加强工程档案管理的对策研究

陈娅

摘 要：伴随现代化经济建设的高速发展，市场竞争和人才竞争越来越激烈，档案作为一项重要的信息资源，其管理工作在经济社会发展中的作用日益突出，加强工程档案管理工作，是适应我国新时期工程建设发展的必然要求。工程档案管理具有非常高的社会价值，在进行城市规划设计、建设以及管理维护过程中发挥着非常重要的作用，其中记载的文字、图像以及声像是工程建设的载体，是宝贵的信息资源和知识宝库，属于潜在的生产力，为城市规划和建设以及发展起到了非常重要的基础作用。要真正提升工程档案管理水平，需要各管理层面的从业者们不断努力。下面笔者就工程档案管理工作展开论述，以期为工程档案管理提供参考。

关键词：工程档案；管理；措施

工程档案关系到国计民生，对社会的发展具有重要的意义。工程档案是记录工程建设项目的重要凭据，工程档案真实记录和客观反映了一个项目从立项、可行性研究、设計、招投标到施工、竣工等全过程的信息资料，是宝贵的信息资源和知识宝库，是科技管理的重要组成部分。通过档案资料的查阅，能够了解工程项目在建设过程中的具体情况，能够为城市规划和建设发展提供有利参考，具有非常突出的社会价值。因此，搞好工程档案管理工作，提高工程档案管理水平意义重大。

一、对于工程档案管理的意义分析

工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。

工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。

工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案--人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

二、提高工程档案管理工作的途径和方法

1.加强工程档案管理工作的制度建设。在进行实际的档案管理过程中，要明确管理的载体、主体、任务以及要素，要严格依照法律法规进行管理，要建立相应的档案预验收和执法制度，严格控制备案和报送过程，保证工程档案的内在和外在质量。因此，管理人员要熟悉掌握有关工程档案管理的法律和规定，提高自身素质和综合管理水平，同时在实际管理过程中不断完善各种制度，明确各种程序，提高管理质量和效率；同时还要进行必要的监督，避免出现重大失误的情况或者管理事故。

2.实现工程档案管理的规范化和现代化。为了提高工程档案的管理水平，提高管理人员自身的道德素质，根据工程档案管理的现状，明确工程建设单位、设计单位、施工单位以及建立单位资料管理人员的职责，保证整个工程资料搜集的完整和规范，保证与整个工程施工过程步调一致，同时工程资料和档案在维护各个参建单位合法权益过程中发挥着重要的作用，是非常重要的依据。

3.严格按照工程档案管理要求，加强对工程竣工资料的验收

在进行工程竣工验收过程中，建设单位和资料管理人员要严格按照工程档案管理的要求进行资料的搜集和整理；同时对工程建设过程中的文件和资料进行严格全面的审核和检查，及时发现和解决现实中存在的问题，不断查漏补缺，保证竣工材料的搜集有效及时，做好最后工程的验收工作和档案资料验收工作，保证二者同步，避免出现不协调的情况。

4.提高工程档案管理人员的整体素质。近些年来，随着我国工程建设迅速发展，工程资料在管理过程中出现许多新的特点和变化，给管理人员提出了更高的挑战和要求，要提高工程资料管理人员的工作意识、质量以及水平。同时在实际管理过程中，要认识到资料管理的重要性，采用先进的科学技术和系统进行管理，引进先进的管理方法和手段，提高自我管理意识，能够真正领会和掌握相关法律、法规的规定，增强责任心，保证工程档案的质量。

5.做好工程建设资料编制工作。在很大程度上工程的技术资料可以反映施工质量，因此，施工资料管理人员要根据实际情况，严格按照施工进度进行资料的搜集和整理，尤其做好工程技术资料的搜集整理，做好跟踪的搜集工作以及各种质量评定的原始记录，保证整个内容的连贯性和连续性，在工程竣工以后，要避免出现缺少资料的情况，明确各项资料管理人员的职责和责任，避免出现遗漏或者错误的情况，这就要求资料管理人员要对资料进行详细的手机，进行分部和分项工程资料的分类整理，同时还要加强监督，对出现的漏项或者错误情况，要及时进行补充和纠正。

6.要利用各种手段开发工程资料的信息资源，做好工程资料信息统计工作。因此，资料管理人员要实现信息资料管理的微机化管理，对资料管理的时间、地点进行严谨的管理，保证在使用过程中能够及时调出，避免出现人力物力财力的浪费，最大限度的降低管理人员的工作强度，实现工程档案管理的标准化、微机化以及信息化，大力建立电子文件类的资料。同时还要做好各方面的协调工作，提高管理工作的效率；按照标准和资料的性质进行科学合理的分类编号。另外，要做好材料的传递和变更记录。在实际的管理使用过程中，进行频繁的变更，就会对材料和档案的完整性产生一定程度的影响，因此，要对做好相应的记录，避免出现丢失或者损坏的情况。

三、结语

在进行工程档案管理过程中，要制定有效完整的制度，根据实际管理过程中存在的问题采用先进的管理技术和手段，不断总结经验教训，保证工程档案的完整性和有效性，从而为以后工程建设提供必要的借鉴和帮助。

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