新形势下档案管理工作的规范化探讨

朱建波

摘 要：在新形势的发展过程中，档案在各种领域占据着重要位置，不仅为各个单位的资料以及信息提供可靠的存取渠道，而且可以为企事业单位员工的考核提供有效的依据，因此，档案在企事业单位的日常工作中有着重要意义。所以，在新时代的发展过程中加强档案管理工作，针对目前管理工作存在的一些问题，本文通过分析探讨，并提出相应的措施，促使档案的管理更加标准化和规范化。

关键词：新形势；档案管理；管理工作；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）04-0199-01

随着社会各个领域的不断发展与进步，档案管理工作基本成为了所有行业不可或缺的一部分，它具有非常重要的保存和研究意义。在企事业单位的日常工作中，档案管理是否规范与严格，直接影响单位工作的正常运行，因此，不断加强与更新档案管理工作，促使各单位工作的顺利开展，不仅成为了我国档案管理工作的重要任务，而且为档案管理工作顺应新时代的要求奠定了一定的理论基础。

1 新形势下对档案管理工作规范化具有重要意义

档案是各个单位中重要信息资料积累与来源的存储位置，也可以说它是一种非常重要的无形资产，因为档案信息是单位或者企业经营决策的科学化依据，对企事业单位以后的发展状况以及经营效益有着重要影响。随着社会经济的快速发展，各个领域对于档案管理工作的要求也不断提高，但由于管理制度落后、管理技术不鲜明以及管理方式相对较少，使得档案管理工作中存在很多问题，造成企事业单位的管理及建设程序处于不完善状态，影响了企业的经济效益与社会效益。因此，在新形势下提高档案工作的管理水平，对社会各行业的发展具有重要意义[1]。

2 当前档案管理工作存在的问题

2.1 管理制度落后

在目前的档案管理工作中，其中最突出的问题是的档案管理制度落后。首先，几乎没有单位专门为档案工作制定管理制度，从而使有些档案工作无法落到实处。比如，一些细节程序和一些保存较严密的操作，无法做到相应的约束，也无法控制它的准确性。其次，相关人员在工作过程中不能严格执行工作，会出现数据缺失或者漏网现象，导致档案系统的不完整性。另外，在档案管理工作中，没有指定专门的管理人员，在档案的存放以及查询过程中存在一定的偏差，或者重要信息保管不及时，造成档案资料缺损。因此，档案管理制度落后会严重影响企事业单位的发展，对他们整体的管理水平以及质量提高有很大的干扰。

2.2 档案管理方式不规范

一般情况下，企事业单位在档案管理的开展工作中，有些资料或者数据程序复杂多样且繁杂，而工作人员对于档案信息的收集、整理以及归档存在不规范，不仅降低了档案管理的工作质量和工作效率，而且使得重要资料的安全性与保密性没有得到保证。同时，由于相关工作人员不具备专业的档案管理技能，会打乱档案的正常顺序以及会影响相关信息的完整性。因此，在档案管理过程中，科学合理的管理档案，才能提高档案管理水平。

2.3 档案管理人员综合素质较低

在以往的档案管理过程中，由于仅仅是对同一类的信息进行保存，工作程序简单，难度系数较低，因此，一般档案管理人员无需为专业人士。但当前随着各行各业信息资料的扩大、更新与不断变化，使得档案资料复杂化，而企事业单位应该重新认识到档案管理人员的重要性，大多数工作人员在管理过程中没有对相关信息进行细化和严格保管，导致企事业单位存在一定的不良影响。因此，各个行业应该注重档案管理人员的招聘与聘用，将档案管理工作做到最佳状态。

3 新形势下档案管理工作规范化的应对措施

3.1 完善管理制度

首先，制定分工及责任明确的管理制度，保证档案管理工作的规范化，从而使得工作程序和规章制度更加科学严谨。比如，收集信息的完整性制度、整理档案编号以及存在位置的秩序以及档案信息的保密性以及安全性的相关制度等等。其次，对于一些保存时间较长、不规范以及整理较混乱的案卷进行定期清查与处理，以保证档案信息的准确性，从而加快档案管理工作规范化的步伐，提高整体工作效率。

3.2 提高档案管理人员的素质

档案管理人员的综合素质直接影响着档案管理工作的规范化，因此，为使档案管理步入规范化，必须提高相关工作人员的素质，保证档案管理工作的有效性与合理性。第一，企事业单位应当定期对员工进行专业的档案管理知识与技能的培训，不断提高档案管理工作的质量与效率。第二，加强工作人员的相关责任感，有效的提升档案规范化的水平。第三，在招聘档案管理人员的过程，企事业单位应该重视成员的综合素质与能力，并且应用严格的流程聘用相关工作人员。利用以上方式不仅可以引进新型人才，而且促使档案管理方案更加规范化。

3.3 引进先进技术

在现代档案管理过程中，应用传统的管理方案，既不能使档案管理工作规范化，又不能提高档案的管理水平。因此，在档案管理过程中，充分应用电子设备以及计算机设备，才能使得档案工作的管理水平跨上一个新台阶，快速有效的促进档案管理规范化，从而实现管理程序由复杂到简单的转化以及档案管理的价值[2]。

4 结语

综上所述，档案对于各个领域的发展都起著极其重要的作用，要想使档案管理方案更加合理科学，必须从各个方面入手，不断加强与完善档案管理制度，促使档案管理更加规范化。本文通过对档案管理的特点以及存在的问题进行了探究，并且利用完善管理制度、提高档案管理人员的素质以及引进先进技术等等方式，使得档案管理技术不断创新与更新。

参考文献

[1]李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代国企研究，2015（14）：63.

[2]赵静.新形势下档案管理工作的规范化探讨[J].祖国，2016（12）：147.