云计算在行政后勤档案管理中的应用实践微探

摘 要：云计算是计算机时代发展和进步的产物，也是今后信息化时代和数字化应用的必然趋势，对今后的工作具有广阔的应用前景。云计算在实际应用中具有哪些技术特点和理念优势是本文探讨其在行政后勤档案管理中的切入点，同时也分析了这种具有优势的云计算技术在应用过程中为遇到哪些困难以及挑战。

关键字：云计算；档案管理；应用实践

云计算的得名以及其概念的产生还源于量子物理领域中的电子云概念，该理念的提出是在2006年谷歌CEO在一次搜索引擎大会中提出的，在物理界中对电子云的概念理解是围绕在核子周围的电子群的运动轨迹并不能以经典物理理论来预测和解释，而是呈弥漫的云团状，每个电子出现在哪个位置都存在一个概率。而云计算借由这个理念旨在表达在计算机网络中，有大量的计算机群有机结合进而构成了计算云。

而我们现今的档案管理已经开始全面应用数字化管理模式，档案是重要的资源载体，随着数字化技术的应用，各个部门中凡是涉及到档案管理的都开始进行电子储存，包括了行政后勤档案管理。行政后勤的档案管理最初的目的是为了向需求者提供资源共享的服务，而计算机技术的应用使得人们在查阅资源以及共享过程中省去了大量的查找工作。云计算的出现也正是人类在越来越繁重的工作中发明的便捷技术，应用好该种技术有利于行政后勤档案管理后期的稳步发展。

1 云计算的技术特点以及发展现状

云计算的技术特点以及信息服务的框架是其中的应用程序以及软件不需要运行在个人电脑终端里，而是以互联网为基础的大规模计算机集群来承担这个任务。，这种方式对于用户而言，既方便快捷，同时也可以确保一定的安全性。在这种基本设备的设置以及创设理念下，云计算技术大致具有以下几个具体特征：

1.1 数据存储更加方便、安全

云计算技术是将数据集中存储在一个集群网络中，这种存储方式加上一系列严格的权限管理协议来掌控网络资源的共享，借助网络的支持和便利，行政后勤的档案管理资料可以通过网络体系在任意的终端上获取想要得到的资源。这种集群网络式存储可以避免因为存储在单个网络终端中的资源由于该设备受到一些外在或内在因素而造成的损坏，降低了数据资源丢失的可能性，同时又使得资源的共享变得更加方便、快捷。

1.2 资源的合理分配

计算机技术中，一般能够拥有强大计算能力的计算设备都是一些大型的服务期或者集群计算机，以个人客户端为载体的计算机是不符合这种计算功能的，但是无论是企业还是个人都不能够时刻利用这种大型服务器的计算功能，为了便捷用户以及保护资源，最有效的办法就是通过互联网将所有的资源都集中在计算云中提供给用户使用。这种方式既降低了用户的使用成本，达到了资源共享的目的，减少资源浪费，同时额优化资源配置保护了环境。

1.3 先进技术理念为用户带来了个性化服务

云计算的技术理念以用户为中心，将为用户提供更个性化服务作为云计算的根本出发点。云计算的出现，在用户操作方面大为降低难度，只需要通过网络连接，对其终端使用的设备要求也降低了，用户在利用云计算功能的时候不需要具备强大的操作技术，只需要将自身的意图输入进去，随后一些复杂的过程全由计算云来实现，使用户操作起来便捷省心，也提高了用户的做事效率。

云计算的技术目前已经被广泛的采用，并由几家软件公司开始着手推广应用，无论是从技术带动社会进步的方面还是提高人们工作效率方面，都能够看到未来云计算技术将会自行政后勤档案管理中发挥其绝对的优势。

2 云计算在行政后勤档案管理中的应用策略

档案资源是人类社会发展以及文明进步的重要文字载体，对信息资源的存储以及共享十分重要。行政后勤档案在实行数字化之后也开始重视云计算技术的应用，通过互联网技术奖所有的存储以及服务站连接成一个“档案云”，便于后期的查阅、分享。

2.1 从基础设施而言，云计算技术的应用降低了单个终端的硬件要求

随着信息化时代的到来，虽然很多单位中的行政后勤档案管理都开始实行数字化管理模式，但是由于各个单位对于这些基础设备的投入大小有差别，因而导致终端的硬件设备质量不一。云计算在应用中对于终端硬件的要求不高，因而可以有效的避免这种质量和性能分布不均匀的现象，经济实力比较强的部门通过云计算技术的应用，在工作操作中无形的会带动经济实力较弱部门的发展，从而对于降低单位在基础设备方面的投入成本。

2.2 从资源共享的角度而言，云计算技术的应用有效的满足了用户共享资源的需求

行政后勤档案管理的根本依据在于存储一些有必要记录的数据资料并且能够便于今后的查阅，在有需要的时候方便进行资源的共享。在以往的档案管理中，大多数的资源都是依靠纸质存档，在有需要的时候不便于进行共享，而且容易导致资料的丢失。使用云计算的技术可以很好的规避这类问题，为用户提供个性化服务。

2.3 从资源的安全性角度而言，云计算功能具备较强的防御功能

在云计算技术出来之前，信息资源的存储以及共享对于终端用户的设备要求很高，即使如此，在设备遭受到病毒攻击的时候其防御力较差，容易导致数据资源的破坏，而互联网与安全协议之间的规定则是将档案管理的资源统一存储在档案云中，这样当一个用户终端遭到破会后会保证自其它设备上找到原由资源，通过复制便能够挽回丢失的损失，加大的便利了信息交流和获取途径。

3 云计算在行政后勤档案管理应用中遇到的挑战及应对策略

云计算虽然拥有诸多的优势但仍然避免不了一些问题的存在和冲击。首先便是网络安全问题，云计算借助的技术和体系就是互联网网络，而凡是借助互联网网络的终端都不可避免会遇到病毒及黑客等问题，行政后勤档案资料都是公司内部资料，如果遭到破坏或者泄露都会给公司造成一定的损失。

其次就是执行的国际标准问题，即运行协议和接口问题。可以看到现在社会上的很多产品就算其生产厂家不同，但是都会有一个统一的标准，就是因为该标准的存在才会方便很多用户购买产品后很好的去使用，而现在的问题就是怎么才能算是统一标准的云计算。云计算的存在是为了方便用户更好的进行档案的存储，因此对于其统一标准的执行最好是建立在以用户服务为根本出发点。

在云计算技术的应用中，适当的投入是很必要的，虽然在使用过程中难免会存在一定的困难及挑战，但是面临挑战应该勇敢的超越而不是退缩，以下就是针对挑战提出的几点有针对性的对策分析：

3.1 完善基础设施建设

虽然云计算技术对于用户终端设施的要求不高，但这并不意味着不需要对硬件、软件进行一定的资金投入，特别是这种服务性质的行业，必须要满足客户的需求，因此基础建设资金投入很重要。

3.2 制定安全监测环节和相关技术

考虑到档案资源的安全性问题，使用用户可以在登录前设置相应的账号和密码，以防被他人随意登录而造成资源的泄露。而针对档案内部管理，则需要设置更好的涉密信息以及拦截的方式，防止资源的泄露。

3.3 制动监督和管理机制

网络安全和管理问题一直都是信息化时代中的首要问题，因此可以在网络中制定相应的监督机制，加强各环节的相互监督，在一定程度上保障运行的安全性。

4 总结

随着信息化时代的发展，云计算已经成为今后行政后勤档案管理中必不可少的技术和趋势，档案管理也会随着时代的脚步不断创新和进步。新技术的诞生一定会促进该行业的进步，但是在进步的过程中如果针对一些问题能够得到及时的解决会促进技术的发展，如果不能解决应对势必会起到反作用。因此在运用云计算的过程中也要有针对性的解决好出现的矛盾。

参考文献

[1]方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影響和启示[J].档案学研究.2010（04）

[2]刘振鹏，张宁，卞昭玲.云计算技术在档案馆中的应用探讨[J].兰台世界.2010（16）

[3]杜海宁.基于云计算的图书馆海量数据存储研究[J].图书与情报.2010（03）

作者简介

李萌（1978-），女，广东省深圳市人，汉，本科，研究方向：行政管理。