浅析新时期机关档案管理的发展

付柠檬

（广西壮族自治区钦州市人大常委会法制研究所）

摘要：随着经济的飞速发展和改革开放的深入，我国的一些制度也作出了相应的调整，诸如人事制度。对其档案的管理也是一项极为重要的工作，档案管理工作是一些人事单位日常运行的基础，对新时期企业或部门的发展具有重大的意义。随着时代的发展，我国档案管理的工作有了巨大的进步，但是，事物的发展过程并不总是顺风顺水，在机关档案管理发展过程中不可避免的存在着一些问题。本文旨在对新时期机关档案管理的发展情况进行分析，为促进档案管理工作更好的适应时代、社会的发展提供理论支持。

关键词：机关档案管理；发展；问题；措施。

【引言】档案是机关、企业、个人的社会活动的产物，意义重大，不仅应用在个人管理方面，在国家的外交、政治等信息方面也发挥着不可估量的作用。随着我国经济的发展和科技的进步，档案的管理的手段和方式也在不断更新中。但是在经济和科技飞速发展的今天，机关档案的管理仍存在着一些问题。

一、现今机关档案管理工作存在的不足

1、 档案管理的结构不完善、时代性不强

现今我国机关档案体系的结构不完善，主要表现在档案来源、档案内容和其分类等三个方面。首先，在档案来源的方面，有很大一部分的机关档案的负责机构大多只留存了第一机构而缺乏第二、三级的档案。其次，在机关档案的内容方面，有很大部分的机关档案注重国家的内政外交和社会团体的社会活动的记载，在普通群众的相关面方面，则很少记载。最后，在档案的分类方面，多使用文字档案，而利用科技的方式则较少利用。音频、视频等的档案则较少。文字档案的作用毋庸置疑，但是，目前正处于信息化时代，电子档案拥有方便、易于保存、重复利用率高等方面的优势，但是，文字档案的保存成本高以及工作量大，电子档案正在逐渐取代文字档案。

2、人才的缺乏

人才是机关档案管理工作的前提和基础。然而，当前在机关档案管理工作方面却存在着人才缺乏、队伍建设缓慢的问题。究其原因，主要是因为高校专业设置、现有档案工作人员的专业背景和档案管部门对工作人员培训的缺乏等方面。首先，高校开设档案管理的专业的时间较晚，所以到目前为止培养的人才无论在数量和质量上都有很大的提升空间。其次，现有档案工作人员的专业人员，很大一部分都未系统的学习过相关的专业知识。再者，一些机关档案管理部门对没有专业背景的工作人员的继续教育重视程度不够，日常的理论和实践培训较为缺乏。最后，档案管理部门的财政支持不足，也是阻碍档案工作人才培养的一个重要因素。

3、相关制度的制定和实施方面不够完备

有一部分机关档案管理部门缺乏完善的基本制度，更有甚者，在岗位职责方面也未有明确的制度，一些机关档案管理部门虽然也制定了一些制度，但在制度的科学性和系统性方面有待提高。此外，在相关制度的实施过程中，一些机关档案管理部门不能严格执行，诸如由于工作人员的疏忽，导致档案材料的真实性有待于核实。另外，档案管理工作人员对相关材料进行收集和保管的主动性不高，造成一些档案材料不完整和向信息的缺失。

4、档案的信息化阻力强大

随着经济和科技的发展，目前世界已经进入信息化时代。但是我国一些机关档案管理部门的管理者多信息化的重要性认识不够，加之我国拥有完整体系的传统档案管理方法，所以目前的档案管理工作多是对文字资料的整理。此外，受人力、物力、财力等因素的制约，这使得档案管理信息化工作难以开展实施。

二、新时期机关档案管理发展新趋势

当今的社会，科学技术是第一生产力。科技已经渗透到社会的各个方面，对于机关的档案管理也不例外。随着信息化时代的继续推进，新时期机关档案的管理会更加多元发展、技术性强，信息化的程度高。这样的趋势主要体现在對档案资源的机构调整和整合方面。

机关档案管理部门更加重视经济、科技等内容的档案资源的开发和利用以适应社会、经济的发展。档案结构在不断地进行调整，档案资源的时代性和地方性则更为显著，一方面，它与社会、人民的联系更为密切，对社会问题的反应更为及时准确。另一方面，独具地方特色的档案资源得到重视并恰当开发利用使得我国档案资料更为丰富。同时，机关档案管理体系也在逐步得到完善。除此之外，在档案的整合方面，对档案资源进行科学合理的分类，利用信息技术使得档案资源管理体系更加完善丰富。档案管理体系的系统化、科学化、信息化是其发展的大趋势。

三、改进新时期机关档案管理工作

改进新时期机关档案管理工作是一项长期而艰巨的任务。笔者认为应从制度和组织建设、管理模式的创新和信息化等方面入手。

1、加强制度和组织建设，强化执行，培养人才

制度是机关档案管理机构正常运行的保障，要使机关档案管理工作更为科学、规范就要建立健全相关的规章制度。第一，应该明确各个岗位的责任和分工，对失于职责的行为应该进行严格有效的惩治措施。第二，完善机关档案管理部门的财政制度，做好预算，在完善相关设备的同时要进行相关的专业培训方面等软件的财政支持以提高机关档案管理的社会服务和科技水平。

人才同样是机关档案管理机构的重要组成部分，工作人员的的水平对机关档案管理工作的质量水平有很大影响，所以，应该加强相关的组织建设。一方面，现今的机关档案管理机构在进行招聘时，应首先考虑有档案专业的学习背景，以提高人才队伍的专业水平和管理水平。另一方面，针对目前在职的工作人员，应多开展相关专业知识的培训班。在信息技术飞速发展的当今社会，也更应该使这类员工更新观念和方法，与时代接轨，促进档案管理水平的提高。

2、管理模式的创新

现代社会，信息技术的发展速度愈来愈快，对人类社会的影响同样如此。信息技术使得生产的观念、方式发生了巨变，运用现代技术，管创新理模式是新时期机关档案管理发展的新趋势。将信息、数字引入管理体系中来提高档案管理水平是实现新时期机关档案管理发展更好更快的重要途径。

3. 机关档案管理的信息化，建立数据库

机关档案数据库的建设是构建科学化、信息化的新时期机关档案管理体系的重要方法。对档案信息进行数字化处理，然后存入数据库中，将极大方便档案信息的使用和管理。在科学技术飞速发展的现今，新时期机关档案管理应该坚持创新，借鉴吸收他国先进的档案管理经验，与时俱进。机关档案管理的信息化应涉及人才队伍、制度建设、信息的保管和利用以及数据库等各个方面，将信息技术引入到档案管理工作的各个环节，促进新时期机关档案管理工作的不断进步。

四、结语

新时期机关档案管理工作的意义重大，涉及到国家、社会和个人。因此做好机关的档案管理工作，适应时代发展的重要性不言而喻。在科技飞速发展的现代社会，信息化、科学化是大势所趋，相关档案管理部门应积极创新，努力发展，为社会主义现代化做出应有的贡献。

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