浅谈学校档案数字化建设的现状及对策

摘 要：随着计算机网络技术的迅速发展，社会数字化引发了人们工作方法和社会方式系列变革，这对学校档案工作提出新要求。为此，本文分析学校档案数字化建设的现状，并结合珠海市技师学院档案工作的实际情况，提出档案数字化建设的对策，实现档案管理规范化、现代化、科学化。

关键词：学校；档案管理；数字化

学校档案是学校开展教学、科研、管理等活动的真实记载，客观反映和记录着学校发展改革历程，随着信息化时代的到来，档案的收集、管理和利用方式也发生了根本性变化，档案数字化建设已成为档案管理现代化进程必须面对的机遇和挑战。

1 学校档案数字化建设的内涵及其重要性

档案数字化建设是以计算机数据库及互联网为依托，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效管理、利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。

学校档案数字化建设作为学校“智慧校园”建设的重要组成部分，通过采用计算机信息技术收集、整理、编辑和利用档案资源，实现学校档案信息资源数字化，不仅减少档案管理、维护和检索时间，大幅度提高档案管理工作的效率，而且进一步优化了档案利用的方式，为教职工和学生查阅和利用档案提供快捷服务，充分体现了便民服务的观点，实现档案利用手段的数字化。

2 学校档案数字化建设的现状

为顺应社会发展和工作需求，很多学校不断加强档案数字化建设，不断探索和改进档案数字化建设的方式方法，并取得一定的成效。珠海市技师学院档案室也使用文件档案资料综合管理系统，逐步实现采用现代化管理手段优化档案工作，但在探索过程中也存在一些问题。

（一）学校档案数字化建设投入不足

目前，学校对档案室数字化建设的投入力度不足，基础设施设备相对落后，如密集柜为传统组合铁皮柜，没有智能系统，无法实现自动定位和监控档案等功能，而整套更换，需要学校的重视和资金支持。此外，虽然采用档案管理系统，但只是档案目录管理电子化，归档文件依然以传统纸质文件归档为主，并没有实现真正意义上的数字化。

（二）档案数字化建设的人员专业素质有待提高

学校档案工作人员普遍具有档案学、档案管理等相关专业知识，但是对计算机网络技术、图片处理、电子信息有效整合等数字化相关知识比较欠缺，此外，专门针对档案数字化建设的培训和学习交流较少，工作人员专业素质偏低已成为档案数字化建设有效推进的阻力。

（三）档案数字化建设的制度不完善

档案数字化建设是一项将信息化技术与档案管理工作相融合，并有效提高档案管理工作效率的工作。目前针对档案数字化建设的相关规章制度未完善，缺乏完整的操作标准，为确保档案数字化建设有序推进，必须制定符合实际情况的制度作为保障，确保档案的收集、整理、编辑归档和利用工作有章可循。

3 学校档案数字化建设的对策

针对学校档案数字化建设存在的问题，结合珠海市技师学院档案室的实际情况，在充分调查研究的基础上，本文将从加大投入力度、加强人员培训、增强信息安全意识和完善相关制度四方面提出解决问题的措施。

（一）加大学校档案数字化建设投入力度

档案数字化建设离不开设备、技术、专人人才等方面的资金投入，学校根据实际情况，每年设立档案数字化建设的专项经费，为学校档案数字化建设提供资金保障，同时，档案室有计划并高效地使用数字化建设专项经费，在选购数字化相关设备过程中，尽量让有限的资金发挥最大的价值。其中，数字化的办公设备是学校档案数字化建设的基础，学校根据档案室现有的设备和规模，为档案室配备数字化智能档案柜，升级或配备符合档案电子系统需要的计算机、扫描仪等基本设备，并定期根据发展需要不断升级和优化系统。此外，以档案有效管理和便捷利用为出发点，加大资金投入，引入先进技术，利用数据库和网络电子技术，真正实现档案管理工作从收集、存档、管理、利用全过程的数字化。

（二）加强档案数字化建设人员的培训

隨着档案数字化建设的探索和研究，档案管理工作在收集、管理和利用环节的工作方式发展了质的变化，这要求档案专职工作人员不断拓宽知识面，调整知识结构，除了具备档案相关理论知识，还需要具有计算机应用和网络相关知识，了解档案电子信息资源的查询、发布和利用等知识，具备处理数字化档案工作技能。同时，为了适应信息时代对数字化档案管理工作的要求，档案专职人员还需牢固树立档案信息意识、服务意识，成为数字化档案建设和信息利用的领航人。因此，学校需重点组织档案工作人员开展数字化建设专题培训和校际间档案数字化建设的交流会，不断提高业务素质，确保增强档案工作人员能够根据国家有关档案文件的数字化标准和学校档案室的实际情况，进行数字化的档案编目、分类、整理和研究利用，同时能熟练使用扫描仪、图片采集、数码相机、音频采集等设备，不过提高档案管理工作的效率和质量。

（三）增强档案数字化过程中的信息安全意识

学校档案数字化建设的推进，会涉及多方面的信息安全问题。首先，学校需重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

（四）建立健全档案数字化建设制度

健全的制度是档案数字化建设顺利开展的重要保障，学校需根据国家档案部门已出台的相关规章制度，并结合学校发展的实际情况，制定一套切实可行的规章制度和档案数字化的操作标准。各项规章制度的制定要建立在充分调查研究的基础上，形成一套包含档案室保密制度、电子文件归档管理制度、数字化查阅利用制度、档案鉴定及销毁制度、网络安全管理制度等客观全面、科学合理、系统规范、操作性强的规章制度和约束机制，确保档案工作人员在有章可循的基础上，自觉履行职责，按规定把本职工作做好，并在在工作过程中不断完善相关规章制度，精益求精，开拓创新，确保各项制度的权威性和可操作性，让学校档案数字化建设上新台阶。

参考文献

[1] 王峰，从高校教学评估看档案管理工作的重要性[J]，学术论丛，2009（5）： 128-129.

[2] 熊友菊，信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J]，档案学通讯，2011（2）： 91-92.

[3] 郑文，关素芳.论档案管理效果的表现形式与评估原则[J]，浙江档案，2003（12）： 7-8.

作者简介

傅少容（1989-），女，汉族，广东珠海人，硕士，经济师，主要从事档案管理工作