房都有空调，温湿度可参照机房温湿度标准。光盘的保存温度在20℃左右，相对湿度50%左右。长期保存的感光材料片，一般要求为：温度2℃-10℃，相对湿度15%-40%。

3 严格选择包装材料

包装材料是和新型档案制成材料接触最为密切的物质，可以说是存储的小环境和屏障。因此，对包装材料的选择必须有严格的要求。

3.1 一般包装材料的要求

档案包装材料的要求具有良好的化学稳定性，不含有酸性及氧化剂或还原剂。各成分之间不应发生任何化学作用，并具有一定的机械强度和结构稳定性。目前用于包装的材料主要有纸张、塑料、金属和木质材料。

3.2 用于胶片的包装材料

用于胶片的包装材料不同质地要求不同：纸质材料应选用中性偏碱纸； 塑料包装物应选用与片基相同性质的塑料物质；金属包装材料应选用铝合金、不锈钢以及经防腐处理的金属材料；唱片包装纸袋，塑料装具，都不能用有挥发性物质的材料，以免引起化学腐蚀。唱片的存放柜最好不用木质柜，特别是不要用柏木、松木、樟木等含有挥发油的木质材料制作的柜架。

3.3 包装方式的选择

档案的包装方式有开放式、密闭式和全密封式。不论采用哪一种，都要保证防尘、防有害气体和一定条件的温湿度。其中密封式有很多的优点，但要注意在湿热情况下，不能只顾密封而不注意观察湿度的变化。通常情况下，为保证密封袋或柜架中的湿度能控制在一定的范围内，可放置一些干燥剂和吸潮剂，以控制湿度。

4 适当选择存放方式

新型载体档案制成材料在保存过程中，如果存放方式不科学，会造成材料内的相互挤压，重力不均，载体变形，信息还原失真等，从而影响使用。存放方式通常有两种：横放和竖放。磁带多采用竖放。竖放既方便检索，又可避免重力作用而使磁带倾向一边，影响磁带正常运转，也可避免带基边缘的损伤。感光胶片无论是卷式还是平片，最好是竖放，以免胶片受压受潮。如果卷式片一定要平放，必须将片轴架好，以免片轴下部的胶片受压。

5 结论

新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的档案整理保管方法是密不可分的，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程，因此必须要将新型档案的保管工作做好，进行保管方式上的创新，本文的论述还存在著不足，需要进一步的完善，能够为我国档案事业的发展做出更大的贡献。

参考文献

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