保密问题在档案保管程序中的重要意义及对策

刁丹

（嫩江县科技情报站）

摘 要：在对档案进行保管的过程中，脱离不开安全性的问题。加强安全化的档案管理，就应该对档案的保密工作及其相应的流程加以严格的控制。这需要相关档案管理人员在思想上具备高度的认识，同时在实际的工作过程中具有较强的责任感。这样才能够做好档案管理的相关工作。对于当前我国档案保密工作中存在的一些问题，需要相关人员加以进一步的解决，提出有效的对策，这对于我国今后的档案行业发展来说具有十分重要的现实意义。本文主要对档案管理工作中保密问题所具有的意义以及今后需要完善的内容展开了进一步的论述，希望能够对今后的档案保管工作带来一定的帮助，使得档案能够真正的成为各行各业中一项必要的参考依据。

关键词：保密问题；档案保管程序；意义；对策

在档案的保管工作中包含很多内容。而保密工作就是其中一项最为重要的工作内容，作为一名合格的档案管理人员，需要始终坚持对档案保密的原则，这样才能够确保档案更加的安全以及完整。尤其是在一些重要的机关单位，档案的保密工作就显得尤为重要，只有不断提高自身的认识以及完善档案保密工作的内容，才能够促进我国档案行业的进一步发展。因此，本文主要针对档案保密工作在现实生活中所具有的重要意义以及如何解决档案保密工作中的问题展开了探讨，提出一些对策，希望可以在今后的工作中得到更好的发展。

1 档案保密工作的内容

在对档案进行保密的过程中，包含很多的工作内容。笔者通过自身的经验进行总结，认为应该从以下四个方面加强对档案保密工作的管理，使其能够确保档案得到更加完整的保存。首先是在档案库房管理的过程中，一定要严格按照保密的原则进行档案的保管。档案库房是放置档案的主要场所，因此对于保密工作而言就显得尤为重要。通常情况下，档案库房的设置需要满足独立性的要求，有条件的单位应该单独设置一个档案库房，而不是将办公室以及其他一些场所和档案库房共同使用，否则这样就会在无形之中增加了档案的安全隐患。此外，档案库房应该专门保管档案，而其他与档案无关的物品需要清理干净。进出库房需要严格的进行登记，只有相关工作者才能够进入到档案库房中，其他不相关的人士则禁止出入。要想让档案库房具有更加完善的保密性，那么就需要将防火、防盗、防潮、防腐等相关的要求加以严格的落实。档案管理人员始终应该具备较高的保密工作意识，尤其是在特殊的要害部位更加应该严格贯彻档案库房的管理原则，进行有效地预防，避免隐患的发生。做到以防为主，将可能产生的安全隐患降到最低。只有科学的对待档案库房，对其进行管理，才能够让档案保密工作更加顺利的开展下去，维护档案的安全性，为相关的工作提供充分的參考依据。

其次是在进行档案管理的过程中，应该遵循保密的原则。尤其是在一些比较关键的工作岗位上，应该将保密安全责任制贯彻始终。为了防止出现档案泄露的现象，就需要定期开展保密工作的安全排查，并且将其推进到一定的深度。一旦发现问题的产生，就应该及时地加以控制，将损失降到最低，让档案管理工作更加顺利的进行下去。一些需要高度保密的档案，则应该在明显的位置上贴有相应的保密标识，并且这些档案应该与一般的档案区分开来进行保管以及利用，上述这些措施都是预防档案失密事故发生的有效手段，维护档案的安全性需要依靠有效的保密手段。

第三，在现代化的发展进程中，计算机系统是进行档案保管的主要方式。计算机的应用一方面可以加快档案管理的效率，但是从另一方面来讲，对于档案管理的安全性也带来了一定的隐患。所以计算机系统的安全管理以及保密工作也是十分重要的。我们需要认清一般的计算机和涉密机之间的区别，并且加以区分。涉密机需要始终保持在脱机的工作状态中，禁止其与互联网等一些网络设备进行连接，并且在使用的过程中需要进行身份认证。只有通过身份认证的工作人员才能够使用计算机系统。为了提高保密工作的安全，还应该增加防泄密干扰器以及传输存储加密等相关方面的手段，对于工作人员而言，应该始终坚持保密原则，遵守相应的纪律以及制度，每一个人都需要明确自身的职责，通过网络进行信息传递，一定明件明传，明问明答；密件密传，密问密答，严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施；录有文件的软盘信息要妥善保管，严防丢失。

2 在档案保管过程中解决保密问题的措施

要做好档案的保密工作，首先应认真贯彻执行国家制定的《档案法》、《保密法》、《科学技术档案工作条例》，建立、健全各项管理制度和科学的管理方法，即对科技档案实行集中统一管理制。以保护好科技档案的安全，避免或减少对科技档案的损坏，保护好科技专利。

2.1 加强对档案库房的管理

档案保密的重难点在于库房管理，按照国家相应的法律法规，档案的库房不应该是办公室改造的房间，而应该是单独修建的，保密措施好的，门窗被加固的，对于人员的设置和安排，也应该从严处理。通常情况下，档案库房应当由专业的档案人员来管理，以库房各项管理制度为基础，对于不相干人员，一律禁止人内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.2 做好档案管理的监督工作

档案管理的监督工作能否做好，是保密工作优劣的一项重要指标。档案的管理监督工作就是指在档案的使用过程，如果危害到档案安全性及保密性，要及时发现、纠正、制止的一种工作。通过监督渠道，既可以充分发挥档案的作用，还可以保证档案的安全与完整。详尽的来讲，应该从队伍建设以及监督措施这几个方面实施。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，档案业务熟练，谨记档案法规；三是文化素质，要有良好的文化基础，对于工作中出现的问题，能善于及时总结形成规律。另外，对档案管保人员还要求有缜密的心思，敏锐的观察能力和灵活的处事能力。

结束语

档案保密工作是档案管理人员在整个档案管理过程中起决定性作用的工作，因此，档案管保人员必须要有强烈的责任感，工作中应该时刻保持谨慎和警踢，确保档案的万无一失，为档案的正确利用保驾护航。

参考文献

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