档案局档案管理工作的研究与探讨

王彩玲

摘要：随着经济建设的快速发展，档案管理工作越来越受到人们的广泛关注。档案从它的产生、发展、演变到现在，经历了一个漫长的历史过程，是人类记忆的传承。档案工作，作为保护人类文化遗产的事业，理应得到全社会的重视。因此，档案局档案管理工作与档案局的发展息息相关。在档案局档案管理工作中存在档案意识薄弱、管理滞后方面的问题，严重的影响了我国档案局档案管理工作的发展[1]。本文主针对现阶段档案局档案管理存在的一些问题，借鉴国外档案管理工作对我国的启示，对我国档案局档案管理工作提出了一些建议和对策。

关键词：档案局；档案；管理；研究

一、我国档案局档案管理存在的问题

（一）理解性差，认识达不到一定的高度

目前，许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类额工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到员工的个人资料就可以了。对档案局档案管理工作觉悟性差，忽视了它在企业人力资源管理中的重要作用，造成人员、经费等情况没有足够的保障。

（二）档案管理工作方式单一落后

在档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的档案管理软件，很多档案局还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。

（三）多头管理影响档案局档案的完整性

档案局人员受到多头的领导，由于人员在政府或企业不同工作岗位的流动，致使档案局档案的多头管理跟不上员工移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，档案局档案管理的信息未随着员工的流动而跟进记录，影响档案局档案管理工作的进程。此外，随着企业的破产、内部裁员、员工失业、再就业导致劳动管理部门、社会保险部门等无法及时的跟进信息，造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了档案局档案管理的完整性。

（四）管理档案工作的人员紧张

我国档案局档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，档案局管理人员编制不够充足，政府对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，大多数的档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

（五）档案管理传递方式不规范

目前我国档案局档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。人员的辞职、解除合同的时候，档案局档案资料并没有随着人员的移动而流入新的企业或工作单位。人员调动自己的档案局档案，不填转递单、不经过密封就让员工自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重的影响了我国档案局档案管理工作的规范性。

（六）档案材料的利用率比较低

档案材料明显存在着利用范围狭窄的问题，大多数只是利用档案资料去了解人员以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展、档案局改革的深入，对档案局档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大档案资料的利用率，为企业提供人才创造良好的条件[2]。

二、档案局档案管理制度的开放性

在美国，档案局档案资料不仅对本人开放，而且还对个人、企业和被授权的机构开放。但是这些开放是有一定的条件的，必须向法院申请，待法院审核批准以后才可以以被授权人的身份进行查阅。并不是对所有人都开放的。美国公民非常重视自己的知情权，他们有权对自己的档案资料进行查询，如果发现错误的地方，可以提出质疑，可以向主管部门提出核实的请求，如果请求属实，可以根据错误的地方提交一份澄清事实的备忘录。对于我国来说，任何公民都是有知情权的，我们要合法保障公民的利益，原来模式的封闭性档案管理显然已经不适应新形式下的发展，所以我们的档案管理工作要切實为人民服务，提供相对开放性以供人民查询。

三、我国档案局档案管理的建设与对策

（一）健全档案管理制度，规范化统一管理

档案局档案是员工真实信息的主要来源。关乎人员的个人前程，目前我国档案局档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

（二）加强人员队伍建设，实行专业化管理

培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理

（三）加强档案局档案的信息化建设

充分的利用大数据给我们带来的快捷，档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高档案局档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

四、结束语

档案业务是档案工作者利用科学的原则和方法管理档案，为单位内部和外部服务的工作，是一个单位整体工作的组成部分，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。随着电力事业的快速发展，各单位意识逐步提高，档案管理水平也日趋成熟。

参考文献：

[1]赵小兰.浅析档案局档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究，2011.

[2]黄雅君.档案局档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报，2014.13（1）.