固定资产投资项目档案服务航天建设的研究

◎北京航天试验技术研究所 李玮 董雪

固定资产投资项目档案服务航天建设的研究

◎北京航天试验技术研究所 李玮 董雪

航天科研院所固定资产投资项目档案作为各院所馆藏档案的重要组成部分,不仅是固定资产投资项目建设过程的重要佐证,还是航天事业发展的真实记载。这部分馆藏档案不仅对在建的固定资产投资项目具有很好的指导意义,而且对推动我国航天事业的发展具有积极的作用。合理充分地利用固定资产投资项目档案,将其转化为信息资源,已经成为档案管理工作创新的重点,也是档案服务工作发展的必然趋势。

一、在航天建设中的使命

一是航天院所固定资产投资项目建设过程的文化成果。它伴随着航天科研院所项目建设过程形成,是项目数据和原始信息的重要载体,完整记录和反映了航天科研院所不同时期的发展沿革和历史变迁,是航天事业的历史沉淀和可靠记录。不仅如此,作为项目建设过程的信息源,集聚了试验技术、流体力学、测量、控制、机械设计等多专业的科研成果,凝聚了航天科研院所的科研成果和管理经验,蕴含了丰富的知识和技术资源,在航天建设过程中具有不可估量的作用。该部分馆藏档案资源的充分利用、开发和学习,将有力助推航天建设。

二是重要的精神财富。航天事业能够保持快速发展源于长盛不衰的航天精神。航天精神是在各个固定资产投资项目建设过程中长期积淀、凝聚并升华而形成的精神品质和科研理念,并渗透在声像、图表、文字等各类档案载体中。航天精神是航天建设的灵魂,没有航天精神的支撑,项目建设必然呈现出功利化,航天事业的发展势必会受到重要影响。航天科研院所的固定资产投资项目档案真实反映了航天事业发展过程中独特的航天文化,以创新为核心的文化价值观在代代航天人中不断传承,保障了航天事业的快速发展。

二、服务航天建设的策略

1．更新服务理念，改进服务方式

长期以来,航天院所档案馆（室）受各方面因素的影响,一直处于被动服务的状态,无论是项目档案主管人员,还是项目的参与建设人员,都沉浸在收集、整理项目档案资料,服务项目竣工验收的原始工作模式中,缺乏项目档案最终为项目后续整改、扩建和维护等工作服务的意识。为使项目档案真正服务到航天建设中,各科研院所必须强化项目档案参与航天建设的意识。一方面,科研院所管理层需要充分认识项目档案的重要性,加强对项目档案管理工作的重视,加大对档案管理部门人力、物力、财力的投入；另一方面,项目档案管理工作者应变被动为主动,主动了解航天建设的相关动态,主动汇总、整理、筛选并推送与之相关的有价值的信息摘要或档案目录,主动与档案利用者沟通联系,确保将“死档案”真正灵活运用在项目建设过程中,从而使档案部门成为航天建设的服务基地。

2．提供更多服务手段

目前,航天院所档案馆（室）已基本实现了档案管理查询系统和OA办公自动化系统的无缝链接,并将馆藏纸质档案从条目到内容分步骤地进行了网络录入,逐步克服了项目档案服务的“瓶颈”,信息化建设工作正在稳步推进,但离真正建立项目档案信息平台还有很长的一段路。信息化背景下,如何尽快实现档案的数字化,更好地服务航天建设,档案管理部门需要做好2个方面的工作：一方面,加强硬件环境建设,配备高速扫描仪、数码工程处理系统、磁盘阵列和UPS电源等必须的硬件设备,解决项目档案竣工图、原理图等图纸扫描缓慢,项目档案存储空间不足以及档案数据因供电不足导致的数据丢失等问题；另一方面,注重档案管理系统软件功能完善,根据档案借阅者的需要提高其实用性,并及时更新项目档案数据库,构建智慧服务新模式,解决档案管理软件使用不方便、项目档案利用不便捷的问题。

3．提供更多参考资源

随着固定资产投资力度的逐年加大,项目档案数量急剧增多,多个科研院所档案库存量“告急”。对项目档案库存进行客观分析后发现,项目档案多拘泥于纸质档案,电子档案等其它载体及门类的档案信息没有得到充分收集。部分有价值的档案散落在项目建设人员手中,但纸质档案却被档案管理人员未加区别的“照单全收”,充斥整个档案库房。这就需要档案部门在档案收集和利用中,努力做到以下2个方面：一方面,档案管理部门要适应档案信息化时代的要求,尽早实现双轨制归档,及时更新档案资源的收集种类、收集范围,保证不同类别、不同载体的档案都在经过档案主管人员的“火眼金睛”后入库保存；另一方面,档案管理人员应逐渐改变以往“重藏轻用”的落后观念,针对航天建设的需求,主动筛选和整理对后续航天建设有价值的信息,及时地编研符合或贴近建设需要的高质量档案,为航天建设提供丰富的参考资源。

4．加强人员培训，培养复合型人才

项目档案管理人员是项目档案管理工作的直接参与者,管理人员的水平和素质直接影响着项目档案的质量,高素质的“兰台人”是做好项目档案管理工作的根本。项目档案的管理人员应当是航天建设的多面能手,一方面应具备较高的档案管理专业方面能力,掌握档案管理相关的理论知识和工作技巧；另一方面还应具备信息存储和信息安全等信息专业知识,熟悉档案管理系统数据库等软件的使用；此外,还要具备航天专业的一般常识,了解航天事业发展的历史过程。这就需要档案部门高度重视并不断加强档案工作人员的培训,定期对相关专业知识进行学习,掌握相关专业技能,增强其为航天建设服务的本领。

总之,固定资产投资项目档案服务航天建设是档案管理工作创新的客观需要,也是档案部门实现馆藏资料价值的有效途径,同时也是为广大档案利用者提高服务的有效手段。因此,航天科研院所档案管理部门在充分认识项目档案在航天建设中的使命和重要性的基础上,通过多种途径充分开发项目档案资源,使其更好地为航天建设服务。▲