美能源部弱化实验室微观管理

蔡立英/编译

美能源部弱化实验室微观管理

蔡立英/编译

能源部与SLAC国家加速器实验室签订的实验性合同已经用斯坦福大学自己的流程和程序取代了能源部的许多规章制度

● 弱化微观管理的实验正在两个国家实验室进行，其他实验室托管机构也报告了可量化的改进方法。

美国能源部（DOE）与其所属17个国家实验室的托管机构开始修复关系，双方及多个咨询委员会都承认随着时间的推移，双方关系已经破裂。但是，随着一种新型管理体制的出现以及关系修复的主要提倡者——能源部前部长欧内斯特·莫尼兹（Ernest Moniz）的离开，过去几年来取得的和解势头能否维持下去，就成了一个有待深入探讨的开放问题。

1995年，摩托罗拉公司前董事长罗伯特·加尔文（Robert Galvin）领导的一个委员会开始关注能源部与其托管机构之间长年累月不断恶化的关系，并撰写了几十份报告提请人们的关注，指出不断增强的实验室微观管理造成并加剧了两者关系的破裂。2015年10月，在能源部国家实验室有效性审查委员会（CRENEL）的报告发布后，改革的步伐才终于向前迈出，而莫尼兹的关注则为改革提供了进一步的推动力。

能源部对其承包商的经常冗余重复、有时相互冲突的指令已经造成了数十年的混乱和困惑。莫尼兹下令重新评估这些指令，制定实验室年度规划流程，并恢复了高层机构董事会和实验室官员的生机活力。他还发起了两项实验：一个是与SLAC国家加速器实验室签订了全新的托管合同；另一个是取消了费米国家实验室6条最为繁重的合同要求。

合同改革的总体目标是改良历史上政府所有、委托承包者（即托管机构）管理的GOCO实验室管理模式：能源部提出研发项目需求，代理机构承担主要管理工作。这种模式是由战争部（美国国防部的前身）和加州大学在曼哈顿计划期间联合建立的，洛斯阿拉莫斯国家实验室就是由加州大学的管理机构演变而来。如今，除了国家能源技术实验室是由能源部直接运行之外，能源部所属的其他实验室都由承包者负责运行管理。

近几十年来，能源部逐渐强化了对实验室的监管，指令和规则随之激增。这种改变很大程度上是由实验室安全管理失误以及国会对这些不足的审查造成的。现在，GOCO关系已经演变成为CRENEL报告中所称的“业务性”关系。

伴随着实验室承包者研发活动的开展，每年能源部都会坚持对遵守程序而非结果的详细清单进行评估。斯坦福大学分管SLAC国家加速器实验室（斯坦福大学负责运行该实验室）的副校长威廉·马迪亚（William Madia）指出，目前的管理和运行合同长达600页甚至更多，而30年前却只有30页，“合同既然长篇累牍，那么人人都可能找到漏洞或是指责另一方。”

在我们的合同中，有3条《购买美国产品法》的条款，还有两条高度冲突的费用条款。条款逐年增加，却从未进行过整体性的梳理。

SLAC的合同革命

CRENEL报告承认能源部的规定适用于分类研究、放射性材料和其他危险物质研究以及其他特定的实验室功能，但是一般的行政功能完全可以授权给承包者自主管理，而这正是完全修订后并于2016年10月生效的SLAC新合同的变革之处。

马迪亚说，在为期10个月的谈判期间，斯坦福大学、SLAC、能源部三方组成联合小组逐条审查了能源部的223条指令，看看“哪些指令有效，哪些指令无效，哪些指令冗余，哪些指令不适用，哪些指令是相关的，哪些指令是重复的。”最终只保留了“那些我们集体认为对SLAC重要和必要的指令。”例如，斯坦福大学的采购程序采用最佳商业惯例取代了能源部的采购程序。斯坦福大学的人力资源政策也是如此，它提供了符合国家薪酬趋势的灵活性薪酬。斯坦福大学的网络安全政策和流程与其所处的硅谷地理位置相适宜，新合同同样予以采纳。一方面，斯坦福大学的政策要么直接取代了能源部的指令，要么通过引用与能源部的指令合并。另一方面，能源部管理加速器运行的指令得以保留，因为斯坦福大学没有相应的指令。

新合同总体的好处是显著减少了篇幅，马迪亚说，“根据我的经验，太长的篇幅只会让人懒于思考。”

“我们后退一步，而斯坦福大学和SLAC前进一步，”能源部SLAC场地办公室主任保罗·戈兰（Paul Golan）说，“最重要的改变是承包者承担了更多的责任，并运用更多他们自己的管理体系。他们在有些方面遵循了更高的标准，他们要为自己承诺的事情负责。”戈兰说，新合同体现了很多正在发生的改变。“我们依靠承包者的管理体系，赋予他们管理责任，而不是我们依据他们给出的 500个指标进行跟踪，只要这些指标是正常的，我们通过监测这些指标就完成了监管任务。”审计和评估已经从确保承包者遵守流程、清单和报告，转向关注年度工作绩效。

戈兰说，新合同免除了SLAC官方称为《能源部采购条例》的25条指令，并给予斯坦福大学最高达2 500万美元合同金额的审批权限。“我们还是会回去审核，但是很多情况下，能源部的预审批准需要数周甚至数月。斯坦福大学建校已将近125年了，因此我们相信你们的程序，但是仍然要验证。”

与费米国家实验室的协商进展

桑迪亚国家实验室新合同重点介绍了一种降低绩效导向的费用结构，这一改变有望推进能源部和实验室之间的合作伙伴关系

在费米国家实验室，能源部和负责运行该实验室的费米研究联盟（Fermi Research Alliance）正在尝试莫尼兹称之为“改良性的”变革方法：在不改变合同的前提下，删减实验室承包者认为特别繁重的6项指令。费米实验室和能源部的发言人拒绝提供该尝试的具体细节。

在过去的一年里，包括加州大学在内的管理或共同管理劳伦斯伯克利国家实验室、劳伦斯利弗莫尔国家实验室、洛斯阿拉莫斯国家实验室的其他承包者，在没有正式修改合同的情况下，它们与能源部的关系已经有所改善。加州大学国家实验室执行副校长金伯利·布迪尔（Kimberly Budil）说，以前实验室的科学家们外出参加会议需要取得能源部的批准，而当大量的雇员想参加重要会议和学术会议时，比如美国物理学会的三月会议，则需要更高级别机构的批准。而现在，只有少数情况下科学家参加会议才需要能源部的批准。

桑迪亚国家实验室

很多微观管理仍然存在，布迪尔指的是能源部2016年8月发布了长达93页的关于危机管理的指令。在众多细节中，这项指令尤其具体规定了哪些响应者必须培训，多久必须进行一次进修培训，以及年度培训课程次数。“这样的指令远远超出了告诉我们需要做什么，而是直接明确命令应该如何完成这些具体的事项。”布迪尔说。

审计也需要合理化，她说，“我们曾统计过劳伦斯利弗莫尔国家实验室一年内接受的审计次数，这是一个惊人的数据，很大一部分审计都是不同的审计组来看相同的东西。”在一些领域，能源部的很多指令处理的是大同小异的事情。“像任何政策框架一样，随着时间的推移，人们往往会建立多余的东西，但这些东西不一定是显著有效的。”她指出。

布迪尔说，实验室所有的审计师应该一致同意一项安全审计——包括来自托管机构和能源部的审计师，常常是能源部总监察长和美国审计总署（GAO），比如说，电子操作应该除去耗费时间的冗余数据。加州大学的实验室一直在寻求能源部的批准，弃用能源部独特的内部要求，转而争取国际标准化组织的质量认证，并采用职业安全与健康管理局发布的行业安全标准。

巴特尔实验室是世界上最大的独立研究机构，管理或共同管理着多个美国国家实验室。巴特尔分管全球实验室运行的执行副总裁罗恩·汤森（Ron Townsend）认为，“巴特尔、能源部场地办公室和能源部既有一致态度又有实际行动的努力。”他补充说，“当承包者在发挥作用的时候，就不要深究是如何做这些事的细节了，如果我们双方都有恰当的态度和行为，那么我们就会形成这种相互信任的关系。”

在11月30日致莫尼兹的一封信中，CRENEL联合主席、能源部原副部长格劳西亚（T.J.Glauthier）称赞了能源部在间接费用、技术转移、网络安全、人力资源等方面政策修订所取得的进步。格劳西亚直截了当地指出这些努力已经牵涉到国家核安全局（NNSA）以及能源部负责监管3个核武器实验室的半自治分支机构。NNSA的实验室是能源部国家实验室体系中最大和最为复杂的实验室，接受的能源部指令也是最多的。

12月的合同裁定由霍尼韦尔公司领导的财团负责桑迪亚国家实验室的运行，相比于之前由洛克希德·马丁公司主导的合同，这个新合同的特点是增加了基地费，降低了绩效奖励费。格劳西亚说，合同的改变将淡化报酬的激励因素作用，并强化了能源部和实验室之间的伙伴关系。

桑迪亚国家实验室的合同并没有减少能源部指令的数量，但是即将在2017年5月就任实验室主任的史蒂芬·扬格（Stephen Younger）期望，通过复制霍尼韦尔公司在NNSA堪萨斯城工厂使用的管理方法减少侵扰性监管。生产核武器非核部件的这个设施被认为是NNSA系统中将能源部微观管理最小化的典范。

充满变数的前景

莫尼兹明确要求SLAC的改革性合同样本要能复制推广到包括武器实验室在内的其他实验室。据马迪亚介绍，SLAC的合同样本很容易复制到其他没有核材料或分类作业的非武器实验室。尽管他拒绝指明具体的实验室，但他言下之意指的是劳伦斯伯克利国家实验室。戈兰是该实验室的场地办公室主任，但他对劳伦斯伯克利国家实验室复制SLAC的合同不予置评。

马迪亚预测，在更大、更复杂的非武器实验室实行SLAC模式的合同，比如橡树岭国家实验室、阿贡国家实验室和西北太平洋国家实验室，将需要更长时间，而把SLAC的合同推广到武器实验室则将出现得更晚。

事实上，实验室受到能源部不同部门的监管，实验室合同的统一改革因而受到了阻碍。此外，能源部设在每个实验室的场地办公室在解释和执行规定上有广泛的自由裁量权。“在实验室现场操作方面，能源部在现场的承包方掌握最终决策权，”加州大学的布迪尔说，“承包方与能源部总部的管理团队有不同的视角，而承包方常常获胜。”尽管赋予现场最接近工作的人决策权合乎逻辑，“但这样很难采取一致的做法。”布迪尔指出。

例如，承包者认为高级管理者的聘用和薪水的规定尤其麻烦，不同实验室的规定也存在很大差异。“没有固定的做法，而是因事而异。”布迪尔说。扬格补充道，在实验室和产业界之间，“技术人才处于一个充满竞争性的环境。”

没有人指望完全回到20世纪50年代风格的GOCO合同。扬格说：“我们生活在一个与20世纪50年代完全不同的世界，在当今生活的几乎所有方面，政府的监管力度都比以前更大。”汤森对此表示认同，他指出：“当大家都在为回归GOCO模式唱颂歌时，我不是很担心。”相比之下，他更关心的问题是：“在有效、高效、安全、可靠地完成合同任务的条件下，有没有一种合理的方法来评估我们的绩效？”

[资料来源：Physics Today][责任编辑：松 石]