浅析新形势下档案管理工作的规范化

谭国英

摘 要：伴随着我国社会主义市场经济的快速发展，档案管理工作越来越得到人们的关注。档案是信息的承载者，而档案管理主要是对这些信息进行管理，如今档案管理已经成为社会各个基本单元的重要部门之一，主要是做好内部资料的管理。随着社会档案管理形式的多样化、多元化，对档案管理工作提出了更高的要求，这就需要对档案管理的整个过程进行规范化。在当前的社会背景下，档案管理工作的规范化已经成为了相关部门需要思考的一个方面。在实际档案管理过程中还是存在一些制约因素，影响到了档案管理的正常发挥。文章主要针对当前我国档案管理过程中容易出现的问题进行分析，并提出新形势下档案管理规范化的相关内容，进一步提高档案管理的质量，促进我国档案管理工作的顺利开展，同时也能够给相关人士提供一定的借鉴性。

关键词：新形势；档案管理工作；规范化

管理工作包含很多方面，其中档案管理是最为重要的部分之一，通过档案能够向人们展现出更加真实的事物和信息，帮助人们做好基础信息整合工作，能够直接反映出基本情况，成为人们参考的重要指标，也能成为企事业单位制定自身发展的重要参考。正是因为档案管理工作具有这些重要意义，所以就需要做好档案管理工作的规范化，帮助提升档案管理的效率，提高档案管理的质量，促进档案管理的发展。

1 新形势下档案管理工作的规范化要解决的问题

通过大量的档案管理实践可以发现，在实际的档案管理过程中存在很多规范性问题，这些问题的产生直接影响到档案管理的效果，使得档案管理的作用难以发挥出来。下面我们就提出一些经常出现的规范性问题。

1.1 不具备足够的参考理念

由于过去人们对档案管理工作并不重视，使得当前没有足够的档案管理理念作为参考，这就导致档案管理工作難以实现规范化，工作效率也难以得到保障。最近几年，我国相继出台了很多关于档案管理的相关法律法规，但是由于档案管理是一种多层次多角度的管理过程，所以没有一个专门的法规能够规范档案管理中的所有内容。在这样的大背景下，当前的档案管理机制就显得过于单一，没有从多个角度去规范档案管理工作。在具体的档案管理过程中，不论是哪种档案管理方式都没有相应的规范作为参考，造成档案管理工作缺乏规范性，对管理人员的行为没有约束力，在实际管理的过程中容易出现各种问题，所以应该尽可能地准备充足的参考理念。

1.2 没有足够重视档案管理工作

在进行档案管理工作的过程中，档案管理工作长期处于管理的次要层面，在这样的背景下，由于得到的重视度不够，这就导致在进行档案管理工作的过程中，没有形成一个标准的管理规范，进而导致档案管理工作出现了杂乱无章的管理状态。例如，某单位在进行档案管理工作的过程中，并没有将各种的档案管理手续完全的整合在一起，存在着很多的档案登记表上没有本人签名的情况，严重的影响到了档案管理工作的规范性。甚至有的登记表上连该具备的公章都没有。产生诸如此类问题的根本原因就在于档案管理工作人员没有仔细审查就把相关的档案管理资料入库，严重阻碍了档案管理规范性的提升。

1.3 没有采用先进的档案管理方法

截至目前为止，在进行档案管理工作的过程中，没有充分的意识到先进的管理方法在进行档案管理工作的过程中发挥的重要作用，依然采用传统的档案管理方式，这就导致档案管理工作效率难以得到有效的提升。随着扩招运动的日益发展，社保局档案管理所要管理的档案数目会大幅度增长，在这样的背景下，档案管理的工作效率难以得到充分的保证。

1.4 档案管理工作人员的综合素质水平亟需提升

档案管理人员的综合素质直接关系到整个档案管理工作是否具有科学性和规范性，所以作为相关单位必须加强档案管理人员的专业水平。在具体的档案管理过程中，档案管理人员综合素质水平不高，势必会造成档案管理工作难以有效开展，经常会出现档案收录不全，资料整理不完善等问题，给档案使用者造成不便。档案管理人员素质的提升已经成为了当前档案管理规范化的重要方面，使档案管理工作的作用能够最大化的发挥出来。

2 新形势下档案管理工作的规范化途径探析

上文中提出了当前档案管理工作中出现的一些规范性问题，这些问题必须引起相关人士的关注，并分析产生这些问题的原因进而提出相应的解决途径，进而提升档案管理工作的规范性。

2.1 完善档案管理工作法律法规

档案管理工作需要在相关的法律法规指导下开展，上文提到的档案管理工作规范化中存在的不足，大部分都是因为没有完善的档案管理工作法律法规作为约束，所以必须不断建立和完善档案管理工作的法律法规，使档案管理工作能够实现有法可依。档案管理工作法律法规的制定和完善主要是由当地政府部门来牵头完成的，并随着外部环境的变化不断地做出调整，提升档案管理工作的效率和规范性。

2.2 给予档案管理工作足够的重视与投入

在完善相关法律法规的前提下还应该加强对档案管理工作的重视程度，保障给予档案管理工作足够的信息数据，进而提升档案管理工作的规范性。通过不断扩大档案管理工作的范围，使档案能够更加真实详细地反映出信息的真实情况，突出信息的核心重点。在具体的档案管理过程中，根据整合的相关数据资料，提取出最为有用的信息，发挥出档案管理的作用。作为档案管理人员可以从多个角度优化档案和管理工作内容，能够让档案体现出真实性，为使用者提供可靠的数据，发挥出档案管理工作的积极作用。相关单位还应该投入更多的档案管理设备，提高档案管理人员的工作效率。

2.3 加强档案管理工作人员的专业技能培训工作

建立一支专业的档案管理队伍是当前档案管理工作规范化的重要内容。在档案管理规范化的过程中需要根据实际情况对档案管理人员进行技能培训，提升档案人员的专业素质以及道德水平。定期或不定期地组织档案管理人员学习最新的管理方式方法，对新引进的先进档案管理设备仔细认真地了解并掌握实际的操作方法。聘请专业的档案管理人员，提升档案管理的科学性。

2.4 充分利用先进的信息科学技术

应用先进的信息技术能够有效地解决档案管理工作中的不足。通过总结过去档案管理工作中的不足，结合现代的档案管理技术并采用最新型的档案管理系统，能够有效地提高档案管理效率。使用现代信息技术能够对档案信息实现数字化处理，并把档案资料转化成电子数据，不仅保证了档案的安全性，同时也方便使用者随时调取需要的档案信息。信息技术在档案管理规范化中的使用是目前以及未来的发展趋势。

3 结束语

总而言之，档案管理工作对于社会的进步以及经济的发展具有十分重要的作用。我们必须深刻地认识到档案管理规范化的重要性，不断提出更高的规范要求，有针对性地改善档案管理工作中的不足，不断优化档案管理方式，创新档案管理手段，进一步提高档案管理的效率。

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