信息化视角下的广电档案管理

马春霞

摘 要：针对广电系统档案管的现状，结合计算机与现代信息技术发展状况，分析认为要积极利用现代信息技术有效促进广电系统档案管理的必要性，探究从管理手段、内容、理念、档案应用方法及信息获取方式等方面作为切入点，实现档案管理的现代化与信息化。

关键词：档案；信息技术；计算机；内容

随着广电事业的进一步发展，广电事业的重要性愈加显现。作为广电事业的重要组成部分，广电系统档案也要适应广电事业的发展需要，与时俱进，采用现代化的信息技术，实现管理质的飞跃。

1 广电档案管理的重要性

毋庸讳言，广电档案作为广电系统一个不可少的组成部分，对于广电事业的发展有着举足轻重的作用。需要说明的是，随时计算机和互联网技术的迅速普及和广泛利用，广电系统迈入了一个快速发展的轨道。可以说，传统意义上的广电系统档案管理方式，效率低、保密性差，这对于随时产生大量的文件和数据的档案部门，对于档案需要随时查找、更新和维护带来了不少的困难，远远不能满足广电事业发展的需求。作为计算机和互联网技术应用的一部分，使用计算机和互联网技术对广电档案信息进行管理，具有着传统管理所无法比拟的优点----检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。

众所周知，广电系统不同于其他行业，档案产生量大，形式多样化，不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件，载体存在寿命低、操作复杂。在此情形下，这就需要广电系统档案部门要采用现代化的信息技术，实现存储技术与检索手段的多样化，实现有效保存和充分利用，最大限度发挥档案信息的传承与查阅功能。

2 档案管理方式变革的必要性

现代信息技术的普及和运用，为广电系统档案部门摒弃原有的管理方式、实现信息技术提供了可行性：

1、原有方式效率低下 传统管理模式依赖管理人员的经验，大量档案信息零散，系统化程度低；手工操作导致档案整理、归档中产生一定差错，修正困难，造成档案管理低效率。

2、易损毁、遗失 需要说明的是，传统档案多以纸质形式存在，而纸质文本存在缺陷，对保存温度、温度、空间大小要求高，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，有可能造成原始材料的损毁或遗失，损失无法挽回。

3、利用率不高 基于人工管理的传统档案管理即使是借助于计算机管理，也只是基于单机管理模式。用户即使想要查询使用信息，也必须通过档案管理人员手工查阅，需要动用大量的人力、物力，效率极低，档案的循环利用低显而易见。

3 信息化视角下的广电档案管理

基于以上所述，广电系统档案部门要充分认识信息技术在档案管理中的重要性，采用现代信息技术，实现网络智能化管理模式，提升档案循环使用价值，助力广电事业快速发展。

1、管理理念变化 实现广电系统档案信息管理的变革，不单单是管理手段、内容的信息革命，更重要的在于是档案管理人员的管理理念的变革。传统管理观念认为，档案只是作为一种记录手段，很难发挥其应有的效益功能，不少档案产生部门对档案中的内容知之甚少，甚至是一无所知，因此，档案对档案所涉及部门人员的发展和促进作用也就发挥有限。网络时代，可以让广电系统各个部门自已参与档案的管理，档案管理人员充当守门人的角色，既减轻了管理人员的工作量，也有效的发挥了其他部门的参与积极性，使得他们在管理自己檔案的过程中，不断的进行反思，不断的提高自己；而广电系统档案管理人员在实施守门人角色时，也担负着非常重要的职责，要对档案信息的真实性进行把关、建立档案的索引机制，因此，需要档案管理人员精通档案管理专业知识，熟悉计算机、数字信息技术。

2、管理内容变革 原有的档案管理方式下的档案管理内容形式单一，对真实性验证存在一定困难，甚至可能存在造假行为，管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除虚假信息；信息技术的运用，使档案管理采用数字化处理，数字存储技术，由纸质媒体为主向多媒体方向发展，促进了档案信息管理内容的丰富与完善，使档案内容更加能够全面的反映与展示被管理人员的信息，使得档案信息不光是被管理人工作过程的记录，也成为他们事业发展的有效的添加剂，使他们在阅读信息时不断促进自身的反思，更加全面的发展。

3、应用方式变革 原有的档案管理下的档案应用率低，这主要是由人工管理的特点决定的。人工管理下的档案查阅，用户需要直接接触有关的原始文件，一旦原始文件被恶意篡改，其损失无法挽回，为了保证档案文件的原始性，档案部门只能对档案信息的查阅进行严格的限制，使得普通用户无法接触，档案的经济效益和社会价值大打折扣。 应用计算机信息技术管理后，由于档案信息中存在的只是原始信息的数字化形式，对于计算机数据可通过多种方式进行保护，确保了信息的完整性、原始性与真实性；而信息技术可以根据各类不同人群设置不同的查询权限，使得用户只能在自己规定的权限内查阅到相关档案信息，从而保护了档案信息的机密性。

4、获取方式变革 运用计算机信息技术进行数字化处理，使得档案信息的获取方式发生了变化，由纸质信息向各种媒体信息发展。纸质信息可以通过扫描、拍照等形式进行数字化处理；接收档案时可以要求档案提供者直接提供电子版信息，并与原始的纸质版信息进行比对，确保真实性；为防止电子信息被恶意篡改，通过诸如数字水印、数字加密等方式对多媒体信息进行数据加密。

广电事业的发展对广电档案管理提出了更高要求，档案管理部门要积极适应新形势，与时俱进，采用现代化的信息技术，提升信息管理理念，革新档案管理内容，变革管理形势，真正实现管理质的飞跃。

参考文献

[1] 靖江市市长赵叶调研史志档案工作. 夏艺萍[J]；档案与建设；2011年06期endprint