对数字档案资源安全与维护问题的研究

杨晓佳

摘要：数字档案资源是一种新的、重要且具有特色的档案信息资源，但技术的不断更新换代，无法避免数字档案资源在偶然和恶意的情况下遭到破坏。因此数字档案资源的安全与维护问题研究显得至关重要。本文从数字档案资源的安全因素问题入手，提出了保障维护档案资源的安全途径，最终达到数字档案资源的最优化利用。

关键词：数字档案资源；安全与维护

一、数字档案资源的定义

传统的纸质档案资源，一份档案一般只保存于一个相符的档案馆内，一次仅能供一个使用者使用。然而随着网络环境的到来，传统档案资源已经不再能够满足社会的需要。科技发展的过程中产生了数字档案资源。数字档案资源是指将传统档案信息资源数字化后形成的资源。信息与载体可分离是数字档案资源的一大特性，档案信息可以从其原始的纸质载体上提取出来，根据使用者的需要，进行不同形式的显示、输出，例如可以通过U盘、光盘等对信息载体进行转移，也可以通过电子邮件、通讯软件等对档案信息进行传递，最终实现不同使用者对同一份档案在不同地点的随时利用。

二、影响数字档案资源安全的因素

（一）建设过程中影响安全的因素

建设数字档案资源的两种途径都存在着安全隐患。扫描将纸质档案电子化形成数字档案资源这一途径，在扫描将纸质档案电子化的过程中，原件信息与电子化信息是否相同、录入扫描形成的档案信息是否有误，这都影响着档案资源的安全。数字档案资源的安全威胁也可能来自于原始档案资源的内部破坏以及信息系统本身无意产生的意外事故。传统纸质档案一旦数字化，必会带来新的安全管理问题。由于档案信息有严格的安全保密要求，在处理和存储数字化档案信息时，要首先确保档案原件的安全性其次确保档案原件与数字化档案在内容上的吻合性。

（二）管理过程影响安全的因素

目前，我国数字档案资源建设中由于管理方面的原因所引起的安全问题主要包括信息泄露、系统故障等。对密码口令的保密管理缺乏必要的监督，管理人员责任划分不够清楚、责任心弱等都可能导致系统管理密码口令的泄露，而口令密码的泄漏就会对档案数字资源的安全造成极大的威胁。除此之外，系统故障也是主要的安全问题，引起系统故障的原因可能是整体规划不当、考虑不全面等，使用不同型号的载体、设备，导致系统不能兼容进而产生冲突，导致系统产生故障最终运行失败，这些会造成数据的丢失，从而危害档案信息的安全。

（三）存取过程中影响安全的因素

数字资源的长期安全存取一直都是国内外档案界关注的重点，而解决这一问题的根本是建立统一的存取格式和统一的存取体系。目前，我国数字档案资源在长期安全存取中面临的主要问题有：数字档案的长期安全存取问题、计算系统的安全性问题、档案信息数字化过程中涉及的保密问题等。

科技发展日新月异，为适应时代的发展，信息系统、载体介质、存储设备等都在不断地更新进步，与原先的存储格式、存取技术相符合的载体、系统被替换，不可避免的软件更新换代会带来不断的数据读取风险，这些随时可能导致信息不能够被读取利用。因此尽可能地保障系统的安全，将系统故障发生的可能降到最低是档案信息安全维护工作的重中之中。

三、解决安全与维护问题的主要途径

（一）从技术层面入手解决安全与维护问题

加强技术研究，积极采用新技术。强化物理防护，因为环境各项指数超出适宜范围或者环境大幅波动都会导致档案载体发生损害。从建筑环境、设备完善及安全防护等客观环境建设方面入手，通过配备空调、除湿机、隔离墙体、密闭窗户及建立智能完善的灭火系统等，使其能迅速并且有效地控制处理水火灾等自然灾害；减少灰尘、辐射性紫外线、细菌、电磁等对载体设备的伤害，提高数字档案载体的安全等级，使档案信息的载体所在环境处于最优，防止环境恶化，从而维护载体所附载的档案信息资源的安全完整。加强介质的管理与维护，确保存储介质安全，只有切实遵循数据安全存储备份的三项基本原则：离线、异质、异地，才能切实保证数字档案资源的安全存储。

（二）从管理层面入手解决安全与维护问题

采用严密管理措施来维护数字档案资源及其管理系统的安全。首先要强化相关制度建设，必须树立起整体全程管理的意识，将企业风险控制的理念引进档案数字信息建设的整个过程及档案管理信息系统运行的全部环节，制定严格的工作流程以及规范操作程序，对于每一道工序都严格把关，确保每一道程序都能够受到严密控制，也制定严格的相应的计算机安全使用制度。

四、结语

数字档案资源的安全与维护并不是一劳永逸的。随着科技发展，载体介质的更新换代，传输技术的发展，计算机的不断更新，要实现数字档案资源的信息化处理，构建体系安全，信息安全，功能完善的数字化档案馆，需要我们不断的努力和付出，也需要国家领导给予足够的重视和支持。才能确保数字档案资源的安全，才能及时地对其进行维护更新，才能最大化地实现档案信息的价值。

参考文献：

[1]钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[M].武汉大学出版社，2014.

[2]方晨麗.关于档案信息资源的开发与利用[J].理论月刊，2015（6）.