浅谈机关事业单位专门档案管理经验谈

谷涛

摘 要：机关事业单位中形成的专门档案，是档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的归档类别。由于专门档案星城的规律和特点各不相同，其收集和管理工作就要不同于文书档案而具有相对的独立性，笔者近日拜访了几家事业单位，看到了专门档案管理的种种现状，从专门档案的归档、收集和管理三个方面分别阐述做好专门档案管理工作的重要性，并就管理经验提出了自己的相关意见和建议。

关键词：机关事业单位；专门档案；管理；经验

1 什么是专门档案

专门档案顾名思义就是专门的档案，指的是机关、团体、企事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。

专门档案是一个群体概念，不是说某一个档案专门。具体而言，可以分为诉讼档案、工程档案、学籍档案、艺术档案、出版刊物等等。它作为一种有效划分档案类别的途径而广泛应用于档案分类当中，由于专门档案的特定形成规律，其收集和管理工作就有别于文书档案而相对具有独立性。

2 专门档案分类的优势

专门档案相较于文书档案，其归档效果更强烈，更便于查找和借阅。类似我国古代史书中的“纪传体”与“编年体”，专门档案就如同纪传体，以某一类人、某一类事作为统一记载序列，而文书档案则一般是以年度为界。比较来说，专门档案在技术机关事业单位在某些专业方面的工作情况比文书档案更有优势。

同时，由于专门档案的分类方式，诸如音频、视频、图片等媒介能够单独分类、单独存储，同时其存放条件也与一般文书档案不同，避免了目前传统纸质分类方式的管理人员混杂、管理方式杂乱的现象。

3 如何更好地建设专门档案的管理工作

3.1 要掌握灵活性

管理专门档案要根据专门档案的灵活性灵活调整。比如我们保存出版刊物时，由于不同的出版刊物有不同的受众阅览，也面向不同的地域阅览，因此，我们在存储这类专门档案的时候可以选择按照出版时间加以分类，也可以选择按照出版地点加以分类，还可以按照面向人群进行分类，类似1999年1月1日的《新华日报》可以和同时间的《人民日报》一同归档，也可以按照地域和同一时间的《扬子晚报》一同归档。档案管理人员应当按照现实要求，分情况分类进行归档。

另外需要特别说明的是，对于非纸介档案的专门归档，要根据每种档案的不同特质灵活对待，借助磁材料保存的文字、声音、影像档案，例如光盘、磁盘等要单独放置，避免消磁。同时因为声像档案的瞬时性和阶段性，此类档案还应该及时归档。采用胶片、相纸等感光材料的，还应当留存备份。对于感光材料和磁材料的借阅问题上，应该严格控制原件借阅。

3.2 要重视完整性

专门档案以类别划分，如果档案不全将对查阅造成极大不便。比如诉讼档案，我们要从公安机关立案侦查、检察机关提起诉讼到审判机关审查宣判，全部记录，缺一不可。无论时间再长，也要逐一记录。再比如基建档案，涉及到规划、勘察、施工、建立、设备、财会、验收等方方面面，其参与部门之多、时间之长、工程之复杂等都非常考验机关单位专门档案管理工作。这种档案一旦缺失某一点，在后期的核查及纠错将会出现重大干扰。机关事业单位档案管理人员要特别注意，确保此类档案的齐全和完整。

对于非纸介档案，除了应留存备份之外，在记錄中还应当对档案生产的时间、地点、人物、工作内容和活动等一一注明。明确一线责任人的责任，加强系统监督。

3.3 要强调时效性

不同的专门档案有不同的管理方式。现实社会中，信息量冗杂且繁复，很难对全部的档案管理做到全面、准确，纸质材料的存档更是如此，往往纸质档案随着时间的推移越积越多，给档案管理和查阅带来了诸多不便。这就要求档案管理人员对归档整理要有时效性概念，尤其是专门档案的分类管理工作，比如说诉讼档案中若存档超过一定时限，在法律意义上讲已经丧失了利用的价值，这时我们可以将超时的这类诉讼档案再逐一进行专门管理；教学工作的学籍档案根据学生是否在校，分类管理，按照在籍学生、未毕业保留学籍者、毕业未提走档案者等归类存档。这样相对独立的管理模式，将为档案的查考利用提供便利条件， 也为档案的管理工作提供相应的支持。

对待非纸介档案，不仅要考虑传统档案的时效性，还要从其本身的材质出发，视情况整理。磁介质的档案需要隔一段时间检查档案质量，光材料档案要选用遮光避光场所，同时也要注意保质期限。

如此归档，很多查找档案的专门档案需求人员直接可以查阅本专业的档案材料，不需要档案管理部门的协助即可，方便又快捷。

4 结束语

专门档案归根到底仍旧归属于档案，我们要破开云雾见日月，虽然很容易被忽视和遗忘，但是作为档案工作者却必须高度重视专门档案管理工作，机关事业单位更应该按照上级颁发的专门档案管理办法和各自的行业规范，遵循各专门档案形成的规律和特点，根据他们之间的有机联系进行收集、整理、保管和利用，为丰富馆藏档案奠定物质基础，为各项业务工作提供信息资源，为增强单位整体档案管理工作的合理化、规范化、科学化发挥重要作用。