优化办公室档案管理工作的方法分析

鲍冠斌

摘要：办公室档案管理工作，作为一项重要管理工作，它不是独立存在的，而是与多个部门之间都有着比较重要的联系。因此，加强办公室档案管理工作的合理化利用，有利于提升单位整体的办公效率。本文主要就优化办公室档案管理工作的方法进行分析。

关键词：办公室；档案管理；方法

办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅助性作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。

一、当下办公室档案管理工作的存在问题

（一）对管理工作认识缺乏

长期以来，我国对办公室档案管理工作的认识度不足，对于档案管理工作的有效性更是缺乏相关的认识。因此，我国档案管理存在管理混乱甚至缺失的现象。档案管理混乱甚至缺失，给单位审计核查、总结带来很多不便，因为档案管理不到位而带来巨大损失的事例层出不穷。很多管理档案的工作人员，工作观念存在着意识淡薄的问题，专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值不明确，导致档案管理工作无法有效地进行下去。

（二）管理制度不健全

档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。

（三）办公室档案管理工作手段较为落后

第一，没有充分利用信息技术的优势，使得很多档案管理人员虽然耗费大量的精力，但是无法更好地提高办公室档案管理工作效率；第二，没有将信息技术应用到办公室档案管理工作中，很容易造成资料缺失，很多资料在整理过程中会出现错误，无法对资料进行快速备份和恢复，为办公室管理带来较大损失。

二、优化办公室档案管理工作的方法

（一）树立正确认识

办公室的档案管理十分重要，与办公室各项业务工作的开展具有直接的联系，其工作效率影响到整个单位工作的开展，对单位发展有着不可替代的价值和意义。对于因为个人失误而造成不良后果和影响的，责任人和直接领导都应该负有主要责任。而对于在工作中有着出众表现的，则应该给予相应的物质和精神激励。通过一系列措施，提升工作人员的责任意识和积极性，充分激发工作人员的潜能，保证办公室档案管理工作的全面顺利进行。

（二）建立完善的管理制度

科学、完善管理制度的制定，能够保证各项工作都有相应的标准和依据。因此需要在单位分管领导的牵头下，逐步制定出符合本单位实际特点的档案管理制度。并在该制度中体现出一定的指导性，让工作人员能够依照制度规定进行适当的处理。在档案的日常管理中，根据档案机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高和降低密级、解密处理等。并将一些失去保密意义的文件重新整理，做好记录。在此基础上，将责任落实到人，纳入个人绩效考核范围，逐渐形成科学、有序、具有责任意识的办公室档案管理工作新局面。

（三）加强管理工作人员培训

在实际操作中，可以根据各单位的实际情况灵活进行，培训内容则主要包含以下几个方面。首先是责任意识。通过培训，引导管理人员真正意识到办公室档案管理工作的重要性，积极开展好这项工作，对于单位整体的发展、单位工作效率的提升、单位重要档案的保护等都有着难以替代的价值和意义。只有思想上先重视起来，才能为行动打好基础。其次是管理技能。可以邀请当地档案部门的专业管理人员、高校图书馆或档案专业教师等，定期来单位对人员进行专业技能的培训，特别是一些当下应用最广泛的知识和技能，力争在专业人员的指导下尽快掌握。

（四）推进档案管理数字化进程

首先是制定办公室档案数字化建设工作计划，包含人、财、物等多个方面，并定期进行检查和监督，确保各项工作的开展落实到位。同时强化档案信息资源产生过程中的主体责任意识，按照谁生产、谁负责的原则，全面加快数字化建设。其次是建立双套归案制度。要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式，实现电子化归档，努力健全检索机制，提升档案的查准率和查全率。

（五）建立办公室档案服务反馈机制

对于办公室的档案反馈服务机制来说，它可以快速掌握多个方面的信息，进一步改进教学管理水平，提高档案的信息利用率。对于反馈信息来说，它包含信息系统的检索工具是否有效，档案的使用价值以及档案该以怎样的形式进行传播等等。对于信息的反馈来说，它有一定的针对性，同时也有一定的实用性，办公室档案人员可以按照反馈的信息加快转变服务方式，构建新的服务体系，进一步完善办公室档案管理机制，使每一份办公室档案都可以发挥其作用，推动办公室档案管理工作的可持续发展。借助反馈信息，优化办公室档案管理模式和手段，提高办公室档案利用率。

办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用，所以加强管理人员的管理意识，完善管理制度，实现信息化管理等，在提高档案管理效率及单位工作效率中变得非常重要，也逐渐成为了现代化档案管理的一个必然趋势。

参考文献：

[1]宋胜华.提高办公室档爨管理工作效率的策略探索[J].产业科技论坛，2015，14（20）：171-173.

[2]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技資讯，2015（13）：149.