市政工程档案采集与管理中存在的问题

杨春梅

【摘要】市政工程是指为造福一方百姓而由政府出资建设的工程，对于提升人们的生活水平、促进地方经济发展有着非常重要的意义。而市政工程档案采集与管理在市政工程建设的前、中、后期都有着非常突出的作用，因此如何更好地管理市政工程档案非常值得探讨。

【关键词】市政工程；档案采集；管理；问题

近些年来，现代化建设正在迅速扩展。面对新的形势，市政工程也扩大了整体规模。对于市政工程而言，采集和管理市政档案的相关工作应当占有很重要的位置。这是因为，市政档案的合理保存和运用，直接关系到市政工程决策的精确性，同时也关系着市政项目的建设、运行和管理等。针对市政工程而言，有必要探析采集档案信息和管理市政档案过程中的现存问题；结合市政工程档案管理的真实状况，探求完善档案采集以及档案管理的具体对策。

1、市政工程档案采集与管理中存在的问题

1.1收集和整理市政工程档案信息的意识薄弱

市政工程是瞩目的大事件，然而其背后的信息整理工作在很多情况下并没有得到充分的重视。信息收集过程大多需要数次到达实地亲自勘测统计，信息整理过程多而复杂，需要将多方统计来的数据进行分类汇总，也需要花费相关部门和人员大量的经费与精力，而相关部门并没有为其投入充足的人力与财力储备，导致了档案信息收集与整理效果并不显著。

1.2市政工程管理信息化的深度与广度受限

随着电子技术和数据库系统的发展，我国多数档案的管理方式或多或少都在逐渐向信息化靠拢，但是其信息化程度普遍不强。首先是因为我国信息化起步晚、覆盖面小、覆盖程度浅，从业人员的信息化意识也较为薄弱；除此之外，市政工程实施前后过程中，相关工作人员更适应采用手绘图纸、手写签字等传统方式，不方便上传到计算机系统，因此影响了市政工程信息化的深层次开展。

1.3档案采集拖沓低效

为保证城建档案质量，工程竣工前，建筑单位应当通知城建档案馆对档案进行预验收，城建档案馆预验收后，对档案提出改进意见，建筑单位再参照意见对工程档案加以补充或修改。但是，实际上，许多城市竣工验收备案管理制度并不健全，导致预验收环节无法落实，档案采集拖沓低效。

1.4档案接收内容不完整

由于市政工程大多为政府工程，一些项目存在先开工后办手续的问题，直接导致档案缺失或前后信息不对应。另外，由于市政档案收集方面的法规不健全，一些市政工程没有正规的规划文件作指导，形成的档案资料参考价值低。

1.5市政工程档案相关法规制度欠缺

现阶段，我国关于档案管理的规则章程，如《电子文件归档及电子档案管理规范》，只要切实按照文件要求来管理档案，就可以保证档案管理效率。但是，在实际操作过程中，普遍存在执法不严、违章违规的现象，规则和章程形同虚设。这主要是由于规范对违规惩处力度低，责任认定不明确等。加之当前档案管理工作尚缺乏明确和健全的行业标准，无形中增加档案管理的难度。

2、解决对策研究

2.1强化档案信息收集人员的采集意识，提高敏感度

完备的原始信息是进行档案信息管理的基礎，只有在最真实、最齐全的原始信息的条件下进行市政工程档案的信息化管理才有实际意义，这就依赖于信息收集人员在获取信息过程中兢兢业业、认真负责，拥有充分的信息敏感度和采集意识。依据我国目前从业人员的状态，可以采取一系列措施来强化他们的采集意识：一方面，加大相关的宣传教育，请专家讲解信息采集的重要性与必要性；另一方面，建立信息采集奖惩制度，对于表现优异的信息采集人员采取一定的奖励措施。对于无所作为或犯有错误的人员依据制度进行处罚，以此调动大家的竞争意识，也利于获得更有价值的第一手资料。

2.2扩大市政工程管理信息化的影响力

为了紧跟数据时代的发展以更好地进行档案管理，在横向上，要不断扩大信息化管理的范围，逐步突破在信息化没有普及到的管理区；在纵向上，提高市政工程档案资料信息化管理的质量，并不断尝试开发新的功能以满足更多的需要。

2.3健全工程竣工验收备案管理制度，提高档案采集效率

首先，要建立健全市政工程竣工验收备案管理制度，城市行政管理部门积极配合和办理建设工程竣工验收备案，对档案收集的各个环节进行严格把关，提高档案采集效率。其次，要切实根据市政基础设施建设规律，逐步完善收集程序。对大型城市建设工程的档案收集，要严密跟进工程进度，实行分阶段、全方位覆盖的资料采集。最后，要关注工程验收后产生的数据和资料，对有利用价值的文件，要悉心整理归档。

2.4完善管理制度，形成统一标准

要实现档案管理的平稳有序，就要建立统一的行业标准。首先，应当加强档案管理技术规范，主要包括档案管理软件和硬件的施工标准。其次，加强业务流程的操作规范，兼并过多管理层次以减少繁琐的业务流程，增加档案管理的强度和幅度，提升管理效能。最后，完善档案管理运行机制，形成以国家档案局为首，各地区、档案部门为分支的档案管理体系，由上到下地健全档案管理制度和管理绩效评价体系，严格根据法律法规执行档案管理工作。

2.5加强人才培训，提升档案管理人员的专业素养

现代化市政工程档案管理工作，无论是自动化，还是人工操作，都离不开人的参与，可以说档案管理人员的知识素养和操作能力直接决定档案管理工作的成效。提升档案管理人员的专业素养，首先，要对他们进行理论培训，使管理人员从理念上意识到现代化档案管理与传统档案管理的区别，及从事这项工作应具备的技能；其次，要对他们进行操作能力培训，由专业档案管理人员带头操作示范，展示新型档案管理的具体操作方法；最后，动员档案管理人员进行持续学习，了解档案学基础理论，加深对现代化档案管理理论的理解。

结论：

市政工程档案是维持市政基础设施正常运转的重要参考依据。随着城市现代化进程加快，市政工程档案产生的速度和数量也呈直线上升趋势，然而，尚不完善的档案收集体系、管理体系对市政工程档案利用造成了困难和阻碍。如果这些问题得不到有效解决，将直接影响未来市政基础设施的顺利运转、维护和管理。因此，有必要分析市政档案在收集、管理和利用中存在问题，并对此类问题提出相应改进对策。