企业档案工作中的问题及对策策略

徐晶

摘 要：企业档案管理工作是企业管理的基础工作，它作为企业管理的重要组成部分，直接体现了企业管理水平的高低，对企业的发展具有重要的意义。然而，目前企业档案管理工作中存在诸多的问题，制约着企业的发展。本文主要对企业档案管理工作中存在的问题进行了分析，并提出了有效的解决对策。

关键词：企业；档案管理；问题；对策

企业档案是在企业经营过程中形成的，记录着企业的历史与发展，它作为企业管理的重要内容，对企业的发展具有重要的指导作用。然而，随着企业产权制度改革的不断发展，企业档案工作也面临着诸多的问题，例如，对档案工作认识不到位，基础设施配套不到位，档案工作人员素质不高以及档案管理混乱等，这些问题的出现严重阻碍了企业档案管理工作的顺利开展，不利于企业的进一步发展。因此，加强对企业档案工作的研究具有十分重要的现实意义。

一、企业档案工作存在的问题

（一）对档案工作认识尚未到位

企业档案管理工作存在着诸多问题，其中对企业档案工作认识不到位是较为突出的问题之一。具体表现为以下几点：第一，部分企业领导对企业档案不够重视，只是看到了眼前的和直接的利益，而对企业档案的管理比较忽视，甚至有的企业领导为了节省资金，在企业档案工作中投入的资金比较少，这就给企业档案管理水平的提高带来了消极的作用；第二，在新形势下，部分档案行政部门对企业档案管理工作需求缺乏足够的认识，没能够及时转变工作方法，造成档案业务指导以及服务内容都無法作出相应的调整；第三，企业档案工作人员对自身角色的定位比较模糊，对自身工作职责没有清晰的认识，工作积极性不高，且缺乏创新精神，工作效果较差，严重制约了企业档案资料价值的有效发挥。

（二）基础设施配套不到位

目前，许多企业没有专门的档案室，即使有，库房条件也非常一般。这种基础设施配套不到位、硬件软件设施比较落后的情况，在我国的中小企业中普遍存在。在库房、装具和设备上，大多数企业的档案室都不符合有关标准和规定，温湿度控制远远达不到对档案保护的标准，库房面积狭小，库存超量，“八防”设备不配套，这是大多数企业普遍存在的问题，至于档案库房管理及相关制度方面更是一片空白。档案管理的基础设施配备不到位严重影响了企业档案管理工作的开展，甚至直接威胁到企业档案的安全，可能直接导致档案资料的严重损坏。

（三）档案工作人员素质不高

档案工作人员是企业档案工作的核心人物，对于企业档案工作的有效开展具有重要的作用。要想做好企业档案工作，就需要档案工作人员具备专业的档案知识与档案管理能力，对企业档案业务知识比较熟悉。然而，现阶段许多企业的档案管理人员素质普遍不高，主要表现在数量与质量上。从数量上来说，企业改制后，各个单位机构进行合并、拆分，人员精简，人员频繁更换，这些使得档案的收集与整理工作不能够进行有效的衔接，无法持续、完整的进行，导致档案无法及时归档，甚至有些档案存在丢失、残缺的情况，给后续的查找与利用工作带来极大的困难。除此之外，许多企业档案人员身兼数职，对档案工作的重视程度不高，这些都会阻碍企业档案管理工作的进一步开展；从质量上来说，许多企业的档案管理人员的文化程度普遍较低，没有经过专业的培训，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件的划分及保管期限划分不准确，导致档案不能够按时立卷归档。

（四）体制有待完善

这在相当一部分企业 ，特别是中小型企业当中，表现比较突出。 由于制度不健全和执行力差等问题，造成了企业档案工作责任划分不清、管理不规范、档案内容不完整等诸多问题，难以满足企业在新时期快速发展的需要。

二、做好企业档案工作的对策

（一）提高档案管理意识

要想做好企业档案工作，就需要提高档案管理意识，促进企业档案管理工作的全面发展。具体措施如下：首先，对各级档案部门来说，应提高对企业档案工作重要性的认识，加大对企业档案工作的监管力度，并根据新形势的要求，不断转变工作理念与方式，创新工作方法，为企业档案管理提供优质的服务；其次，对企业领导来说，应充分认识到新形势下企业档案对企业发展的重要作用，将企业档案管理工作列入重要的议事日程，纳入工作计划，部署工作，并进行定期的检查。此外，企业还要为企业档案管理提供人力、物力与财力的支持；第三，对企业档案管理人员来说，企业应增强对企业档案工作人员的教育与培训，提高其对档案管理重要性的认识，加大宣传力度，提高企业档案管理人员的档案意识。

（二）科学地界定改革后企业档案资产的产权

企业经过改制后，企业产权的所有制性质发生了变化，档案的所有制性质也随之发生变化。要科学地管理企业的档案资产，就必须对企业改革后的档案资产的所有权作出科学、合理的界定。国有企业改组为股份制公司后形成的档案，由过去单一的归国家所有，变成混合型的所有制形式。国家控股的股份公司，档案资产的所有权以国有为主体。国有企业进行股份制改组前后形成的档案应分别构成全宗。国有企业被国有企业兼并的，兼并后形成的档案仍归国家所有。国有企业被集体企业兼并，兼并后形成的档案，所有权归国家和集体共有，所有权与其资产的份额相一致。兼并前后形成的档案分别建立全宗。国有企业被承包、租赁经营的，因企业的国有性质不变，所以形成的档案仍归国家所有，承包、租赁前后形成的档案是一个有机整体，应作为一个全宗保管。

（三）加强档案队伍建设

要想实现企业档案工作的进一步发展，就需要加强企业档案队伍的建设。档案工作人员是企业档案工作的关键，因此，企业应不断提高企业档案管理队伍的综合素质，确保档案工作的连续性与稳定性。一方面，企业应加强对企业档案工作人员的教育与培训，使档案工作人员全面掌握档案知识，不断提高专业技能，提高企业档案人员的综合素质，彻底改变档案工作人员素质不高、业务知识不熟悉的状况，全面提升档案工作人员的业务水平与技术水平；另一方面，在企业内部建立健全监督制约机制与考核制度，对企业档案工作人员进行定期的考核，对考核成绩优异、表现良好的员工要予以奖励，对考试成绩不合格者应予以相应的惩罚，充分调动员工工作的积极性，提高工作热情。

（四）创新管理方式

为了推动企业档案管理的进一步发展，就需要对管理方式进行创新，为档案工作提供高效率的信息服务。具体从以下几个方面进行分析：首先，要根据企业需求和利用规律，探索企业档案信息资源开发利用的新思路、新方法，将企业档案信息资源转化为现实生产力，为企业创造经济和社会效益；其次，要注意开展编制专题目录、索引、概要、指南等工作，积极向领导决策部门与生产技术部门推介档案信息开发成果，并在编制过程中采用国家统一标准，以适应信息化管理与文档管理一体化的要求，便于企业各方面的利用；最后，有针对性地开展企业档案利用活动，建立较完善的企业档案资源数据库，为企业发展提供高效率的档案信息服务。

三、结语

总的来说，针对目前企业档案工作中存在的问题，档案管理部门、企业及档案工作人员要对此加以重视，不断提高对企业档案工作重要性的认识，改善基础设施建设，进而促进企业的持续稳定发展。

参考文献：

[1]金红.企业档案工作中的问题及对策[J].机电兵船档案，2012，02：9-11.

[2]王立玲.浅析企业档案工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2012，23：118.