档案管理现代化的措施

詹静

摘 要：对于石油企业来说，档案管理是一项复杂而且特别重要的工作，随着现代化科技水平的发展，实现档案管理的现代化，已经是目前各个企业主要探究的目标，提高档案管理的现代化水平，可以有效提高工作效率，能使复杂的问题变得简单化，利用科学手段实现繁重的工作程序。本文主要针对石油企业现代化档案管理中存在的问题以及档案管理现代化的措施进行了研究，希望对提升档案管理的水平有所帮助，以供参考。

关键词：档案管理；现代化；措施

为了顺应时代的发展，档案管理事业要想实现可持续发展，就要不断地提高档案管理水平，实现档案管理与先进科学技术的相结合，达到档案管理现代化的目的。档案管理现代化能迅速准确的查询到所需要的档案，进而缓解在档案管理过程中造成的人员浪费的情况，一定程度上也可以提高工作效率。但是，就目前的情况来看，部分石油企业的档案管理工作任然存在着一些问题，下面我们对此进行了分析。

一、现代化档案管理中存在的问题

（一）档案管理标准化程度低。就目前形势来看，现阶段我国的档案管理还处于一个比较混乱的局面。由于档案管理的管理体系比较复杂，管理比较分散，所以使得整个管理水平比较低。此外，在管理过程中部分管理人员重视人员信息的管理，而忽视了其他方面的管理，导致很多资料管理不齐全，很多有价值的档案没有得到真正的利用。再加上缺乏统一的管理标准，导致档案管理过程中问题不断出现，档案管理现代化水平提升缓慢。

（二）档案管理人员综合素质低。目前我国很多的档案管理人员没有接受过专业的培训和学习，缺少管理方面的专业知识，同时对档案管理工作的概念也没有明确认识。在管理过程中，由于没有现代化的管理理念，导致很多管理资料不能及时整理造成缺失甚至损坏。还有的档案管理人员虽然有专业的技能，但是缺乏应有的责任心，没有严谨的工作态度，使档案在一定程度上混乱没有规律性，为后期的查阅及使用造成困扰。虽然部分石油企业已经采用了现代化的档案系统，如数据库 E6系统，但是管理人员的专业技能并不能对此进行熟练操作。

（三）档案管理方式落后。当前我国的档案管理工作人员在进行档案管理的过程中往往采取传统的档案管理方式，无论是在知识上还是方式上都存在着明显的落后。首先，传统的纸质文件方式，给档案信息的建立和查阅都造成了一定的麻烦，这样会使很多重要的档案难以被发现。其次，在管理的手段和方式上也存在着问题，很难实现资源共享，比如业务交叉时，相同内容的电子档案对接困难。不能共享，也不能覆盖或者替换。所有工作都要手动检查、添加，增大了工作量，无法适应现代化的档案管理操作需要。

二、实现档案管理现代化的措施

（一）加强档案管理人员的综合素质。要想提升档案管理的现代化水平，首要目标就是提升档案管理人员的综合素质，只有提高了人员的综合素质，才能使档案管理得到进一步地发展。首先，从理论与技能方面加强对管理人员的培训，提升档案管理人员的基本技能。同时也要提升管理人员的计算机技能，熟练的操作计算机能够运用科学化的手段进行档案管理；其次，提升档案管理人员的职业道德素养。要定期的开展政治理论和职业道德理论的相关培训，在潜移默化中提升他们的自身素质；最后，要结合档案管理人员的实际工作水平和部门特点，适时对相关的培训内容进行调整，为档案管理人员能够不断掌握新的业务知识进行教育培训，以科学化、现代化为目标，不断提高档案管理工作者的能力水平。

（二）明确档案管理目标。要想有效的提升档案管理的现代化水平，就要在管理过程中明确档案管理的目标，以实际的管理目标为依据，开展相关的管理工作，其定位可以针对本企业的档案管理，也可以针对整个社会工作有序运行提供高效档案信息服务。在进行管理档案工作时，要始终明确自己的目標定位，与时代发展相结合，科学合理的运用现代化的信息技术，实现科学化的档案管理，这是当前提升档案管理工作水平的要求，只有这样才能够为社会以及民众提供更全面、更高品质的档案信息服务。

（三）提升档案管理的信息化水平。想要大幅度的提升档案管理现代化水平，就要顺应时代的发展，提升档案管理的信息化水平，而信息化的提升靠的是加强基础性建设，做好硬件上的保障才能为科学化提供支持。要想提升档案的信息化水平，首先应加大在资金方面的投入，建设现代化的档案管理设备，使档案管理载体呈现多样化，同时要陪让专业的人才，能够对专业化的系统进行熟练的操作，如数据库 E6系统。同时要充分的利用现代电子设备和计算机等设备，以此来推动档案电子化、自动化水平的提升。此外，现代化档案管理中应积极的建立起电子档案室，实现互联网建设，以此来促进档案信息的有效管理和控制。利用现代化信息存储技术能够缩小档案的体积，提升档案存储量，对档案的保护有着重要的意义。

（四）健全档案管理机制。开展档案管理工作过程中，需要制定出科学化、系统化的档案管理机制。把握规章制度，将档案管理的工作主要放在提升科学管理档案的水平上，逐步落实档案管理中细节性的工作，充分调动档案工作者的积极性，不断探究适合其发展的管理机制，对实际工作中所出现的问题进行及时修正。科学化、规范化地完善档案管理制度，激发从业者开展档案管理的工作热情。

参考文献：

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