新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革新策略

李爱美+刘玉章

（山东省青州市阳河管理局）

摘 要：本文就当前我国事业单位档案管理中常见的几个问题进行了分析，针对新形势下事业单位档案管理改革工作的要求提出了创新与改革措施，希望通过本文的阐述与探讨，能够为相关的人员工作提供一定的帮助，促进我国事业单位档案管理水平的提升。

关键词：新形势；事业单位；档案管理；创新；服务模式；改革

可以说，事业单位的发展与档案工作有着密不可分的关系，档案是事业单位工作的核心所在，也是开展各项业务的参考依据。因此，事业单位要重视对档案的管理。而我国目前的事业单位档案管理中，存在着较多的问题，尤其是在新形势下，我国事业单位档案管理中的问题逐渐暴露出来，严重影响了事业单位的发展。因此，需要采取有效的措施，来对事业单位档案管理进行创新，并对档案管理的服务模式进行有效的改革，从而更好的推动事业单位档案管理工作的开展，这样就可以实现事业单位的长远可持续发展。

1 新形势下事业单位档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作体制方面存在的问题

档案工作是一项长期被动的工作模式，在档案工作中无论是档案信息的收集还是整理，都是被动的开展，这也造成了档案管理工作人员对于档案管理的重要性认识不足，没有建立相应的档案管理监督机制，无法对档案管理实施有效的监控，这样就会使得档案管理工作在开展中出现一定的问题，如档案收集率低，档案存储混乱等。

1.2 档案管理技术方面存在问题

很多事业单位的档案管理模式都在沿用传统的管理模式，相关的管理技术也没有进行更新。在新形势下，传统的档案管理技术已经无法适应现今社会和事业单位发展的需求，传统管理技术中存在的弊端逐渐暴露出来，如档案的利用率逐渐降低，档案的存储变得混乱，档案的查询变得复杂等。这些问题的出现主要是因为传统的档案管理模式无法适应新形势的发展需求，事业单位的档案管理人员无法有效的掌握运用新形势下所产生的各种新型档案管理技术，而且事业单位也没有定期对相关的档案管理工作人员进行新技术培训，这就使得很多的档案管理人员无法掌握必要的管理技能，在管理上缺少经验，从而使得档案管理工作的开展受到影响。就这点来看，我国的事业单位档案管理工作的整体水平还比较低，还有待进一步的提升和发展。

1.3 档案管理工作人员方面存在的问题

大多数的事业单位没有配备专业的档案管理人才队伍，负责管理档案的工作人员大部分属于兼职人员，这些兼职人员往往会受本职工作的限制，无法将精力全部的投入到档案管理工作中，这样就使得事业单位档案管理工作的开展并不顺利，档案管理的效果大打折扣。另外，由于档案管理工作人員属于是兼职人员，并不是专业的档案管理人员，所以在管理技能上相对较弱，无法有效的保障档案管理工作的开展质量，这样就阻碍了我国事业单位档案管理工作的长远发展。

2 新形势下事业单位档案管理改革的内容

2.1 建设数字化的档案管理模式

当前，档案管理中较为典型的数字化技术包含数字加密技术、身份认证技术等，档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息，可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充。作为事业单位的一个重要无形资产，档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。

2.2 建设自动化档案管理模式

档案管理工作的自动化实现是事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。以自动化技术为基础，档案管理自动化包含信息数据的自动收集以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。

2.3 建设体系化档案管理模式

事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程，较传统档案管理模式不同，其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化等内容。以数据集成技术、数据融合技术等为基础，有效的增强了信息数据的通用性和兼容性。

3 事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施

3.1 重组档案管理业务流程

重组业务流程是指以信息化为切入点，客观分析每个管理业务流程，找到工作中存在的问题，利用信息技术对其进行重新规划，优化整合，完成升级[3]。又因为信息化可以从根本上改变档案管理，让流程符合信息化的要求。事业单位可以从以下两方面实现重组：

首先，实现业务流程的优化。事业单位的管理者要根据已定的管理流程，确定档案管理部门与其他部门的协作关系，要求档案对工作内容实时跟踪，及时录入，对其进行编制、更新，并定期对数据库进行维护，同时，还要根据需求者查阅资料的内容，给出具有针对性与目的性的流程，满足其他部门的多种需求。其次，让业务标准化。制定标准化的业务流程，可以让档案管理工作按照规定的程序进行，并以此判断流程具有的使用价值与可行性，确定职责权限，重组结构，树立长远的发展观念。

3.2 提高对档案管理的重视度

事业单位必须实现档案管理方式的改革，以促进单位持续发展，提高工作效率。因此，事业单位的管理者要对档案管理工作做客观的分析，认识到：档案会记录单位内进行的各项工作与事务，记录员工的工作内容，通过阅读档案，可以看到工作中的各个流程，对人员进行监督，并且，可以把档案作为参考，根据确定的评价机制对工作业绩进行测评，制定单位发展的重要决策和改革措施。所以，事业单位要定期组织培训，同时还有参考其他单位成功的管理方法，进行对比，发现自身管理上优势与不足，及时改正。还要要求档案管理人员总结社会不同发展阶段的档案管理方式，逐步完善管理机制，实现科学规范化管理。

3.3 加快专业管理人才的培养

事业单位加强对档案管理人员专业知识与素质的培养，有助于改变他们的工作观念，强化责任意识，提高管理质量与效率，用科学化的管理方法实现有效管理。因此，事业单位的管理者要改变自己的态度，根据单位档案管理的特点，适当调整制度，建立培训机制，定期组织相关人员对工作人员进行培养，让其在实际管理中熟练运用专业知识与技术，培养专业人才。同时，还可以建立奖惩机制，提高管理人员工作的积极性。而档案管理人员要从自身的角度出发，不断汲取成功的管理经验，熟悉国家制定档案管理规章制度，提高专业素质，探索新的档案管理模式，事业单位的工作有序进行。

结束语

总而言之，作为事业单位管理工作的一项重要组成，事业单位档案管理工作的有效开展关系到事业单位能否健康、稳定、持续发展。针对当前事业单位档案管理现状及新形势下数字化信息化社会发展需求，加强事业单位档案管理信息化改革势在必行。

参考文献

[1]张鑫.试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].群文天地，2011（12）：204.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].档案信息化，2014（06）：63～65.

[3]党立萍.事业单位档案管理创新与改革新思路研究[J].黑龙江史志，2014（07）：157.

[4]张晶，张敏.事业单位档案管理的现状及对策分析[J].中国外资，2013（23）.endprint