事业单位档案的归档文件整理的体会

高振海

摘 要：事业单位档案的归档文件整理对于事业单位开展相关的业务具有重要的意义。同时档案的整理作为各项业务开展的基础，只有在整理的时候结合企事业单位文档的具体内容和性质进行有序的整理和归纳，才会使对文档的利用达到最优的效果。本文就事业单位档案归档文件整理的目的意义、整理原则以及主要的整理程序做了简单的探究，旨在对我国事业单位的文件管理工作给出一定的参考作用。

关键词：事业单位；归档整理；文件；有序

一、事业单位档案的归档文件整理的目的及意义

归档文件整理简而言之就是把凌乱、复杂的文件按照科学的方法和需要系统化的资料组织成为有效的单位。各事业单位在日常业务的开展中以及与其他单位的日常往来中都会产生数量很大的文件，这些都关系写企业当下或者未来的工作，所以对这些文件进行系统的整理就显得格外重要。在进行分类的时候我们可以按照具体的要求，例如按照文件的时间、来源、学术类类型等进行分类，方便在后期的寻找。此外，文件的整理归纳过程并不需要将所有的文件进行保存，要学会对文件进行一定的鉴别，对那些作用不大的、不具有研究价值的文件可以在研究以后进行集中的销毁，这样可以防止对档案室的空间造成占用。

二、事业单位档案的归档文件整理的原则

1.保存档案工作基础

不论是本单位下发的还是其他工作单位例如上级对本单位下发的指令性文件或者批示、批复等，这些文件本身形成了来源方面不可分割的相互联系。在整理文件时，只有保证了文件来源之间的相互联系，文件的内容、时间、形式之间的联系才能更加深刻细致的反映文件所要表达的真正内容。因此在整理文档时应该尽量做到不拆开原来的卷宗，对各个部门之前进行的档案的整理，应该充分利用检索工具等参考原来的整理结果，力求保证原来的整理顺序。

2.遵循文件形成的规律

各事业单位的档案都是在其生产经营活动中产生的，所以档案真实的记录并且反映了企业的历史活动，所以在整理的过程中应该坚决维护文件本身的逻辑整体性。具体表现为两层意思：一是保证文件的整体性，这种整体性一方面是指文件本身的附件、正文等的整体性，另一方面是指一个活动的相关文件的整体性，例如在一次会议中应该包括前期的准备文件、会议过程的记录文件以及会议结束后由这次会议所决定的一系列文件档案等。二是遵循文件的自然规律，例如一个文件的初稿、修改稿、终稿这种逻辑顺序。

3.保管利用要结合信息化

随着现代互联网的发展，大数据的发展时代要求企业积极融入这个信息化的世界。所以企业在对自己的档案文件进行保存整理时可以借助计算机，同时也可以设计一个检索工具，有利于企业后期文档的查找需要。

三、事业单位档案的归档文件整理程序

整理环节的科学性有利于文件的有序性。事业单位档案的归档文件整理程序主要包括一下几个方面：档案的分类、组卷，卷内文件的整理，以及文档的目录编制等。

1.档案的分类

首先，档案的实体分类主要是指对档案信息的物理化整理，也就是对文件进行存放、排架等。其次，档案的管理分类就是根据文件的具体内容，时间，来源等，建立起一个系统的卷宗系统。

2.档案的整理

通过进行有序的地方法将文档整理成为一个个有机的保管单位，有利于后期对文档进行寻找和查阅。文件的整理环节不是简单的、独立的，而是应该与文书的处理工作相衔接例如重要的文件应该保证其意见稿、讨论稿以及定稿的齐全。

3.档案的编目

在对卷宗进行了细致有效地整理后，要对卷宗的封面进行标注。狭义的编目主要就是指为文档卷宗编制一个引导目录，具体的内容包括七个方面，分别为：件号、责任者、文名、题名、日期、页数和备注，广义的编目则同时包括对档案进行编号，它包括：全宗号、保管期限，页数，入库年份等。

四、电子文件的整理归档

在信息化的社会中，电子文件逐步取代纸质文件成为信息记录的主要形式。而如何将这些电子文件进行有序的整理也成为一个重要的过程。电子文件具有保存容易，数量巨大的特点，但这也在一定程度上加大了整理的难度。电子文件的整理过程分为两个部分，一个是对文件进行分类排序，可以将文件的磁性载体作为分类的依据，通过对信息进行扫描，对不同的文件进行不同性是的存储，同时企业还可以按照国家的归档整理规定进行相应的划分。在整理过程中可能存在格式不同的问题，但是文件格式的转换可能在一定程度上回损失文件的真實信息，这就需要进行不断地改进。另一方面是建立一个数据库，将不同文档的信息进行分类和编号，对这些电子文档进行愤懑别类的整理，同时建立相应的搜索引擎，方便后期的查阅和寻找。

五、结语

各个事业单位由于自身情况的不同，其档案（电子文档以及纸质文档）整理的具体方式以及顺序等也不尽相同，所以这就需要档案管理人员充分了解公司的具体特点，按照不同的方式对不同情况公司的档案进行整理。同时在新的时代下，面对新的形势、新的挑战，档案管理工作者也要在该领域经营进行积极的创新和探索，时文件的归档整理与时代的发展相适应，为我国的经济发展贡献一份力量。

参考文献

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（作者单位：李沧区妇幼保健计划生育服务中心）