浅谈档案鉴定工作的意义

摘要：档案鉴定是档案管理业务工作重要组成部分，档案价值鉴定对档案管理的质量和利用效率有直接影响。由于档案数量越来越多，档案价值各不相同，需要针对不同价值档案确定不同保管期限，将有价值的档案进行妥善的保存，确保更好地发挥各自的重要作用。文章对档案价值鉴定进行论述，进一步对档案价值鉴定的意义进行具体的陈述。

关键词：档案鉴定；档案管理；档案价值；档案质量；电力档案 文献标识码：A

中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2016）36-0251-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.36.124

档案是人类进行历史事物活动中真实的反映记录。随着社会电力事业的改革创新和发展，档案的数量急剧增加，收集、整理、保管、鉴定、统计、利用档案管理环节中，加强、重视开展档案鉴定工作势在必行。依据档案材料的真实性、凭证性、查考性、有效性的特点，针对集团公司档案管理的组织机构和软硬件配置现状，结合公司档案管理实际体会，简要分析档案鉴定工作的重要性。

1 档案鉴定工作的定义

鉴定是通过运用专业知识和技能对事物进行鉴别和判断的一种活动。档案鉴定是根据档案材料的历史真实性、查考价值性、利用频率来决定档案保管期限的，分为永久保存、长期保存30年和短期保存10年，是关系档案继续保管还是销毁的重要业务环节。

公司成立档案鉴定委员会组织机构，鉴定工作由档案鉴定工作领导小组负责，小组由分管档案的领导、档案工作人员及有关部门人员组成。专业组研讨、审核、批准，最终确定档案是否保存或销毁。对于具有永久、长期保存价值的档案进行妥善保管，对于失去查考价值的档案到期进行销毁。通过档案鉴定工作分清档案价值的主次，决定档案的存毁，是做好档案鉴定工作的关键。

2 档案价值鉴定的重要性

档案价值是历史及事物在发展进程中真实的原始数据的记录形式，具有凭证作用、情报作用，是国家企业精神、文化、经济财富的象征。档案价值鉴定是随着电力行业改革开放三十年蓬勃发展，档案的数量日益剧增，应运而生。将所有的档案材料都保存下来给库房造成很大的挑战，一台火力发电工程竣工档案300卷左右，保管期限到期后，需要充分发挥档案价值鉴定的重要作用，有效资源条件保存最有价值的档案，节省成本，提高库房的利用率，从而更好地促进档案事业的健康发展。

2.1 档案价值鉴定是档案工作业务环节

档案业务工作包括收集、鉴别、整理、目录、编研、统计，目的是便于各项工作的利用，把档案的作用充分发挥出来。被动利用和主动提供有效目录提高利用效率。把大量已失去保存价值和本来就没有什么保存价值的档案，同有价值或有重要价值的档案区分开来。公司在企业管理、经营策划、工程施工等各项活动中，产生和获得了大量的文件材料，这些文件材料是公司的宝贵财富和信息资源。为规范文件材料的收集、整理、归档和信息的开发利用，遵照执行《文件材料归档范围及保管期限的规定》和《工程项目中文件材料的归档要求》。各部门有责任认真收集、整理立卷、及时归档。电力安装施工企业竣工档案包括从安装、调试、检测到整套启动运行发电，不是所有的原始记录都要归档，归档不归档和保管期限确定按标准规范的要求，招投标文件、中标通知书、合同、总结、决算、移交交接书作为永久保管档案；安装调试记录、工程照片为长期保管档案。打印件原件为归档载体，复印件、扫描件作为追溯参考的资料。

2.2 档案价值鉴定便于档案的安全保管

根据统一的鑒定原则和标准，来判定档案在政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值，从而确定不同的保管期限。把需要长远保存的档案妥善保存起来，选出不需要保存和已过保管期限的档案予以销毁。电力工程档案因为国家“上大压小”的号召，建设环保型清洁能源的战略性要求，早期燃煤小机组有污染已经炸毁不存在了，相应的机组竣工档案安装记录材料自然而然失去继续保存的必要。然而一些标志公司早期安装业绩，合同、决算、总结、荣誉类档案材料就有必要永久保管，代表企业电力行业创业发展的历史进程。如果不鉴定，把大量失去保存价值的档案和有价值的档案混淆，不仅在人力、物力上造成浪费，而且妨碍有价值档案的保管条件得到改善，影响档案的安全保管。

2.3 档案价值鉴定规范步骤

档案价值鉴定规范步骤首先是鉴定在册范围及数量机组已经拆除的档案，保管期满的档案，经过鉴定和审批的，符合销毁要求的工程档案；其次，规划公司档案库房近3～5年密集架排放新入库竣工档案的承载能力，按照公司要求核电、送变电、国外工程竣工档案放置在总库，省外、风电工程还有早期档案移库二级单位档案库。减轻档案库存压力，确保后续的有重要利用价值的档案入库。然后对确无保存价值的档案登记造册。档案管理人员编制销毁清册，登录被销毁档案档号、题名、编制日期、编制单位、应保管年数、已保管年数、备注等内容并由责任人签署的文件，联系沟通各相关部门人员意见，书写销毁报告，销毁档案须征求有关领导审批裁定。销毁档案时，一般指定销毁人和监销人负责销毁，并要签名，以示认真负责。响应集团公司电力市场“走出去”战略的要求，拓展国际市场提高占公司总年度经营份额，还有近几年大型机组等清洁能源、环保脱硫机组的竣工档案，按照国际惯例和档案标准要求，应该获得标准温湿度的库房条件保存，保管期限分永久和长期保管30年；防光、防霉、防火、防蛀、防盗、防尘、防水等，早期的小型机组竣工档案和省外机组竣工档案确定保管期限为10年，存放在公司二级单位档案库房，有效减轻总部档案库房存放的压力，确保具有较高利用频率、利用价值的档案，给予方便的良好的符合标准的保管条件，尽可能延长档案的寿命，维护档案的质量和安全。

3 档案价值鉴定决定档案命运

档案价值鉴定不同于档案管理的其他业务环节，其他环节只是档案的录入、编辑、修改、利用、调整、移位、转库，档案多为孤本，原件十分珍贵，如果茫然错误销毁了，损失是无法弥补的。档案价值鉴定决定档案的命运，涉及到档案保管期限、保管条件和“生死存亡”的大问题。档案价值鉴定担当特殊使命，成为现代档案管理各业务环节的核心，直接影响立卷、收集、整理、保管、利用等其他环节的开展，所以是一项难度最大的工作，需要公司相关各部门沟通协调、征求意见，公司分管档案领导同意许可才能进行的一项档案管理

工作。

根据档案管理的有关规定，对超过规定期限的档案须进行鉴定，并做出处理意见。为加强公司档案鉴定管理，档案鉴定小组作为公司非正式序列机构负责公司档案到期鉴定工作，经研究决定公司总工担任档案鉴定小组组长，副总工和档案主管担任档案鉴定小组副组长，鉴定小组成员调整为10人组成，都是各部门负责锅炉、汽机、电气、热工、焊接、无损等电力专业的高级工程师组成，审阅到期档案的继续保存还是销毁，决定档案的命运，确保公司档案管理制度的正确执行。

4 档案价值鉴定的管理地位继往开来

档案鉴定的原则不是所有的纸质记录原件都要归档，区分是否具备历史事实证明和参考利用价值。随着归档入库的档案时间不断的推移，慢慢地与实际电力工程不符，每个电力工程经过半年小修一年大修或定期改造扩建，初始的安装记录档案已经与实际的不相符，变化很大，确实需要档案工作人员针对性地做出现存档案到期后价值的评估，践行去伪存真的档案鉴定程序，为腾出有效保存空间，确保有效档案得到好的保管。对有效减缓档案实际库存压力，对档案真实性、利用查考价值性、利用频率三方面做出的判定和评估，是档案的有用性和有用程度的表现。特别重要的档案永久保存，长期有效具有佐证利用价值的档案分30年和10年。通过档案价值鉴定明确标注案卷保管期限，是案卷重大属性。

总之，档案管理的鉴定工作，对档案的质量和利用效率具有较大的影响，直接关系到库存档案的存毁。档案价值鉴定贯穿在整个档案管理过程，实现有价值的档案妥善保管和利用，有利于提高档案工作的质量，有利于节省人力物力、优化馆藏，地位显著，继往开来。我国的档案价值鉴定工作远远落后于其他发达国家，所以需要在档案鉴定工作上投入更多的精力，加大对档案价值鉴定工作的研究力度，确保档案事业的健康、可持续发展。

作者简介：刘晓云（1965-），女，中国能源建设集团浙江火电建设有限公司馆员，研究方向：现代火力发电安装工程档案管理。

（责任编辑：周 琼）