办公自动化视角下的文书档案管理探究

摘 要：随着网络技术和计算机技术的飞速发展，新技术在生活和工作中的应用越来越广泛，直接推动了单位文书档案管理工作的自动化程度。本文通过对于文书档案管理工作的深入分析，基于现阶段我国文书档案管理存在的问题，提出了几项提升办公自动化视角下的文书档案管理水平的对策。

关键字：办公自动化；文书档案管理；标准；信息化

1 前言

现阶段我国文书档案管理虽然取得了显著的成就，但是和发达国家相比仍有不小差距，同时面对单位快速发展的新形势，如何提升管理水平，应对办公自动化条件下的新挑战，使本文的研究重点。

2 文书档案管理具有重要意义

文书档案管理的意义主要有以下三个方面：（1）做好文书办公档案管理工作能够保守人员档案机密。文书办公档案，真实的记录了个人的成长，是个人经历的客观记录。目前，个人的工资涨幅、福利待遇、职务晋升、医疗保险等诸多方面都与文书办公档案有着密切的联系。（2）虽然文书办公档案管理工作起步较晚，但是经过近些年的发展，办公档案管理已经在促进单位和谐发展方面发挥出巨大的潜力。做好办公档案管理能够有力的保证办公档案的完整性，避免资料的遗失或损坏。（3）做好文书办公档案管理工作，便于办公档案的使用。科学有序的档案保管就是为了方便合理的使用，是档案得以高效使用的前提条件。

3 现阶段我国文书档案管理存在的问题

（1）文书办公档案管理工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数组织的文书办公档案管理人员配备数量不足。（2）档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约文书办公档案管理工作的客观原因。良好的制度是文书办公档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，文书办公档案管理工作设施环境得不到保障，管理信息不通畅，这些因素都导致了文书办公档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。（3）主管领导和相关工作人员没有充分认识到文书办公档案管理工作的重要性，管理意识不足。现阶段的文书办公档案管理工作中，部分工作人员的思想不够重视，还有部分工作人员缺少工作责任心。（4）文书档案的保密性收到威胁。相比于传统的纸质文档管理，电子文档的数据安全收到更加研究的考验。办公自动化条件下文书档案失去了特有的字迹辨识功能，同时字号和字体也统一起来，使用者无法通过印章和字迹来辨识文档的真实性。另一方面，一旦管理系统受到攻击或者崩溃，容易导致大量关键信息被窃取或者遗失损毁，造成的损失不可估量。

4 基于办公自动化视角下的文书档案管理探究

4.1 办公自动化技术应用于文书档案管理的优势

（1）办公自动化可以提高文书档案管理的效率

在传统文书档案的管理过程中，工作人员主要依靠手工操作整理资料，不仅在收集与整理方面需要花费大量的时间，而且还要用纸与笔来分类与统计，这样既难以保证文书档案信息的准确性，又浪费工作时间，而运用计算机与网络技术实现办公自动化，能够提高文书档案管理中强大信息的处理能力，在文书资料收集、整理、分类以及储存中得到优化，同时也给文书档案的统计与查阅等带来便利，从而能够较好地提高办公效率。

（2）办公自动化能够有提升文书档案检索的效率

通过办公自动化技术，实现了一次性完成文书档案的整理而后录入工作，这样可以实现传统管理方式所追求的档案多次利用的问题。在今后的文书档案管理中，只需要输入文书的编号、签发等信息就能够极为便利的完成档案的查阅和检索，这样的一体化操作是传统管理模式下无法实现的目标。通过这种方便快捷的检索功能，完成了文书档案检索效率的提升。

（3）办公自动化可以实现信息的共享性

随着自动化办公技术的发展，将文书档案中的信息和载体实施分离，从而能够实现它与其他的信息系平台之间的共享性，经过横向和纵向、现实和历史信息的记录，这有利于文书档案管理信息能够实现交流与共享。此外，在工作人员的日常办公中，易出现文件在传递途中丢失的现象，而且传统文件的传递主要是通过邮政系统，因此会因为距离的长短而受到时间的限制。而当前自动化办公的环境下，对文书档案的管理可以直接运用网络与计算机技术实施传递，这不但能够极大缩短文件传递时间，也能极大的提升办公文档的共享性。

4.2 规范管理体制，实行统一标准

在办公自动化的条件下完成文书档案的管理工作，需要在管理体制机制和制定管理标准两方面开展工作。首先，在文书档案管理的管理规范制定中，应该深入调研本单位的实际情况和现有文书档案管理技术水平，并结合未来办公自动化条件下的管理新举措和新手段，制定一套适合本单位使用的机制。其次，建议将文件管理和档案管理合二为一，进行统一的管理，这样能大幅降低管理人员的工作量，提升工作效率。此外，统一管理也能实现对两者管理工作的统一监督，避免责任不清导致的管理漏洞。最后，考虑到办公自动化条件下的，应考虑管理系统的兼容性问题，诸如软件兼容性和数据接口的兼容性。使用同一的安全标准和数据传输标准才能保证检索工作的顺利进行。

4.3 改善硬件环境

要实现文书档案管理的自动化，需要依赖互联网技术和计算机技术，这些技术的实现需要购置一定规模的硬件设备，像计算机、网络接口、数据传输线等。因此需要相关部门抓紧进行硬件设备的购买的安装，只有首先完成文书档案管理硬件设备的配制，才能确保档案管理工作人员掌握自动化办公环境下的操作技术，最终实现办公自动化条件下的数字化、智能化文书档案管理。

4.4 推进信息化建设

通过加强信息化建设，建立更加完善的文书办公档案管理体系。良好的信息沟通是单位和组织发展的积极因素。将现代化的统计分析技术与传统的文书办公档案管理模式相结合，能够更加有效地促进文书办公档案管理工作开展和高效发展，使得文书办公档案管理与快速的社会和经济发展相适应。

4.5 提升网络安全等级

现阶段最有效的提升单位内文书档案管理系统安全等级的手段是实现内外网的有效隔离。具体有两种手段，首先是利用路由器实现内部IP地址的识别和外部网络连接的拒绝访问功能，只有通过检查的网络IP能够进入该系统进行操作；其次，通过防火墙的隔离功能，实现对于网络恶意攻击的识别和防护，同时禁止一些非法操作，对系统内的操作事项权限设置，低级别用户只能进行查阅和浏览，不能对关键信息进行修改。

5 结语

办公自动化是时代发展的大势所趋，对于单位内文书档案的管理效率有着直接影响。另一方面，能够实现文书档案管理的完整性和使用的便捷性是衡量一个单位文书档案管理水平高低的重要指标。

参考文献

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[4] 彭群慧. 办公自动化条件下文书档案管理问题的分析[J]. 科技风，2012，（20）：274.

作者简介

杨玉凤（1987-），女，山东省济宁市汶上县人，本科，毕业于山东省枣庄学院，助理馆员；研究方向：档案。