加强社保档案管理促进社会和谐稳定

黄欣欣

（东莞市社会保障局）

摘 要：社会保险档案是重要的民生档案，记载的是参保单位和参保人的社会保险信息，属于社保经办机构的关键资料和依据。社保档案内容丰富，动态性很强，对其进行分析、评估和信息化管理，是现代化档案管理的需要，也是社会稳定的具体要求。因此，在管理上必须强化措施，这对于社会的和谐稳定具有重要意义。做好社会保险档案管理工作，已成为促进社会和谐稳定不可缺或缺的一个重要环节。

关键词：社保档案；管理；和谐稳定

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

深化社会保险改革的需要就是要求加强社保档案管理工作。随着社会保险改革的深化，社保管理责任人不但要履行社会保障的职责，还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理。社保档案管理属于庞大的社会系统工程，需要完整、准确每一个人的资料记载，安全有序的社保档案管理，不仅仅会赢得离退休人员的赞赏，更是社会稳定和谐的“稳压计”，社保管理必须与时俱进，适应社会发展的需要。

加强社保档案管理，是整个社会的需要，是社保业务本身的必然要求。每一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理社会保险业务时，参保人提供的个人资料、表格等信息，作为最原始的资料永久存入个人档案，其后要按规定要求缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时随着政策的调整还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行及时调整。人才流动是当前的大势所趋，对于流动的人还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理对于每一个参保人来说非常重要，

因为其关系到参保人的切身利益。

加强社保档案管理，首先需要理顺社保档案管理工作机制。依据《档案法》，《保密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法律法规，制定社保档案分类标准和管理规程，对各类档案的收集、整理、保管、存档等规定了明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。实现社保档案工作管理有序、有章、安全，避免社保档案出现不规范管理混乱的情况发生。完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动作用。同时，还可以为决策者提供准确、全面的统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。因此，档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。这就要求为社保档案事业的发展提供人才保障。健全用人机制，通过多种渠道加强培训、考核，形成长期化的培训学习制度，不断加强档案管理人员的培训学习，使其管理水平达到要求的资质，档案管理人员要爱岗敬业、刻苦钻研业务，在工作中要富有主动性和创造性，这样才能适应不断发展的社保档案需要。

二、目前社保档案管理中存在的问题

1、 社会保障制度不完善。养老社保与福利发放在不同的部门进行， 最终的保险发放也由相应的政府部门专门负责， 在这种管理机构重叠、复杂、分散的管理模式，对于参保人来说会遇到这样或者说那样的问题。 例如由于管理机构过于分划，公民要对一个公民社会保障的基本情况时，需要跑很多的路，反复的询问，给群众增加了不少的麻烦和不便。

2、档案管理工作意识薄弱。社保档案管理意识薄弱是档案管理工作中突出的问题。由于对社保档案管理工作的正确认识不足，大多社保经办机构把社保档案管理当作可有可无的工作，忽视了对其在资金和领导方面的支持，这就增加了社保档案管理工作的难度。由于管理措施不到位，档案管理工作人员对社保档案管理必要性认识不足，从而严重影响了社保档案管理的工作效率。

3、基础设施和管理手段滞后。社保经办机构缺乏社保业务档案管理专用软件，以及服务器、高速扫描仪、缩微机等专业化设备。随着社会保障覆盖面的逐步扩大，参保人数日益增多，社会保险业务量和档案数量与日俱增，所承担的安全有序管理社保档案的职责也日渐沉重。很多社保经办机构对社保业务档案的整理、归档、维护、后期调阅均以手工操作为主，劳动强度大，手工检索速度慢，效率低下，查找资料费力，开展数据统计更为艰难，严重影响了工作的进展。

4、管理人员专业知识有待提高。现有社保档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历，缺乏档案管理技能，需要进一步加强社会保险业务知识、档案管理专业知识以及计算机操作技能等方面的业务培训。

三、加强社保档案管理的建议

1、健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》、《保密法》等法规政策，制订社保档案分类大纲和保管期限。对各类档案制订出相应的管理制度，构建完整的制度体系，做到有章可循、照章辦事、依法建档。档案的收集、整理、保管、移交、存档等要规范程序，既符合工作进程，又符合档案管理要求。日常工作中形成的材料、报表、台账、图表、会计账簿等文件及时立卷归档，统一管理，实现社会保险档案的规范管理。

2、利用先进的计算机信息管理技术，推进社保档案管理信息化、规范化。将以前管理的纸质档案资料及后续工作中产生的纸质档案资料，按照《社会保险业务档案管理规定》的档案目录重新编排、整理装订，归入档案室专用密集架，录入计算机档案管理信息系统进行统一管理。

3、强化对档案管理人员的业务培训。做好对档案管理人员培训教育是做好档案管理的基础，实行岗位培训、档案管理人员参加专业培训，邀请档案部门业务骨干授课和现场业务指导等培训措施，不断提高档案管理人员的专业技术素养和现代化管理水平。

4、“软”与“硬”结合，实现社保档案网络化管理。必要的信息软件，电脑耗材的配置完善，是确保档案管理适应现代化形势需要的前提。克服资金紧张的困难，配置先进的微机设备做好档案室。同时，要着力进行档案管理的软件开发、升级。使其软件功能满足档案管理的需要：档案的自动快速编目及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计、综合数字统计、相关信息资料统计等，可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握，并实现系统的网上互联。

5、组织领导到位。该局把档案工作摆在重要议事日程，纳入年度工作计划。指定一名分管领导，确定了专职档案管理人员，进一步加大档案管理力度。

6、完善落实制度。严格按照相关的社会保险经办机构业务档案管理办法等规章制度。抓好基础建设，建立健全档案工作网络，完善各项规章制度，明确档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、移交、统计等岗位职责、工作目标和要求，确保档案管理工作从材料形成、收集整理到编目、归档、入库、利用等每一道程序、每一个环节都有章可循、有据可依。

结束语：

档案规范管理是确保社会稳定和谐的关键。做好了档案管理工作，就会给社会稳定带来正面能量，加强档案规范化管理，有利于更好地促进学校各项工作管理的规范化，有利于提高工作效率和质量，有利于维护学校档案的完整与安全，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

参考文献：

[1]加强社保档案管理促进社会和谐稳定_

[2]加强社保档案管理促进社会和谐稳定_吕奎斌

[3]加强社保档案管理的重要性_陈艳平

[4]加强社保档案管理的重要性及对策分析_翟丽华

[5]建立社保档案切实保障民生_周强