分析新时期如何做好文书档案管理工作

赵英岩

摘 要：在我国经济快速发展，科学技术水平不断提高的新时期下，文书档案管理工作也迎来了全新的挑战。如何在新时期下做好文书管理工作成为了一个值得探讨的问题。本文主要从当今时代背景文书档案管理所面临的挑战出发，分析现阶段文书档案管理工作中存在的问题，并提出相应的解决措施，从而促进文书档案管理工作效率与质量的提升。

关键词：文书档案；管理工作；问题；对策

政府机关部门、企事业单位、社会团体以及其他社会组织在领导与行政管理活动过程中所形成的具有保护价值的文件，就称之为文书档案。其文书档案作为档案工作中的主要组成部分之一，其具有较强的政治性、服务型以及技术性[1]。同时其也是衡量档案管理水平的主要标准，文书管理水平的高低，不仅决定了档案资料的质量，同时还对单位的建设与持续发展带来一定的影响，尤其是在新时期背景下，文书档案管理工作更为关键。为此，本文针对现阶段文书档案管理工作所面临的新挑战进行分析，并从根本上解剖管理工作中存在的问题，以制定有效的对策提升文书档案管理工作的效率与质量，进一步促使文书档案管理工作逐渐向现代化、科学化以及规范化方向发展。

一、新时期下文书档案管理工作面临的挑战

（一）工作复杂、繁琐

文书档案管理其主要的工作内容是收集并保存各类资料，其管理的对象是对人事、事件、过程记录以及各种文件资料进行存档管理，通过利用各种各样的载体对这些对象进行记录并做好分类存放[2]。在新时期下，由于文书档案数量的大幅度增加，其所涉及的资料越来越复杂，同时门类也逐渐增多，这就使得文档管理工作量变大，其管理的过程也变得更复杂繁琐。

（二）内容丰富、载体多样

在社会发展步伐不断加快、科学技术水平不断提升的时代背景下，文书资料的种类变得越来越丰富，所涵盖的范围也更广。在新时期下，文书档案其所涉及的面可包含党群文书档案管理、行政文书档案管理、特种载体的文书档案等多个方面。与此同时，在科技日新月异的新时期，文书档案其载体也呈现出多样化发展，例如电子文件、图片、录音、录像等都可作为文书档案的载体。而多样化文书档案载体的发展，则对现代化文书档案管理的相关管理人员其工作能力提出了更高的要求。

（三）管理标准化、规范化

不管是在旧时期还是在现阶段的新时期下，文书档案管理都具有公文管理所具有的管理标准化以及文书档案规范性、保密性以及服务性的特点[3]。在文书档案管理工作中，在资料的完整性与安全性上具有较高的要求，这就表示，现代化的文书档案管理工作需要做到认真仔细，要求相关的管理人员需要具有良好的事业心与责任感。

二、新时期下文书档案管理工作存在的问题

（一）缺乏规范化的文书档案管理制度

文书档案管理规范性不足是各企、事业单位文书档案管理工作中普遍存在的问题，其主要表现为档案号残缺不全、案卷标题缺乏一定的科学性，或是案卷内缺少目录以及组卷过于混乱等方面[4]。文书档案管理的不规范，不仅会对档案管理的质量造成一定的影响，同时还会阻碍文书档案再利用价值的提升。而分析其规范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文书档案管理制度而导致的，因此，在新时期下，需要不断完善相关的文书档案管理工作制度，以规范文书档案管理工作行为，从而促进企业持续、健康发展。

（二）缺乏现代化的文书档案管理手段

在文书档案管理手段上，缺乏标准化与专业化的计算机软件系统。目前许多档案管理软件，仅局限于档案专业化管理流程的研究上，而没有充分考虑到档案与文件之间的衔接性，缺乏现代化的管理手段。特别是在办公自动化推行之后，传统的文书档案管理软件很难实现与OA系统之间的无缝链接，这就导致部分的电子文件不能及时和准确的进行归档[5]。

（三）文书档案检索效率有待提高

在文书档案检索上方式上，主要有手工检索与计算机检索两种方式，而长期以来手工检索在文书档案检索中的应用最为广泛。在现阶段的文书档案检索中，仍是以手工检索为主要手段，但该种方法的检索效率并不高，很难适应新时期社会发展的需求。虽然也有部分文書档案管理人员为了提升手工检索的效率，花了许多时间与精力开发了一些检索工具，但在检索质量上较差，着又会导致文书档案的价值受到影响。而文书档案检索效率低，也会在关键时刻对企业的决策带来不可估量的影响。

（四）文书档案管理人员素质较低

文书档案管理人员作为档案管理的执行者，其工作能力与自身素质的高低都直接影响了文书档案管理工作的质量。而据研究调查显示[6]，现阶段大部分企业的档案管理人员大多属于转岗的老龄职工，而部分的则为企业管理阶层领导的亲戚等，这就导致文书档案管理团队人员专业水平与个人素质较低的现象，从而影响了管理工作的质量。因此，在新时期的文书档案管理工作中，提升管理人员的综合素质对促进企业的发展具有重要意义。

三、新时期下做好文书档案管理工作的对策

针对新时期下文书档案管理工作主要面临的挑战出发，并结合现阶段各企、事业单位在文书档案管理工作中主要存在的问题，提出以下几点相应的解决对策。

（一）完善文书档案管理制度

为满足新时期对文书管理的要求，针对目前其管理工作中由于管理制度缺乏而导致的文书管理规范性不足、保密性不够等问题，首先需要在原有的文书档案管理制度上进行完善。通过对现有制度的评估、分析，遵循科学、合法以及适用的原则，结合相关部门公文管理的实际工作要求，制定出符合现代化发展的“公文处理实施办法”[7]；并通过对以往的文书档案管理方面的各项具体要求或规定进行梳理，最终将档案管理、统计归档、文档处理程序以及档案的保密、借阅与销毁融为一体，并提出相应的规范化操作要求，以建立一个具有统一性、标准化的统一运行操作流程。同时对当前的存在管理漏洞的各项管理制度进行修缮，针对一些不合理或与实际管理工作不相符的制度，应及时废除，从新修订出适合企业发展与新时期要求的现代化文书档案管理制度。

除此之外，在电子科技不断发展的新时期之下，文书档案开始向电子档案的形式转换，因此，在建立或完善相关档案管理制度时，还需制定相应的电子文档管理制度，通过将现代化的文书档案管理制度与传统的管理制度进行有效的结合。从而使文书档案管理在健全的制度引导下得到全面、综合与完整的管理，从根本上提升管理工作的质量。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

在办公自动化系统的广泛应用使得收文、发文能够通过OA流转完成的新时期下，要求文书档案管理人员需要摒弃传统手工管理的观念，学会利用现代化先进的管理手段实现文书档案的现代化管理。

这就要求企业从文书档案管理工作的实际情况出发，选择合适企业档案管理工作需要的现代化管理软件，充分发挥计算机技术的作用，对文书档案进行整理、立卷、编号与储存、查阅等工作。同时，创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，使OA办公自动化系统能够与档案管理系统实现无缝链接，从而保证电子文件数据能够通过办公自动化系统进入档案管理系统并进行归档，并使纸质文档能够与电子文档相对应，确保信息的一致性。同时，企业需要利用相应的软件，加强对企业内部文书档案管理信息系统的建设，从而在保证文书档案质量的基础上提升文书档案的应用价值，进一步实现文书档案管理向信息化与现代化方向发展。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根據企业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）提升管理人员的综合素质

管理人员作为文书档案管理工作的最终执行者，同时也是保证各项档案管理工作正常进行的关键因素，管理人员自身素质水平与工作能力等综合素质直接决定了企业文书档案管理工作的水平。因此，各企业在文书档案管理人才队伍的建设上，一定要重视管理人员的综合素质水平。企、事业单位可以结合自身管理工作的需要，一方面可以通过引进或聘用的方式将具有一定文化水平、专业素质与业务能力较高的人才充实到管理队伍中；另一方面，企业可以从现阶段文书档案管理人员的具体情况出发，通过加强对管理人员相关知识与技能的培训，利用多种渠道、多层次与多手段对其进行继续教育，从而提升文书档案管理人员的专业知识与综合素质；除此之外，要求各管理人员对于新的管理知识、技术与手段不断加强学习，并定期开展业务交流活动，以提高其在文书档案管理方面的综合能力。

四、小结

在新时期下，企业的文书档案管理工作水平直接反应了企业内部的基础管理水平，文书档案管理工作想要适应时代发展的需要，就需要针对当前存在的问题，通过完善相关管理制度、利用现代化先进的管理手段，以提升文书档案检索效率，并通过提升相关管理人员的综合素质，从而促进文书档案管理工作向现代化、标准化、制度化与规范化方向迈进，促进企业的健康发展。

参考文献：

[1]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013（20）：62-63.

[2]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（07）：91.

[3]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（04）：20-21.

[4]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案，2016（10）：75-76.

[5]王雅群.论新时期如何做好文书档案管理工作[J].现代国企研究，2016（18）：46.

[6]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：187.

[7]王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].科技创新与应用，2013（12）：292.