潜谈事业单位现代化档案管理

寇璐莎

随着现代化经济的不断发展，尤其是电子信息技术的飞速进步，社会信息化程度的提高。事业单位改革的不断深入，事业单位迎来了行政体制、人事管理、机构精简等一系列的过程，获得了新的发展。在保证单位的协调、有序运行过程中，档案管理起到了重大的作用，档案工作面临着新的挑战，虽然事业单位已渐渐融入了科技技术，但仍然有很多的问题存在不足，主要体现在：

一、事业单位对档案管理的重视程度薄弱

随着我国事业单位深化改革的推进，在行政事业单位里，档案的管理起到了很大的用途，在我们选拔或考核某一位人才的时候就会用到档案，有时处理工作时也会翻阅大量的档案，以方便帮助解决和安排工作上的问题。

然而有些单位的领导和人员对档案管理没有给予足够的重视，没有意识到档案管理的重要性，管理档案意识相当薄弱。致使一些事业单位的领导对档案工作的现代化管理认识不足，许多单位工作仍然采取传统的工作方式，严重影响了档案管理的现代化进程，以此长往，容易导致档案管理工作的混乱，制约着单位的发展。

二、现代化管理的人才能力不足

档案管理现代化的前提是人员要现代化，既要掌握技术知识，能够熟练的使用设备、维护和更新，更要具有先进的管理技能，和个人的文化素养，才能更好的担任档案管理工作。有些单位因人员缺乏，要一岗兼多职，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要的变动或业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，就许多机关单位、企业、事业单位的文书档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。个别档案管理人员对档案工作的重要性、责任性认识还不够，存在随意应付了事的思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想存在着为难的情绪，严重影响日常 的工作效率。

三、档案管理的设备和技术不先进

人们对档案管理都有着最普遍的看法，以为档案管理主要是一些抄写、保管、查阅等工作，不能创造任何的经济效益，所以在人们的潜意识里对与档案管理相关工作都被忽视了。甚至有些机关单位随便的找一间屋子就充当了办公、阅档、存储的仓库，它既不具备铁门、铁窗等基本设施，也不具备软件及硬件的配备，对档案的完整与安全极为不利，防火、防盗、防潮等工作也做的不够深入。

由于领导的重视不够，给档案管理工作带来了很大的困难，尽管有些单位建立了专门的档案管理系统与存储室，但在后面的工作中，因领导的不重视和资金的短缺，就忽略了更新与现代化设备的投入。档案管理人员还在运用传统的方式来保管和查阅档案，由于查阅档案都是以手工的方式进行，纸张容易发黄变脆，这对档案的完整与安全极为不利，单位档案保管条件比较差，无法达到档案室管理条例的要求，与整洁、规范、统一的要求差之甚远，更有些单位的档案室因长期无专人打理管理就变成了杂物间，尘土飛扬，档案资料无规划的胡摆乱放。有的综合档案室因设备不齐全，治理不到位，查阅资料困难重重，使部分档案受到了损害，甚至会出现档案丢失的情况。

随着社会的进步，科学技术得到了飞速的发展，新的技术已在不知觉中走进了我们的生活，在如今的档案管理中，提高工作效率是头等大事。如何提高工作效率，无疑是将信息技术引入到档案管理当中，充分发挥网络的优势，才能使档案管理工作事半功倍。

四、提高信息化管理，加强人才培养

1）、随着社会的不断发展，人事档案管理信息数量增多，对档案管理信息的需求日益增高，各单位应尽快建立电子档案管理系统，更要依靠科技进一步的科学管理观念，全面采取用计算机技术对档案进行管理，通过现代化信息技术以及相关的设备，将档案资料录入电子软件系统，建立与时代合拍的档案意识。通过计算机技术将纸质材料转化为数据材料，实现了纸质与数据并存的档案形式，使档案工作快速适应现代化时代的需求，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网等现代化的办公设备，充分利用现代化科技知识有效的对档案进行管理，通过标准规范化的操作进而确保现代化的档案管理工作有效的开展起来。

2）、为实现现代化档案管理人员队伍的强化，要对档案管理人员开展不定期的培训，使其能够认识到档案管理工作的重要性，掌握档案管理的各项工作，并能够熟练的操作现代化的设备。对档案管理人员加强其先进知识、方法、技术应用的培训，培养出专业性较强的现代化管理人才，有效的保证了现代化档案管理工作的良好开展。伴随着信息时代的降临，每位档案工作者都应不断的提高自身专业质素，不断学习专业知识，开拓自己的视野，提高工作能力，以便在工作中做到游刃有余。

五、结语

实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，不论是设备的配备，人员的培养，都需要一个适应的过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。档案管理的基本工作，例如文件的搜集鉴定、验收、签阅、整理等主要靠的还是手工作业，我们必须正视这个现实，不能因为档案管理现代化了，就放弃了原有的手工操作。档案管理从传统的手工管理模式慢慢的向现代化、网络化管理模式转变，从而以档案实体保管为重点，转变为以数据化信息管理为主。因此，我们既要积极引进现代化的新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来，从而使事业单位现代化档案管理走向一个崭新的台阶。