浅谈高校会计档案管理的问题及对策

张娇

摘要：随着市场经济的快速发展以及高校体制改革的不断深入，各地高校都加快建设的步伐，不断壮大与发展。高校与企事业单位发生的经济业务往来越来越多，收付款凭证大幅增加，于是，相关的会计档案也就日益增多。高校会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各高校的重要档案之一，它是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动的历史记录，是一种重要的经济信息资源，同时也是会计工作过程最有说服力的凭证，做好高校会计档案管理工作对于高校教育改革和发展具有深远的意义。

关键词：高校会计档案 问题 对策

高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位财务的重要资料和证据。根据财政部1998年8月21日发布的《会计档案管理办法》的规定，高校必须重视会计档案的管理，建立和健全会计档案管理的管理制度，切实地把高校会计档案管好、用好。

一、 高校会计档案管理现状及问题

1、对档案管理不够重视

我国高校的会计管理普遍缺乏对会计档案管理的意识和概念，对会计档案的重要性没有明确的认识，认为会计档案的内容单一、管理简单，尤其是对于会计档案的电算化管理没有引起关注，管理意识十分的落后。在管理部门和人员的组织上也没有投入应有的力度，管理人员的专业能力普遍偏低。会计档案的管理需要应用到现代化的管理理念和技术，并且要充分利用现有的会计信息资源，将其有效地应用到日常的会计信息管理过程中。

2、纸质会计档案调阅难度大、保管安全性欠佳

高校的办学规模在日益扩大，教学、科研等各项经费的收支数量与金额也呈逐年增长的趋势，迎接各类专项经费检查时，调阅、复印大量相关的会计档案是一项让高校财务部门的档案管理人员比较头疼的工作。在大批量的调阅、复印过程中当某册会计档案中的某份原始凭证被抽离，是很难被发现的。 纸质会计档案储存起来需要占用大量的空间，如果档案管理人员保护意识淡薄，会使得纸质档案会出现霉菌、氧化等不同程度的危害

3、电子会计档案管理未得到足够重视，电子会计档案管理不同步

信息技术的发展带来管理现代化，要求财务管理人员除了应该具备现代财务管理的理论和方法外，还必须掌握计算机软件的应用技能。在高等院校的财务管理工作中，会计电算化经过多年的发展已经得到普及，对提高工作效率，规范财务管理起到重要作用。但是，伴随着会计软件的不断成熟，会计电算化产生大量文本程序文件，备份文件等，新的会计档案信息载体却没有及时备份、拷贝、归档，会计电算化档案管理工作没有同步进行。电子会计档案的管理却未得到足够重视，没有相应的人员、设备、制度配套，管理也不规范。

二、 高校財务档案管理改进的措施

1、 建立健全会计档案管理制度

高校财务部门要结合本单位的特点和实际情况科学、合理的运用《会计档案管理办法》，制定适合高校自身状况的会计档案管理制度。为使会计档案能够合理、安全、完整的被利用，确保会计档案科学管理有序开展，对会计档案管理的整个过程进行科学管理。 只有健全各项制度，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常财务会计档案管理有章可循。

2、完善电子会计档案的软硬件环境。

（1）、由于不同版本的会计系统形成的备份数据结构会有所不同，高校应保证电算化档案与相对应的会计软件版本的一致性，确保财务数据在损坏时能及时、完整地恢复。针对计算机、光盘、U盘等易受周围环境因素的影响，高校应选用质量高的介质作为电子档案的存储物，并将磁介质存放在防潮、防热、防尘、防磁的場所中；同时建立多级备份机制 ，重要的数据应该拷贝多份，再将它们存储在不同的地方，来确保数据的安全。

（2）随着社会的不断发展，云盘储存技术在高校会计档案管理中的应用范围也越来越广，作用也越来越大。云存储服务提高了计算机服务器的可靠性，能够使会计档案管理工作更加现代化、科学化。

3、提高会计档案管理人员的业务素质。

会计档案人员要与时俱进，既懂得财会知识，又能掌握电算化基础知识，熟悉会计系统软件的运用，提高自身工作的综合能力。各高校应重视会计档案管理人才培养工作，不断提高会计档案管理人员的政治素质和业务水平，通过组织学习《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计电算化工作规范》等知识，外派调研、学习会计档案管理技巧和方法，培养一支掌握现代化档案管理知识的人才队伍。

三、 结束

会计档案管理对于高校的发展十分重要重要性， 是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面，只有根据高校自身发展形式及会计档案管理工作的特点，提升会计档案管理意识，加大管理力度、保管期限已满且无保存价值的会计档案要及时销毁、创新实行电子化管理、确保会计档案的安全性、进一步提高会计档案管理工作效率，才能有效发挥会计档案在高校发展中的作用。

参考文献：

[1] 徐衹霞. 重视会计档案管理人才培养加强高校内涵建设，成才之路，2013， （22）

[2] 陈丽羽 . 完善信息时代高校会计档案工作的思考， 职业时空， 2009， 5（11）

[3] 傅晓露.强化会计档案管理促进高校财务规范化发展， 经营者， 2016， 30（5）

[4] 王永刚 . 浅谈高校会计档案管理问题， 中国管理信息化， 2012， 15（6）

[5] 胡昀.高校会计档案管理的现状及对策，经济师， 2013（7）

（作者单位：北京信息职业技术学院）