浅论图书馆办公室的协调作用

郑雯

摘要：对于图书馆而言，图书馆办公室是其关键的管理部门，图书馆办公室是外界与图书馆之间加强联系的重要通道，同时它可以在图书馆的各个部门与图书馆的领导层之间建立沟通交流的渠道，也正是图书馆办公室与其他部门之间的区别所在。正因如此需要积极做好图书馆办公室的协调工作，这有利于图书馆各部门之间相互配合，使图书馆正常运行。

关键词：图书馆；办公室；协调管理

图书馆办公室不同于图书馆的其他部门，它涉及到的工作方面较多，它主要的职责是帮助馆领导协调好各部门的工作，整个图书馆中涉及到全局性的工作均需要图书馆办公室的参与。为促进图书馆事业的发展，需要充分重视图书馆办公室的协调作用。对于整个图书馆而言，图书馆办公室充当了重要的角色，图书馆办公室的工作质量要想提升，就离不开协调的作用。

一、提高图书馆办公室的协调作用

协调作用既是工作过程也是图书馆办公室工作的目的。图书馆办公室在图书馆各部门之间的协调工作是指利用科学合理高效的方法进行管理，同时它是一个能够化解各部门之间矛盾，使各部门之间能够统一行动与思想的过程。图书馆办公室的协调工作的最终目的是利用协调工作使图书馆各部门之间能够在行动认识方面得到统一，因此图书馆办公室的协调工作可以被看为是图书馆办公室对部门进行管理的手段方法。图书馆办公室受自身地位，责任与作用的影响，使其必须充分发挥自身的协调作用。一方面，对于整个图书馆而言，图书馆办公室是其内部的管理部门，它是图书馆的核心部分。图书馆办公室的协调工作是馆领导工作延伸的一种方式。另一方面，馆领导在进行决策以及下达时，图书馆办公室负责参与，帮助与下达的职责，使馆领导层与各部门之间加强联系的连结。作为办公室的工作人员需要对于馆领导的相关决策，进行分析了解各部门的具体情况，针对于发现的问题寻找原因，以便对馆领导的决策提出正确的改进意见。办公室发挥协助领导决策的职能作用，有利于使决策得以优化。再一方面，图书馆的办公室能够进行图书馆的内外沟通，起到联系图书馆上下部门的重要作用，因此有利于办公室的工作人员在各部门之间展开协调沟通的工作，使其不同于图书馆的其他部门。正是因为以上几点原因，需要图书馆办公室的工作人员对图书馆的各项业务能够掌握了解，并且需要具备一定的组织管理的专业知识及能力，同时对于辦公室的工作有热情和奉献精神。除此之外办公室的工作人员的思想认识需要与馆领导的思想意识同步，安排调整好馆内的日常工作任务，并做好工作规划，对馆内的临时工作，需要进行妥善处理，通过图书馆办公室等一系列的协调工作，使图书馆能够正常运行，为读者提供优越的阅读环境。

二、培养办公室职员的协调素质

处于现代社会的图书馆事业受各种思想文化经济的冲击，使其逐渐转变为现代化自动化网络化的图书馆建设，其内部的功能得到发展的同时，办公室内部的职员的工作模式以及思想意识发生较大改变，他们的现代的工作模式是以积极主动的服务为主，因此提高办公室职员的素质要求，要求其具备一定的组织管理的专业知识及能力，图书馆办公室是对图书馆的所有工作的信息进行汇总的部门，对于上层领导的决策指示能够及时了解掌握，重视图书馆各部门内部的变化情况。图书馆办公室的工作之所以复杂繁琐，是因为它自身是一个协调各部门的管理部门，因此该部门自身作用即对自己职能做出相关定义，需要对馆内的大小事务进行面面俱到的服务，工作哪部分出现纰漏都会影响图书馆的运行。这要求办公室的职员对于馆内大方向的工作做好规划工作，对于日常工作做好安排，对于馆内的临时工作做好妥善处理，强化对于自身工作的热情，使各部门都能顺利进行工作。在当代的企业工作中，各企业内部都需要做好协调工作，领导层的管理者对于企业下属层的工作不会了解的太详细。因此需要企业内部有一个协调部门帮助领导进行决策，协调等，而图书馆办公室在图书馆中正是扮演这样的角色，协调各部门之间的问题。基于此，协调工作应该作为办公室的重要工作，把各部门之间的具体情况以及存在的问题上报领导，帮助领导做好工作安排，出现工作问题及时与部门之间进行沟通解决，使图书馆内部的工作系统能够协调运转。

三、图书馆办公室内具体协调工作

首先，事务协调。图书馆办公室最多的工作是部门之间的事务协调，它主要是协调各部门之间与工作上的问题。在图书馆的日常工作中会存在因工作分工不明确而导致的工作矛盾，此时需要办公室的介入，进行积极的调解工作。办公室的工作是环环紧扣的状态，图书馆的整体工作进步会受图书馆办公室的每一环节的工作影响，基于此原因。需要图书馆办公室加强与各部门的联系，共同寻找协调办法，使图书馆工作顺利进行。其次，计划协调。图书馆办公室在进行工作管理计划工作时，需要对部门的方方面面进行综合考虑，必须使部门的工作目标与图书馆的未来规划相一致，协调各部门之间的工作规划，并协调好重点工作与简单工作之间的安排。最后，战略协调，协调好全馆的未来发展战略与各部门长远发展战略之间的关系，使二者间能够协调统一发展，做到大局为重，并以重点工作讲原则，简单工作快处理为原则，使图书馆能够正常运行。

四、结束语

图书馆对推进社会文明的发展有重要意义，而图书馆办公室又是不可或缺的，因此需要加强办公室的协调工作，使图书馆能够正常运行。尽管办公室的协调工作较为复杂，需要对馆内的大小部门之间进行良好的协调工作，但是它的协调作用对于提高图书馆的工作效率与整体服务水平有极为重要的作用。endprint