基于信息化管理理念的工程设计单位档案管理研究

马楠

（哈尔滨市市政工程设计院）

摘 要：自改革开放以来，经济以及科技的快速发展带动了各行各业的蓬勃发展，其中工程行业的发展最为快速，这即是由于社会的基础设施离不开建筑工程的建设，也是由于建筑工程行业对于改善民生具有十分重要的作用，而工程设计是保证工程质量的先决条件，其中设计单位的档案管理对于管理工程设计具有不可估量的重要作用。本文主要通过阐述工程设计单位档案管理的概念以及其特色，探讨目前我国工程设计单位档案管理中所存在的问题，并提出相应的解决对策，并重点强调信息化管理理念在工程设计档案管理中的必要性以及重要性。

关键词：信息化管理理念；工程设计单位；档案管理研究

前言

目前随着城市化建设的步伐逐渐加快，各个区域处于建设的工程量十分大，而一般情况下，所有的工程必须满足当地的人文情怀等因素，而这就需要工程设计人员能够掌握当地的环境以及人文特色，而作为科技档案的重要组成部分，工程设计档案的作用十分明显，不仅可以为设计师提供一个参考，同时也可以便于相关单位对于工程的管理，但是无论是何种工程的建设周期都十分长，这也就导致在实际中的工程设计单位的档案管理上存在很大的问题，进而影响了档案管理的发展。

1 工程设计单位档案管理的综述

科技档案是我国档案的主要组成部分，其中绝大多数的科技档案均是工程设计档案，而所谓的工程设计档案一般所指的就是工程设计过程中所形成的文件材料，不仅包括设计文件，同样也包括设计图纸，而工程设计档案管理就是对这些文件进行一定的管理，使由于工程的不同，所以工程设计档案的管理存在一定的区别，但是总体来说所有的工程设计档案管理都存在相同的特點，即综合性、成套性、专业性、阶段性以及周期长、数量多、整编量大，其中综合性以及专业性是由于工程设计的特点造成的，这是由于工程建设过程中的学科交叉型极强，因此在设计过程中，设计人员需要掌握一定的知识储备，而这也就会导致相关的档案材料十分复杂，既包括电子档案、也包括图纸档案等；而成套性以及周期长是由于工程设计过程中，设计师从设计书的提出到设计成为现实这一过程中，需要反复的根据实际情况进行更改，而工程各行建设过程周期十分长，因此导致工程设计档案的管理周期较长，具有较强的成套性；工程设计的图纸以及电子图纸的量十分大，因此相关的管理人员在收集、保存、管理的过程中所面对的档案内容繁杂且数量极大，同时也要根据不同的阶段对工程设计档案进行归档保存工作。

2 目前工程设计单位档案管理中所存在的问题

2.1 重视度问题

由上可知工程设计单位的档案管理工作对于档案管理的发展十分重要，但是在实际中，相关的管理人员对于自己工作的认知不健全，导致管理工作存在大量的疏忽，进而影响了档案的管理工作，这主要是由于相关的高层领导对于工程设计档案管理的工作不重视造成的，由于绝大多数的人员不能正确的认识到工程设计档案管理在社会发展以及当地经济发展中的作用，使得工程设计的档案管理形同虚设，严重影响档案管理的发展。

2.2 设施不健全

由于档案管理在我国形成系统的体系的时间不长，这也就导致在工程设计单位档案管理中，存在一定的设施问题，目前我国所使用的档案管理设施都过于陈旧，无法满足当前社会对于档案管理的要求，同时由于信息化建设的步伐正在逐渐加快，这也就导致传统的管理措施一定的会被时代所抛弃，因此工程设计单位档案管理的设计不健全不仅会影响当前档案管理的工作效率，同样也会制约信息化时代档案管理的发展。

2.3 管理体系不健全

虽然我国在较短的时间内形成了一套更适用于我国的档案管理体系，但是由于时间尚短，我国的管理体系相对于发达国家并不健全，所有的管理过程都存在管理后置的现象，这严重影响管理的工作效率，而在档案管理中也是同样如此，相关的档案管理体系不健全，导致管理工作人员在工作过程中存在懈怠的情况出现，在影响管理的工作效率的同时，还在一定的程度上影响了工程设计档案的作用的发挥。

2.4 人员素质问题

无论何时何地，人都是一个行业、一个单位、一个国家乃至是一个社会发展打的核心，而在工程设计单位的档案管理工作中同样如此，但是由于目前从事工程设计单位档案管理人员的专业素质不高，相关的专业技能没有得到掌握，这就会降低档案管理的工作效率，同时由于目前从事工程设计单位档案管理的工作人员对自身工作存在误差，使得相关的工作人员往往身兼数职，这也在一定程度上影响了工程设计单位档案管理的工作效率。

3 改善工程设计单位档案管理的现状

3.1 加强重视度

为了能更好的发展工程设计单位档案管理，就必须采取措施解决目前工程设计单位档案管理工作中所出现的问题。因此就必须提高工程设计单位档案管理相关工作人员对其的重视度，可以通过开展讲坛，宣传等方式使得工程设计单位的人员能明确工程设计档案管理在社会发展中的重要性，明确档案管理的含义以及特殊性，加强工程设计单位工作人员对工程设计档案管理的重视性，从而使得功臣搞设计单位档案管理工作能供高效、有序的进行。

3.2 引进设备

由于计算机技术以及网络技术的发展，信息化档案管理一定会成为档案管理的主要发展趋势，而这就需要对档案管理的设施有一定的要求，所以必须及时的更新目前档案管理中所使用的相关设备以及设施，加强安全管理，避免档案因为意外而丢失的情况出现，除此之外，也可以通过引进相关的设备，自主研发更适用我国档案管理的系统，从而提升我国工程设计档案管理设备的先进性，提高档案管理的工作效率。

3.3 健全管理体系

管理体系的不健全是影响工程设计单位档案管理工作不尽人意的主要因素，因此为了能保证工程设计单位档案管理能够有序、高效的进行，金必须健全相应的管理体系，这可以通过制定相应的管理规则，加强监督，例如可以通过定时、不定期的抽查确定档案管理人员的工作过情况，除此之外也可以引进发达国家的档案管理的管理体系，提高我国的工程设计单位档案管理的工作效率，进而促进我国档案管理事业的发展。

3.4 提高人员的工作素质

为了能保证档案管理的工作效率以及工作质量，就必须提高相关管理人员的工作素质，这就需要对相关的管理人员进行定期的培训，使得其能及时的掌握先进的管理理念，进而提高工程设计单位档案管理人员的工作效率，除此之外，也可以在大学设立相应的专业，进而提高员工的专业素质，加强员工的档案管理管理效率以及质量。

4 信息化管理理念下的工程设计档案管理的必要性

随着计算机技术以及网络技术的发展以及普及，使得信息化建设成为了社会的主要潮流，因此将信息化管理与档案管理相结合是档案管理发展的主要趋势，所以将信息化管理与工程设计档案管理相结合是十分必要的，并且信息化管理基础上进行档案管理的工作效率明显得到了提升，这也就会使得档案管理能够在社会发展中发挥更多的作用。

结束语

综上所述，档案管理是我国管理的主要也是重要组成部分，对于国家的整体发展有着十分重要的作用，而作为科技档案的主要组成部分的工程设计档案同样对于国家的民生建设十分重要，所以为了能更好的促进社会发展，将信息化管理与档案管理相结合不仅能提高管理的工作效率，同样使得档案的作用得到了更高的发挥。

参考文献

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[2]朱媛.新时期设计院档案管理探析[J].中小企业管理与科技.2014（6）.endprint