信息时代下照片档案管理及利用浅谈

何文斌

摘 要：如今信息时代的发展也推动了照片档案的出现，照片档案在档案管理中占有重要作用。然而在照片档案发展的过程中也出现了一些问题，如照片档案管理措施不完善等。在当今时代下如何对照片档案进行有效管理并利用是人们应该思考的问题。本文对照片档案管理中存在的问题进行分析，并提出有效管理照片档案的措施，最大化发挥照片档案的价值。

关键词：信息时代；照片档案；管理；问题；措施

如今使用数码相机等设备可拍摄出数码相片，并可将其储存在磁盘等载体中，使用现代信息设备对其进行处理，可通过互联网将其上传，保存在数据库中。由此产生了照片档案，对档案管理有重要影响。相关人员应认识到照片档案管理的重要性，对照片档案进行科学管理并充分利用。

1 信息时代照片档案管理存在的问题

1.1 照片档案管理人员管理意识不足

多数档案管理人员没有认识到照片档案管理存在的重要性，照片当按出现的时间较晚，管理人员对其没有形成全面的认识，多数人员认为照片档案处于纸质档案的附属位置，在档案管理中并不重要，这就容易造成忽视照片档案的问题，而更多的去关注纸质档案，难以对照片档案进行科学管理。在对照片档案进行搜集时需要关注较广的范围，搜集照片的工作人员也不固定，档案管理单位为方便调用照片档案，通常不对其进行歸档，甚至一些人员将一些照片据为己有，摄像人员在拍完照片后也没有及时对其进行整理，容易发生照片档案丢失等问题，为日后档案工作的管理带来困难。出现这些问题的原因主要是因为档案管理人员缺乏照片档案管理意识，对其重要性认识不够造成的。

1.2 照片档案管理制度不全面

在照片档案管理方面，虽然有相关的《照片档案管理规范》，但该规范主要针对传统照片档案管理来说的，在数码照片档案管理方面还缺乏相应的管理规范，即使存在相关的管理标准，但相关档案管理部门并没有建立全面的档案管理制度，比如对照片档案归档时间、要求、存储条件、利用方法等都没有进行明确。同时也缺乏对档案管理部门的监督，对照片档案管理的职责范围也没有进行明确，难以找到相关责任人。照片档案管理缺乏相应的标准依据，管理人员难以开展工作，不利于对照片档案进行合理管理。

1.3 照片档案管理条件较差

照片档案管理部门档案管理基础设施并不完善，部门条件较差，缺乏足够的财政支撑，档案保存环境也没有达到标准要求，将照片进行归档后容易出现变色等问题，影响照片质量。在对数码照片档案进行保存时，相应的存储设备如计算机等的性能较差，管理人员通常不对照片进行备份，照片一旦发生丢失问题就无法找回，造成极大损失。档案管理部门应不断对相关设施进行完善，充分利用现代化科学技术对照片档案进行管理。

1.4 数码照片档案具有较高复杂性

数码照片为大档案管理带来了一定的复杂性，在对数码照片进行搜集时难以找到相关依据，同时搜集的一些照片也存在质量问题，也有一些照片缺乏利用价值，而且搜集到的照片也具有较多数量，档案人员对照片进行归档时会碰到诸多困难，这些都为照片档案管理工作带来了难度。在对照片进行整理时要对其进行鉴别、重命名，并进行必要的文字说明，需要经过较多的环节，数码照片因其具有易改性、易损性等特点具有较大的安全风险。

2 照片档案管理及利用措施

2.1 完善照片档案管理制度

为适应现代化社会的发展，国家应出台相应的照片档案管理规范措施，为照片档案管理工作提供必要的依据。应对照片搜集与归档工作进行完善。在搜集照片时，要对相关人员的职责进行明确，要对照片的尺寸、格式、背景信息等进行规范。另外要注意对拍摄数码照片时形成的EXIF文件进行保存，该文件中含有照片的属性信息，还包括元数据等信息，有着不小的价值。要对元数据表进行完善，明确软硬件环境、规格等信息。管理人员在将照片进行归档时前要对其实施整理，即应对照片进行鉴别，明确可以归档的照片都有哪些，然后按照相关格式要求对其进行归档，将每张照片进行编号并给予具体说明。确定哪些照片需要进行归档后要对其做出相关规范，即不可对其进行删改，同样不可对其进行压缩处理，需对其进行有效性检验，并做好档案照片登记表，相关人员要对表中信息进行检查，确保照片信息的真实性，并查看其是否存在不完整性，是否具有可利用性、可识别性等。责任人要在表上进行签字，处理完毕后可进行归档，对照片档案进行有效管理。

2.2 增强照片档案管理人员管理意识

档案管理部门要对照片档案管理的重要性进行宣传，严格贯彻相关法律法规，如《档案法》等，档案管理部门可根据当地具体情况制定相应标准，便于照片档案管理工作顺利开展，相关部门要培养照片档案管理人员科学的管理观念，强化照片档案管理人员管理意识，有效对档案进行搜集和接收，让档案管理人员认识到照片档案对历史、教育、经济等的作用，提高照片档案的管理效率。

2.3 对照片档案管理投入必要的资金

相关部门要对照片档案管理工作进行资金投入，为照片档案的发展提供支持，档案管理部门要购进先进的科学设备，完善照片档案管理的基础设施，充分利用现代信息化技术对照片档案进行管理，同时档案管理部门要对管理人员进行培训，让其掌握管理照片档案所需的信息技术知识，学会使用信息技术设备，提升其照片档案管理的专业能力。档案管理部门可建立相应的照片档案信息管理系统，将照片保存在硬盘中，对照片信息进行规范，同时做好信息说明，即对照片时间。地点、人物等进行说明，还应对照片标注分类号和主题词等信息，便于对照片信息进行检索，增强照片信息的共享性特征。在信息管理系统中要注意对照片档案进行保存，因为信息系统有可能受到病毒侵害而致使照片信息丢失，照片档案管理人员要将照片进行备份或者适时迁移，防止照片档案信息出现损坏的问题。

2.4 对照片档案进行有效利用

在信息时代下的照片具有较强的便利性，能够将照片信息进行快速传播并实现共享。档案管理部门可将相关照片信息进行发布、必要的宣传、记录历史等，可通过网络技术对照片档案进行利用，如管理人员可在阅览室为相关人员提供检索功能，也可通过电子邮件等方法向人们提供相关照片信息。如今照片档案管理还在发展的初级阶段，相关人员要不断研究照片档案管理理论与技术，保证照片档案信息的真实性，原始性及可利用性，充分发挥照片档案的价值。同时要不断优化照片档案管理环节，搜集有利用价值的照片信息，并提高照片档案管理人员的综合素质，提高照片档案管理效率，做好照片档案信息保护措施，促使档案管理工作往简便化、规范化、科学化的方向发展。

3 结语

在信息时代下照片档案的管理及利用工作也遇到了机遇与挑战，相关管理人员要不断对照片档案管理进行研究，发现在管理及利用过程中存在的问题，对照片档案进行综合性管理，要不断增强档案管理人员的专业能力，完善档案管理相关法规，加大照片档案管理的资金投入，健全相关基础设施，不断优化照片档案管理环节，并保证照片档案信息的真实有效性。相关人员要注意促使照片档案管理与现代化信息技术相结合，创建照片档案管理信息化平台，注意保证照片档案信息的安全性，实现其信息化与共享性发展。

参考文献

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