关于企业档案管理的现代化思考

刘晓娟

摘 要：档案的现代化管理能够提高企业档案利用率和综合实力，企业档案现代化管理能够改善当前企业档案管理工作混乱的现状，为企业事业的发展提供帮助。本文就企业档案管理现代化有关问题加以探讨。

关键词：企业；档案管理；现代化

在企业不断发展的过程中，加强档案的科学化管理，不断提高企业的市场竞争力，才能满足新时期档案管理工作的各种需求，最终推动我国档案管理科学化发展。企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能实现企业档案的有效管理。

一、企业档案管理工作中存在的问题

1.缺乏对实现档案现代化管理的正确认识。目前在许多企业中，管理部门对于档案缺乏足够的重视，也没有对实现管理的现代化形成正确的认识，导致了整个档案管理工作长期以来一直处于一个低效率、低水平的模式运行。例如一些企业片面地认为档案的管理就等同于人员信息的管理，只要将员工的基本信息录入系统就算实现了管理的现代化，而这一观念使得企业的档案管理系统从形式到内容上都过于简单，根本无法发挥信息资源应有的价值，从而影响了企业的发展。

2.档案管理人员的职业素质还有待提高。从目前的市场竞争情况来看，企业档案管理人员不仅要具备基本的档案管理理论知识，还要懂得与相关的工程技术方面的知识，更要懂得利用相应的档案管理软件建立并维护档案信息的技术，然而从企业目前的档案现代化管理实际来看，多数人员的素质不够全面，还有很大的提升空间。

3.档案管理体制与企业的改革不同步。在改革的过程中，许多企业都会将目光集中在与经济利益直接相关的部门，而对于档案管理部门这种无法直接产生经济利益，甚至会增加企业的投入成本的部门，通常会采取“暂缓”的态度，而这种观念必然使得企业档案管理的改革与经济改革相脱节，进而造成了信息、文件收集归档工作的不及时、不认真，甚至关键的信息资料流失等现象，而这势必会对企业的长远发展造成损失。

二、加强企业档案现代化管理的措施

1.完善制度建设。随着经济社会的发展，企业文件资料也呈现出数量庞杂、形式多样的特点，因此企业应根据这一情况，对企业内部的管理结构进行重新调整，以尽快梳理、制定出与档案的现代化管理相适应的规章制度。例如企业应该重新划定档案管理的内容，明确电子文件的收集、归档方法；重新规划档案管理人员的责任，并利用责任追究、绩效考核等方式实现管理责任的有效落实；利用相关制度推动部门之间的协同工作，以提高档案信息收集的效率；利用现代化手段优化档案的存储工作，以保证紧急情况下档案的完整安全。

2.提高思想认识。现代企业档案现代化管理的基础就是信息管理平台的建设，而要想建设完善的信息管理平台，企业的管理层首先要对档案的重要性以及信息化环境下档案管理工作的重点有一个清醒的认识，只有这样，才能够保证管理层将信息平臺的建设纳入到企业的未来发展规划中，并实现企业内部体制的改革与档案管理模式的改革协调一致。在推动企业档案管理的信息化进程的过程中，我们一方面可以利用数字化的扫描设备，对企业资料中关键的档案内容进行建档管理，并形成数据库；另一方面，可以根据对纸质档案的积累，加大开发电子档案的力度，以提高档案管理工作的水平。

3.开发档案资源。档案管理的最终目的是实现知识的有效利用，因此企业的档案管理人员在完成信息的收集、整理等基础性工作之后，相关人员还应该对其进行编辑和研究，以提高档案资源的利用效率。编研人员在挖掘档案资源价值，提高管理服务水平的过程中，首先要从企业的发展历程出发，将企业发展的大事记、组织结构、企业文化、年度照片等信息进行整理，以体现企业的发展轨迹；然后要根据企业发展的实际需求以及相关资料信息，制定企业发展的文化专题，为档案内容的利用做好准备；最后要结合互联网信息，对企业的档案内容进行补充，以建立科学高效的信息服务体系。

4.加强人才队伍建设。在人才队伍建设中，企业首先要严格人才的任用制度，努力吸收具有专业管理能力和现代管理意识的人才进入档案管理部门，并根据岗位以及人才的实际情况进行编制；其次，根据现代化档案管理的需求，要建立完善的人才培训制度，以不断优化管理人员的知识结构；再次，要利用讲座、研讨会等形式，加强企业内外人才之间的信息交流，以实现资源共享；最后，要重视档案管理人员的未来发展，并帮助其做好职业生涯规划，从而让他们在实现自身价值的基础上，增加对岗位、对企业的责任心。

5.实行企业档案管理的信息化和科技化。第一，实现档案信息化管理的基础是建设档案的资源网络管理体制，因此企业应加强档案的资源网络管理体制建设。首先，对企业档案进行分类管理，对不同的档案进行整理，可以使以后的档案查询更加方便；其次，对管理流程进行重组，完善管理程序，使管理流程合理化，使企业资源达到高科技水平；再次，对员工进行绩效考核，绩效考核可以使员工明确自身的责任，使企业能够有效的对员工进行管理，以使员工在企业中发挥最大作用。第二，在科技高速发展的今天，企业的档案管理也要跟紧时代的步伐，只有这样才能使企业得到长远的发展，才能更有效的利用企业的档案资源，使档案资源更好的为企业服务，促进企业的发展以及经济效益的提高，在新形势下，运用计算机网络对企业的档案管理非常重要，有利于促进企业的长远发展。

6.通过合同的形式强化企业档案的现代化管理。首先，在个人与单位之间，利用合同明确个人与单位之间的义务和责任，有利于企业对员工更好的管理，同时也使员工的权利得到了保障；其次，在企业与企业之间，利用合同使企业与企业之间的权利和义务得以明确，这就使得企业之间的交易的合法性有了保证，同时也使相关档案的统一性、权威性及准确性得到了保证；再次，在企业内部也应该利用合同。只有有效的利用合同，才能使企业的权利得到保证，同时使企业朝着更好的方向发展。

三、结语

企业领导要认识到档案管理在企业未来发展中的重要性，注重对高学历专业人才的引入，创新档案管理制度，将传统的管理方式与现代科技化的管理方法有效的结合起来，逐渐推动管理体制的改革，强化企业领导档案管理的认识。

参考文献：

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