浅谈社保档案的信息化管理

徐滨清

摘 要：社会保险作为我国社会保障政策中的一项重要组成元素，对于社会的和谐稳定发展起着不可替代的作用。而社会保险的正常运行，在很大程度上取决于社保档案的管理效率。所以，在新时期，相关部门应该从社保档案管理现状入手，分析社保档案信息化管理的重要性，并就如何进一步加强社保档案管理信息化建设进行深入研讨以及思考。

关键词：社保档案；信息化管理；策略

近年来，我国社会经济的快速发展，也会不可避免的遇到各种意外灾害事故，让很多老百姓需要在事故后承担庞大的手术费以及医疗费。这就在提高人们投保意识的同时，促进了保险业的进一步发展。在这一过程中，产生的社保档案也在不断增多，不仅增加了档案管理人员的工作量，同时传统的社保档案管理模式也很容易出现纰漏。因此，为了充分发挥社保档案的积极作用，应该将先进的信息技术与档案管理相结合，从而为社会保障事业的发展提供有力支撑。

1 当前实行社保档案信息化管理的重要意义

在科学技术飞速发展的今天，社会保险档案管理工作也需要与时俱进，脱离原本的以纸质、光盘以及磁盘等为介质的管理模式，逐渐向以计算机为技术支持的现代化档案管理转型。其中，实现社保档案信息化管理的优势如下：

1.1 减轻管理人员劳动强度，提高管理效率

在我国档案管理事业发展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是传统的管理模式在档案的收集、整理、检索等工序，总会花去档案管理人员大量的时间以及精力，特别是在档案检索环节，管理人员需要对照纸质目录在大量的纸质档案中抽调出所需档案，其效率十分低下。然而在新时期计算机技术的合理运用，相关管理人员可以在掌握必要的计算机技术基础上，依靠相关程序自动生成档案信息，将这些信息汇总起来共同形成社会保险档案数据库。管理人员只要在系统中输入关键词就可以快速而准确的抽调出相关档案信息，极大减轻了管理人员的工作强度。

1.2 纸质档案转化为数字档案，节约档案管理成本

以往传统的社会保险档案通常为纸质材料，不仅成本较高，同时纸质档案在存储、管理以及检索方面都会存在一定难度，这就在一定程度上增加了管理人员的工作量，且管理效率也不理想。而在新形势下，先进的计算机技术已迅速蔓延至人们生活工作的方方面面。相较于其他存储、传递模式，成本低廉以及方便快捷等特点也让计算机技术运用优势大大提高。在社会保险档案管理中，计算机技术的运用让纸质档案逐渐被电子档案所取代，这一方面降低了档案本身的制作成本，节省档案存放占地空间，另一方面也节省了大量的人力资源。

1.3 信息化管理有助于社保档案永久、安全的保存

以往传统的社保档案由于以纸质为主，受自然因素以及人为因素的影响，很多档案信息并不能得到永久、安全的保存，特别是那些年代较为久远的档案，有时会因为人为疏忽或者受潮、灰尘等因素而遭到不同程度的破损，当使用时就会出现档案信息缺失或者字迹模糊等现象，给社保档案的利用造成困难。但是信息化管理则不同，它可以将纸质档案转化为文字、图片、音频等电子形式，在很大程度上减少了档案信息丢失或者字迹模糊等现象的发生。同时，由于电子版档案可进行多次备份，就算计算机硬件本身出现问题，相应的档案管理系统也不会就此崩溃，利用其它硬件依然可以恢复或者重建，进而保证了社保档案的完整性。

2 新时期加强社保档案信息化管理的有效策略

2.1 加大宣传，提高大众对社保档案信息化的正确认识

可以通过电视台、报纸或者网络平台等媒体进行社保档案信息化的宣传，提高社会公众对社保档案信息化的正确认识，并对其有一个深入理解以及支持。提高社会公众的认识不仅仅是因为社保档案的信息化是一项技术手段的革命，更重要的是一场生活方式、管理方式以及思想观念的革命。目前，我国的社保档案事业正处于发展的关键时期，我们需要抓住机遇，积极开拓进取，制定和执行科学的战略方针，来为今后社保档案事业创造新的契机。另外，作为社保档案信息化工作的领导者，也需要深切了解到档案信息化的内涵、目标以及目的，并且对社保档案信息化的内容以及具体实现过程等有一个清楚的认识。意识决定行为。在相关领导的带领下，进一步加大对社保档案信息化建设的投入力度，从而为实现社保档案的信息化管理提供必要的设备以及人才支持。

2.2 构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系

第一，加强设备部门、系统开发部门以及网络运营部门之间的交流、合作，且社保单位应该对自己的发展要求有一个充分掌握，并将信息化管理作为发展载体，依照相关发展需求研发符合自身需求且运行稳定的信息管理系统。

第二，就目前来看，我国多地社保单位的统筹程度都不容乐观，并没有积极构建以档案信息化管理为基础的发展格局，进而给社会保险档案的信息化发展造成了极大阻碍。所以，我们需要切实提高社保档案管理统筹程度。

第三，建立健全社保档案管理制度。在新时期，为了进一步完善社保档案信息化管理配套体系，提高信息化管理水平，需要建立相应的个人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此来为约束和管制管理人员的行为，避免因個人私欲而随意更改他人的档案信息。

2.3 提高社保档案信息化管理水平

第一，各社保单位需要设立人才培养的专项资金，积极加强对社保档案管理人员信息化技能以及职业素养的培养。具体来说，相关单位需要根据本单位的信息化管理建设程度，定期或不定期的组织档案管理人员进行必要的强化训练与教育培训，将其培养成符合本单位发展需求的复合型人才，这也是保证社保档案信息化管理效率的前提。

第二，不断扩展和延伸社保档案的功能。相关社保单位可以根据社保发展的基本要求，对社保档案信息化管理中所包含的信息进行深入分析研究，分析信息的变化趋势，积极探索其中存在的问题，并提出有建设性的建议。举例来说，我们可以通过分析参保人员的年龄变化趋势，来对未来社保资金支出的压力信息进行分析，为今后社保单位的健康发展做好各项资金安排。

2.4 规范档案经办队伍，提高档案的准确性、完整性

在以往的社保档案信息化管理中，由于当时操作人员录入信息的不规范，使得很多参保人的姓名或者身份证号码等存在错误，再加上参保人地址录入不详细以及电话号码错误等，都给社保档案管理带来的诸多不便。为有效避免这一问题，相关社保单位可以组建一支三人以上的工作小组，主要负责修改参保人员的各项信息。与此同时，还需相关部门提供参保人员的二代身份证复印件及相关证明资料，以此来确保参保人员的信息完整以及准确。

3 结语

综上所述，社会保险档案作为我国档案管理事业中的重要组成部分，其能否实现信息化管理，不仅体现着相关社保单位管理水平以及能力，同时也在很大程度上影响着广大参保人员的切身利益。所以，相关社保单位要加强社保档案的信息化管理，正视社保档案信息化管理的重要意义，加大宣传，提高大众对社保档案信息化的正确认识，构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系，提高社保档案信息化管理水平，规范档案经办队伍，提高档案的准确性、完整性，从而有效提升社保档案的管理以及服务质量。

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