浅谈如何提高档案管理工作

陶宗国

摘 要：办公室作为每个单位的重要组成部分，发挥着不可替代的作用。而办公室存放的档案又记录着单位的重要信息，它记载着单位各活动的起始过程和员工办理的重要事项，能够为人们参考借鉴提供重要依据。因此，办公室档案管理工作的重要性不言而喻。本文针对办公室文件档案的管理工作存在的现状进行了探究并提出了相应的措施，希望对档案管理工作者有所帮助。

关键词：档案管理；现状；措施

良好的档案管理工作不仅可以协调上下级部门的沟通，让下级部门直接与上级沟通，完成各自相应的工作；同时能够反映出下级部门的完成情况以供领导检查。另外也有利于各级部门的沟通协调，互相配合，共同促进单位的发展。总体来说档案管理工作质量与效率的好坏直接影响着整个单位工作的顺利进行。因此，提高档案管理工作的水平十分必要。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不完善。目前档案管理工作停滞不前的根本原因在于制度方面的欠缺，好多单位并不重视这项工作，没有建立健全完善的规章制度。即使建立了一些管理制度，也不能按照规定严格执行。首先领导管理监督不到位，这样就导致下级部门执行力度不够，资料管理人员鉴于领导的不重视及工作中缺乏监督，自己本身也会降低对这项工作的重视程度，在工作中松懈怠慢，经常出现资料整理不及时，收集不齐全，整理不规范等问题。

（二）不重视档案文书管理。当前工作，很多单位对档案管理工作不够重视，意识不够强，理念落后，使得单位档案管理工作很难有进展。甚至有些单位没有配备专门的档案的管理人员，只是一些兼职的人员在进行管理，然而档案管理工作又是一个极细致、极需要耐用和花费时间的工作，而这些兼职档案员一般职位较多，事务繁忙，不能耐下心来，从头到尾地完成档案工作的整理与交接。因此档案工作交接不及时、不到位的情况时有发生。单位领导对档案管理不重视，所以也没有对负责员工进行专业的档案管理培训，员工也因为领导的不重视而出现懈怠的情绪，这样专业知识不具、态度又不端正的员工来管理文档，很难使工作顺利进行。

（三）工作人员素质不高。在档案管理工作过程中，档案管理人员的综合素质不高一直是阻碍档案管理水平提高的重要因素。造成档案管理人员素质不高的原因有很多，大体来说主要有以下几个方面：首先，档案管理人员的专业技术水平不高；其次，档案管理人员的工作能力有限；最后，档案管理人员的责任意识不到位。以上问题造成了档案管理工作的整体水平的低下，因此，需要有关部门对档案管理人员进行培训工作，提高他们的综合素质。

二、提高档案管理工作的措施

（一）制定合理的管理制度。完善的制度是一项工作发展的根本与前提，没有规矩不成方圆。因此为了更好地发挥档案资料的价值，领导必须予以充分的重视，将单位自身的发展情况与法律法规相结合，积极探索，建立符合自身发展的机制。另外，制度执行过程也要進行规范化，管理层要提高重视，加强监督力度，对工作科学化建设严格把控。建立健全完善的考核及奖励机制，提高员工的积极性，鼓励员工积极投入到这项工作中来。

（二）增强对档案管理工作的重视程度。要想从根本上提高档案管理能力，就必须从观念上加强重视。首先领导要提高对档案管理工作的认识，根据国家档案管理工作的现状和要求，结合本单位的实际情况，设立具体明确的目标，从管理决策和服务意识上重视档案管理工作。档案管理者要提高对于档案文件管理工作的深刻理解并积极参与专业学习，增强理论和实践知识，深刻明白档案文件管理的重要意义，同时提高自身素质水平，在工作中树立正确的工作意识，认真对待，提高工作质量与效率。

（三）加强档案文件管理人的素质培养。档案管理人员的工作能力和专业素养直接决定了资料文件整体的归纳和整理水平，所以，一方面各行政单位应该加强对档案文书管理人员的专业培训，在单位内部开展教育活动，组织复合型、多层次的培训，不断优化人员知识结构，满足档案事业稳定、健康发展的需求。另外还可以组织参观学习的活动，通过向外单位的学习和对档案管理工作知识的培训，提高档案管理人员的专业能力。另一方面加强思想教育，素质培养。档案文件管理工作是一项极细致的工作，需要负责的工作人员具有良好的职业操守，较强的责任心，这样才能在工作中树立恪尽职守，更好地完成自己的本职工作。

（四）加强档案信息化管理。随着科学技术的发展进步，计算机技术被越来越广泛地应用于社会生活中的各个方面，人们更加倾向于在网上搜索需要的信息，因此档案管理工作也应该顺应时代发展潮流，充分利用网络的特点，为档案管理提供更加方便快捷的途径。这就对档案管理人员的计算机应用水平提出了更高的要求。人员除了要具备最基本的管理技能及能力外，还需掌握一定的计算机技能，能够利用计算机准确科学对档案进行分类、组卷和归档等工作。

三、结语

当今信息化社会，档案管理依然有着重要的作用，良好合理地管理档案文件能够促进单位健康有序地发展。为提高档案管理工作的质量与效率，各单位要结合本单位的实际情况，树立正确的意识，提高对此工作的重视程度，利用先进的现代技术，培养出专业的人才，建立更加科学完善的档案管理体系，这样就能够更加高效的做好办公室的档案管理工作。

参考文献：

[1]窦翔.浅谈加强档案整理工作提高档案管理水平[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策科学化与民主化学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2017：1.

[2]严劲芬.浅谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2017，05：127.