信息管理系统在事业单位应用中的问题及解决对策探析

于冰

摘 要：组织管理涉及到的范围非常广泛，内容较为复杂，要想完成一个组织的科学管理，就必须与现代化设施设备相结合，确保管理成效。随着网络科技不断发展建设，信息管理已经被人们所认可，信息管理系统也在组织管理工作中担当重要作用，通过信息管理系统进行事务性管理，能够极大提高生产率，满足管理层次需要，信息管理工作越来越方便。事业单位作为一级社会组织，在各项管理工作中涉及到的内容较为多样，如果没有良好的管理，则会出现混乱，严重的还会造成工作失误，事业单位管理越来越重要，同时，对信息管理系统需求也显得越加迫切，虽然信息管理能够为人们提供便利，但通过几年的摸索与实践，也暴露出许多问题，只有全面了解自身实际情况，通过与信息管理自动化系统的有机结合，才能发挥出信息管理优势，实现科学化系统化管理。文章主要通过对信息化管理内容的分析，进一步提出事业单位信息管理应用措施与方法，以此提升单位管理效率，推进信息管理系统不断进步。

关键词：信息时代；信息管理；探析

1 信息管理含义

信息管理有着广泛的概念，在管理工作中被广泛应用，但什么是信息管理，不同学派有着各自的说法，总体来看，信息管理主要就是指人类为了有效研发和使用信息资源，依靠现代信息技术能力，把信息资源合理有效进行计划、组织、协调和控制的社会活动。也就是说，信息管理就是人在社会生产劳动过程中，产生一些有用的信息资源和活动内容，通过对信息与活动的系统管理，则是信息管理，要想取得良好的信息管理效果，则需要按照流程进行，也就是信息管理过程的实践，通过系统劳动，对信息进行收集、整理、传输、加工、储存、利用、交流等，使信息能够为人类活动服务，增加信息附加值。

2 信息管理特征

（1）信息管理管理特征。信息管理是管理工作的重要部位，包含在管理工作当中，信息管理的特征也具有了管理学的特征，管理的职能主要是计划、组织、协调和控制，管理主体是活动，管理目的是完成目标，信息管理是管理的一部分，在管理活动实践中体现了管理的基本特征，信息管理存在于管理全过程，支持所有的管理活动。（2）信息管理时代特征。信息管理具有时代性，不同时期有不同的信息内容，那么信息管理也就会发生变化，随着世界经济一体化发展，世界国与国、国与地区之间无论是政治、经济还是文化交往逐渐频繁，这就产生了大量的有用信息，这些信息都是信息管理的基础，只有全面跟进时代要求，才能满足信息管理需求。（3）信息管理传播特征。每天都会产生海量的信息，这些信息快速传播，成为人们活动的一部分，要想从大量信息中提取有用信息，则需要通过现代化管理工具，计算机则为信息管理提供了方便，使信息组织与存储技术得以实现，通过科技的迅速发展，信息能够全面进行储存和积累，保证了信息的可靠和安全，实现了高速传播与整合，确保了信息处理和传播速度。

3 事业单位对信息管理系统需求

事业单位是社会组织，需要面临复杂的生产活动，要想有效保证各项活动顺利开展，则需要对活动中产生的信息进行有效处置，特别是生产力水平的提升，人们更加依赖于计算机对数据处理的速度，人们在生产活动中，应用计算机能够大大提升生产能力，降低劳动付出成本，计算机依赖程度越来越高。事业单位不断深化改革，在管理工作中也实现了办公自动化，特别是近年来，事业单位现代化办公速度提高，管理更加便捷有效，事业单位承担较繁重的社会公益事业性活动，在工作中，产生大量信息，通过计算机应用，使复杂的工作变得简单，以往工作中，对大量的信息、数据处理需要多人进行，往往会出现问题，不但浪费办公人员精力、时间，更会在管理中出现错误，费时费力，没有工作效率，而计算机的应用则使这项劳动变得更加简便快捷，复杂数据处理、海量信息分类更加快速、精准，在事业单位推广信息化管理是时代需要，是事业单位发展的趋势，事业单位必须不断创新信息管理模式，满足现代化办公需求，提高工作效率，确保工作质量，为社会做出更多的贡献。

4 信息管理系统应用问题

虽然信息系统大大提高了工作效率，但是在实践过程中，也出现了许多问题，如果不加以认识与解决，势必会造成信息丢失，信息管理问题主要表现如下：（1）导入阶段问题。事业单位事务性较多，不同岗位有不同的工作内容，要想让实现信息管理，则需要提升全体员工思维，使他们认识到信息管理在单位活动中的重要性和必要性，很多人存在疑虑，不知道应用信息管理系统有什么目的？这些问题严重阻碍了事业单位信息管理导入，要想实现信息管理系统良好运用，则需要大量人力、物力、财力配合，导入阶段存在的问题影响着信息管理工作推进。（2）研发阶段存在问题。事业单位内部不同岗位有不同的工作，有的人还需要承担多项工作，工作流程相对复杂，要想全面做好软件的开发，则在开发软件时，就需要根据事业单位自身特点进行开发，通过科学长远的准备计划，确保信息管理系统载体呈现形式灵活多样，应用效果良好，软件开发要考虑到事业单位业务流程，更考虑到后期使用出现问题的优化，对事业单位信息管理研发人员的要求较高，现在一部分事业单位研发均是购买和外包，但这种开发形式，不能有效做好对事业单位的调研，不了解事业单位事务流程环节，开发出来的软件不适用，操作起来较为复杂，使用后不能调动员工积极性，参与度不高，影响了信息管理工作下一步开展。（3）运行阶段存在问题。信息管理运行需要全员参与执行，研发阶段能够解决的问题，在运行阶段同样也会出現，运行时也不是轻松的事。一些单位研发时解决了流程复杂的问题，但是在运行时，却出现了信息和人的矛盾，导致信息管理系统不能得到推广，信息化、自动化系统需要靠人来操作，如果人不接收新观念则无法有效发挥信息管理系统作用，使预期效得不到改观。

5 信息管理解决对策

（1）解决导入阶段问题对策。要想有效提高导入效率，则需要全面做好认知准备，对信息管理系统做好可行性分析，通过内部宣传，提高认识，为下一步开发打下基础，对上层管理者需要全面强化信息管理意识，通过领导者影响使全员参与进来。（2）解决研发阶段问题对策。研发要有全面正确的市场调研和内部调研，一个人的决定无法满足设计要求，需要对不同岗位、工作流程进行实践，了解各岗位工作情况，相关设计的技术人员需要在基层员工的帮助下进行技术建模，尽量定制适合事业单位机构的信息管理系统，满足实际应用。（3）解决运行阶段问题对策。事业单位信息化建设不是一步就能完成的，需要不断进行渐进式开发应用推广，才能保证信息化建设成功。信息管理系统应用的起步阶段，多是个别环节应用，随着系统完善，开发出更多的应用功能模块，要实践过程中，要做好服务跟进，根据操作情况修正不当之处，对发现的问题及时修正、改进。信息界面开发需要一个引入，这个时期一定要注意机构身份识别，确保事业单位数据信息安全可靠，对进入信息管理系统的人必须要严格把关，使管理责任到人，全面避免细节性错发、漏发、重发，保证信息发布的安全性。

6 结束语

事业单位信息管理是时代的要求，是组织活动要求，系统应用也较为迫切，只有全面引进现代化高效的信息管理系统，才能确保事业单位信息全面、不流失，有力促进事业单位健康良性发展。

参考文献

[1]周三多.管理学——原理和方法[M].上海：复旦大学出版社，2008.