高校仪器设备全生命周期信息化管理模式

张海峰, 郑 旭

(东北大学 资产与实验室管理处, 辽宁 沈阳 110819)

资产管理

高校仪器设备全生命周期信息化管理模式

张海峰, 郑 旭

(东北大学 资产与实验室管理处, 辽宁 沈阳 110819)

针对仪器设备管理的现状,提出了全生命周期管理理念,并与信息化管理有机结合,阐述了仪器设备全生命周期信息化管理的必要性、可行性和优越性,构建从配置论证、招标采购、验收入账、使用共享、维修处置的仪器设备全生命周期的信息化管理模型和管理框架。

仪器设备； 全生命周期； 信息化管理； 管理模式

仪器设备作为高校开展人才培养、科学研究和技术创新的物质基础,是评价高校科研实力与教学水平的重要指标,在高校改革发展的各项工作中均有着不可替代的作用。随着“985工程”“211工程”“一流大学、一流学科”项目和国家重点实验室等专项资金的不断投入,学校包括仪器设备资源在内的硬件设施得到了极大改善,仪器设备在数量、层次和结构方面都发生了显著变化,仪器设备在学校固定资产中所占的比例也越来越大。以东北大学为例,仪器设备总值占同期学校固定资产总值的比例由2010年的30.48%增长为2014年的42.62%,增长速度迅猛,仪器设备总值几乎占学校固定资产总值的一半。

仪器设备数量的迅速增长,极大地提高了学校人才培养和科技创新的条件与能力,同时也对仪器设备管理提出了更高标准的要求。在信息化高速发展的新形势下,如何优化资产配置、提高使用效益,如何利用信息化手段、提高服务质量,如何实施综合管理、建立生命周期管理模式,更好地发挥仪器设备在教学科研、人才培养、社会服务中的保障作用具有重要意义。

1 仪器设备全生命周期信息化管理理念

所谓全生命周期管理是指对管理对象生命周期的全过程实行一体化动态管理的行为[1]。全生命周期管理强调对产品全寿命发展过程实施持续不断、协调统一的管理,保证各个阶段活动前后衔接,各个阶段决策的一致性,达到产品在全寿命周期内最优[2]。适用于生命周期方法的研究对象必须符合2个条件,即具有生命的特征和存在的有限性。

全生命周期管理理念应用于高校仪器设备管理中,将仪器设备配置论证、验收入账、使用维修、开放共享、调拨处置等各个环节及工作流程进行统一规范,并借助信息化管理手段实现仪器设备全生命周期信息化跟踪管理,从而提升仪器设备管理水平和服务质量。

1.1 整合管理平台,实现资产一体化管理

仪器设备全生命周期管理的核心就是“一体化”管理,即在统一的管理系统中完成对仪器设备全生命周期的动态监管[3]。全生命周期的信息化管理将仪器设备预算系统、仪器设备招标采购系统、采购合同管理系统、仪器设备管理系统以及贵重仪器设备共享系统整合,利用一个统一的平台,涵盖仪器设备从预算论证、招标采购、合同监管、使用共享等全生命周期的管理内容。

1.2 管理数据共享,实现资产追踪管理

仪器设备全生命周期信息化管理模式的建立,实现仪器设备数据在系统各个模块中的实时交换和高效共享,使得仪器设备的配置论证环节、招标采购环节、资产入账环节有机关联,实现了仪器设备全生命周期的追踪管理,顺利完成仪器设备任何一个节点向前向后的跟踪监管[4],避免了以往设备配置论证与入账管理等脱节或衔接困难、数据查询统计需跨系统实现的情况,有效地提高了管理数据的完整性。

1.3 管理流程缜密,提高资产管理效率

仪器设备全生命周期管理工作是由各归口管理部门分工协作完成的,这些部门包括发展规划与学科建设处、科学技术处、招标采购办公室、资产与实验室管理处、计划财经处等。建立一个仪器设备全生命周期管理平台,提高各环节的流转速度,规范各事项的办理流程,有效避免因各归口管理部门信息不畅而出现管理流程中的衔接漏洞或工作进度滞后等问题。以采购工作为例,仪器设备购置计划论证通过后,系统自动进入实施环节(采购审批—合同签署—到货验收—建账使用),及时准确地掌握和监控配置计划实施进度,提高管理效率。

1.4 节约管理成本,提高资产管理质量

建立一体化的信息管理平台实现了强大的数据和信息处理功能,一方面根据各归口管理部门的工作需要,对仪器设备管理数据和信息进行综合管理,高效准确地形成各种统计数据,节约人力物力的同时,有效地提高了资产数据的质量；另一方面在设备配置中可准确掌握存量信息,推进仪器设备共享共用,有效地避免重复购置等浪费现象的发生,为管理决策提供及时可靠的保障和依据。

1.5 优化资源配置,提高资产管理效益

仪器设备全生命周期管理包括配置管理、使用管理等多个环节。设备调拨作为一种配置方式,能够充分发挥仪器设备的使用效益,通过系统进行拟调拨资产公示的方式,杜绝资产的闲置浪费[5]。同时,仪器设备共享作为在使用管理中的重要工作,利用平台及时有效地发布共享需求、更新共享数据、提高仪器设备的共享效益、优化资源配置、最大限度地发挥仪器设备效能,提高其使用效益和效率。

2 全生命周期管理平台的搭建基础

2.1 管理制度健全是保障

高校仪器设备管理是一项涉及面广、数据量大、业务种类繁多、管理流程复杂的系统工程,涉及仪器设备预算论证、配置共享、验收入账、使用调拨、维修处置等多项业务,与学校财务制度、学科建设发展规划以及人才培养规划都有着密切的联系。

实行仪器设备全生命周期管理,就需要建立和完善配套的全生命周期各环节的规章制度,只有建立仪器设备全方位、多角度、无死角的管理体系,引入多级审核审批、监督复核、评估督促机制,才能搭建责权分明、流程明晰、管理科学、运转高效的管理平台[6]。因此,完善管理制度、明晰管理流程、建立全生命周期的管理制度体系是全生命周期管理平台搭建的保障。

2.2 管理一体化建设是关键

全生命周期管理的核心就是一体化管理,因此,建立全生命周期管理平台的核心和关键就是建立一体化管理模式[7]。一方面要构建一体化的管理框架和标准化、规范化、集约化的管理流程,对仪器设备全生命周期实行统一管理；另一方面要建立归口管理机制,明确仪器设备各环节的归口管理部门职责与分工。通过一体化的管理,对仪器设备全生命周期各环节的归口管理数据整合在一个平台,通过统一数据规范,实现一体化的集成管理。

2.3 平台信息化建设是基础

全生命周期的资产管理平台是生命周期管理理念与先进网络技术的有机结合,与传统管理模式下的单机版管理系统有着很大的区别,其通过信息技术手段来指导和规范各环节的管理流程、审批方式,通过链条式的信息管理模式来实现各环节的有序流转,通过高效运转的管理效率来提升管理服务的质量水平[8]。因此,只有通过高水平的信息化建设,才能真正实现仪器设备的全生命周期的链条式管理。

2.4 管理数据互通是要务

由于管理功能和数据来源的需要,仪器设备全生命周期资产管理平台须与学校预算管理系统、财务管理系统、人事管理系统等协作互通,实现数据的交互利用[9]。这既是管理流程的重要环节,也是多角度全方位的数据信息的重要来源渠道。因此,通过对预算管理、财务管理的流程再造,解决与预算管理系统、财务管理系统、采购管理系统、资产管理系统直接的协同互通问题,是全生命周期管理平台开发工作的要务,既要保证各系统在管理功能、数据交互上的相互支持和共享共用,也要遵守各系统的管理制度。

2.5 管理队伍建设是手段

信息化管理是目前较为先进、创新的管理手段,迫切需要专业素质高、业务能力强、工作效率高的资产管理服务团队。资产管理服务团队一方面需要专职从事全校资产管理工作的专业技术人员,另一方面需要工作积极性高、责任心强、专业能力过硬的资产管理员团队。资产管理服务团队专业水平高低、管理能力强弱直接影响资产管理平台的运行成效[10]。因此,应高度重视并采取强有力的举措,提高服务团队资产管理积极性,有针对性地开展集中式定期专业培训,切实提高资产管理服务团队的职业道德、业务能力和管理水平[11]。

3 全生命周期管理平台的搭建

3.1 核心设计理念

全生命周期管理平台的建立能够调动资产管理部门、资产使用部门和资产管理员、资产使用人共同在同一平台上参与资产管理事项,有效地提高仪器设备全部环节管理效率和控制力度,彻底解决归口管理部门间信息封闭、管理脱节、工作繁琐、对账困难等问题,实现信息资产的时效性和开放性,彻底改变原有的管理模式。

(1) 资产业务全面覆盖。管理平台对仪器设备从配置论证、招标采购、合同签署、验收入账、使用维护、到调拨共享、维修处置的全生命周期进行管理,实现资产业务全覆盖。系统业务结构如图1所示。

图1 系统业务结构图

(2) 资产业务线上办理。为了提升仪器设备全方位管理的服务水平、简化操作程序、提高工作效率,采用现代化的信息管理手段,通过管理平台实现所有资产业务的线上申请、审核、审批,申请人可随时掌握申请事项的处理情况,审批人可随时查看和审批资产事项。平台实现与财务管理系统等管理平台对接,提高服务质量。采购业务流程如图2所示。

(3) 资产实名制管理。依据“谁使用、谁管理、谁负责”的原则,明确资产管理职责,将仪器设备责任从传统的“校、院”两级模式,升级为“校、院、个人”3级管理模式,确定所有资产的使用人并体现在管理平台中,设置资产“在线核查”功能,以领用人为主体的低成本有效核查手段,最大限度保证资产安全完整、账实相符。资产“在线核查”业务流程如图3所示。

(4) 资产统计高效准确。管理平台需实现与财政部、教育部、国管局等上级管理部门的系统互通,实现数据整理上报无缝衔接,提高资产统计和报表填报的工作效率和准确度。根据资产管理工作需要,生成各类统计数据,方便资产管理部门进行相关决策。

3.2 平台的多角色管理设计

仪器设备管理涉及部门广、业务多、流程繁杂,需要学校多部门的协调配合。为有效地开展仪器设备全生命周期规范化管理,管理平台根据不同业务的流程和审批权限,建立了不同的平台角色,以实现仪器设备的全方位监管。

(1) 资产领用人。资产领用人在平台中能够完成仪器设备采购、合同签署、验收入账、调拨维修、处置等业务的申请,并在平台中查看各项业务的审批状态,定期在平台开展仪器设备自查工作。

图2 采购业务流程图

图3 资产“在线核查”业务流程图

(2) 资产使用部门管理员。对本部门人员提出的资产各项业务申请进行审核,并能够在平台中对本部门资产进行统计,掌握资产现状、存放地、使用人等信息。

(3) 资产使用部门主管领导。对本部门发生的资产相关事项进行审核、审批,定期检查及监督本部门资产管理工作。

(4) 仪器设备主管部门领导。掌握全校资产现状、使用状态等信息,进行资产统计工作,并随时处理各角色提交的资产相关业务申请,对平台进行定期维护。

3.3 平台管理功能的实现

(1) 采购模块:资产采购模块能够动态反映学校各类资产的采购过程,将传统工作模式转变成给予网络的流程化管理,采购模块包括预算管理、经费审核、采购申请及审批、网上供应商竞价、成交公示、质保金支付等流程,实现从采购预算、申请审批到最终的合同签订全过程都在系统中呈现动态记录,各环节都授予审批人网上审批权限,实现采购过程的动态化监管。

(2) 设备管理模块:设备管理模块能够反映仪器设备从验收入账、调拨维修到盘点处置的全部管理过程。验收入账管理模块实现仪器设备现场验收预约、入账网上申请等功能；调拨、维修、处置模块能够实现全部申请事项的网上申请、审核,实时反映审批进度,实现对仪器设备链条式管理。

(3) 资产盘点模块：实现仪器设备实名制管理功能,并为使用人设置设备自查周期。

(4) 共享模块:在引入资产管理平台后,与仪器设备共享平台的对接模式,建立开放测试基金模块、维修基金模块和绩效评价模块,通过对共享设备加载机时统计设备,实现仪器设备共享网上预约、缴费、使用机时统计等功能,科学掌握和提升共享管理工作[12]。

(5) 报账业务:建立与财务管理系统的对接,实现财务经费审核、资产入账后自动流转报销等功能,使资产管理部门与财务部门实现联动,做到实时对账、数据对接、账账相符,有效地避免部门之间的信息不对称。

4 结语

高校仪器设备全生命周期的信息化管理是一项长期、艰巨而重要的工作。只有实现了全生命周期的信息化管理,提高仪器设备的管理层次和管理手段,才能适应高等教育发展的需要,更好地为教学、科研和行政管理做好保障和服务,为高校发展的科学决策提供可靠的信息依据[13]。仪器设备管理涉及部门众多、任务繁重,虽在此项工作中已取得一定的成绩,但距离真正意义上的全生命周期信息化管理还有一定的距离。随着高校资产管理要求不断提升、管理内容不断细化,科学系统化管理模式不断成熟,资产管理工作引入全生命周期管理理念,实现信息化资产管理,改变高校资产管理模式,提高资产的综合效益。

References)

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Informationization management mode for entire life cycle of university instruments and equipment

Zhang Haifeng, Zheng Xu

(Asset and Laboratory Administration Department,Northeastern University,Shenyang 110819,China)

Aiming at the current situation of instruments and equipment management, this paper proposes the innovative idea for the entire life cycle management. Combined with the informationization management, the necessity, feasibility and superiority of the informationization management for the entire life cycle of instruments and equipment are elaborated. The informationization management model and management framework for the entire life cycle of instruments and equipment including the allocation verification, biding procurement, acceptance and accounting, utilization sharing, and maintenance and disposal are established.

instruments and equipment; entire life cycle; informationization management; management mode

10.16791/j.cnki.sjg.2017.05.068

2016-11-09

张海峰(1969—),男,辽宁西丰,硕士,副研究员,东北大学资产与实验室管理处处长,主要从事仪器设备及实验室管理工作.

E-mail：zhf@mail.neu.edu.cn

G482

A

1002-4956(2017)5-0270-05