如何做一个合格的行政秘书

石鸿志

领导秘书一般指协助领导处理信息和综合事务的专职秘书。中央“八项规定”出台后，省部级以下领导干部不再配专职秘书，但是秘书工作还需要有人来做。广义上讲，各单位办公室、综合处室帮助处理日常事务的人员，都可称为行政秘书。这项工作也大都由年轻人来承担，使他们可以尽快进入角色、适应环境。所以年轻干部要珍惜这个岗位，抓住机会，不断提高素质和能力，为个人成长和事业进步奠定坚实基础。如何做一个合格的行政秘书，笔者个人的体会，需要在以下六个方面努力。

把写好公文当作“敲门砖”。人们常常把写公文标签化，认为是笔杆子的事，其实能写是对公务员的基本要求，写得好是通向成功的捷径。一要有自信。进入机关工作的人，通过“千里挑一”的公考选拔，都具备一定的理论基础、文字功底和较强的综合概括能力，缺的只是实际工作经验，而这些都可以在行政秘书岗位上得到锻炼提高，要有成为笔杆子的自信。二要低起点。写东西不能一口吃个胖子，要从最基本的公文形式写起，把请示、报告、通知等简单公文写好，逐步把握机关公文的基本要求和写作规范，在领导的指导帮助下，逐步写总结、汇报、讲话等大一点儿的材料。写的过程也是搜集材料、构思框架、整理思路的过程，这无形中为做好业务工作奠定了基础。三要高目标。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。领导干部经过职场磨炼、实践锻炼，都是公文写作的高手，级别越高掌握信息越多，视野越开阔，公文写作水平也就越高。年轻干部要想尽快成长进步，必须从写好公文做起，磨炼得越久，基础越扎实，成长的空间越大，事业的大厦也会建得越高。

把练好口才当作“基本功”。秘书工作需要转述领导指示、通知精神，需要沟通信息、协调事务等，好口才也是基本功，要真诚沟通、用心交流，做到表述准确、逻辑清晰。一要表述准确。文字信息传递的准确性强，也便于查询。而语言在传递过程中会因双方关注点不同，以及当时环境的影响，难免会有遗漏，或者选择性回避，无意中会漏掉重要信息，不能完全领会传达领导意图。好记性不如烂笔头。要养成拿笔记录的习惯，随时记下重要信息，梳理出要点，尽可能全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时，还要向领导核实，不能怕麻烦、有顾虑，确保准确领会、不出偏差。二要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作，还是向同事传达信息，一定要提前准备提纲，明确先后顺序，做到逻辑清晰、传达准确、信息完整。要注重语言艺术，有节奏，有顿挫，不能主次不分，自己讲得很热闹，大家听得一头雾水。三要真诚沟通。不管是给领导汇报还是和同事沟通，尽量上门面对面进行，用心交流、真诚沟通，并通过丰富的肢体语言拉近双方的距离，使沟通更顺畅、交流更融洽。同时在面对面交流中也能锻炼表达能力，增强心理素质，慢慢在讨论交流时也敢于发言、不怯场。

把能受委屈当作“垫脚石”。秘书工作事务繁杂琐碎，需要与各方面打交道，工作不可能完美无缺。人们常说，出错的都是干活儿多的。秘书受领导批评自然是家常便饭，如果干得了工作受不得委屈，不能算是一个合格的行政秘书。一要能受气。遇到领导发脾气，不管原因是什么，都要认真听、不反驳、不辩解、不顶撞，用诚恳的态度、积极的心态给领导消气灭火，尤其不能强词夺理、当众顶撞。这不是说领导就应该不问青红皂白地发脾气，而是领导工作任务重、面临压力大，他也许知道责任不全在你，批评也是一种压力释放，秘书要能理解体谅领导的辛苦，这本身也是一种涵养。二要肯吃亏。机关没有不加班的职员，把多做一件事情，看成多一次锻炼的机会。有些临时任务谁干都行，但总得有人干，你干了活儿，就替别人解了围，人人心中有杆秤，长远看没有白受的苦。中央党校有位领导讲过，中青年干部不能助长“讨巧”之风，这也是告诉人们不要怕吃苦，再聪明的人也要下笨功夫。三要愿奉献。要乐于当“无名英雄”，甘于当配角，即使做了点儿工作，也不要过分宣扬，低头做事、低调做人，只问耕耘、不求收获，在名利面前保持一颗平常心。如果干一点儿工作就提要求、要待遇，干一点儿工作就唯恐领导看不见，这不但让人怀疑你的工作动机，也会引起同事反感。

把提升品格当作“必修课”。每名领导性格特点不同、工作方式也有不同，一个合格的秘书能很快适应不同的领导，以实际行动博得领导和同事的信任，最终让人都愿意把重要的事情交给你办。一要靠得住。秘书是离领导最近的人，有机会接触一些涉密文件，或者正在讨论的议题、尚未公开的决策，如果有意无意泄露出去，就会将工作陷入被动之中，带来消极影响。特别是现在即时媒体很发达，不经意透出的信息、传送的图片，会迅速通过微信、QQ等方式扩散，不利于工作的开展，轻则给予批评教育，重则就会触犯法律，要受到法律的制裁。所以从事秘书工作要时刻绷紧这根弦，不在小事上犯错，避免无意间犯错，让大家觉得靠得住。二要坐得住。守时是生活习惯，也是工作态度。凡是有领导出席的会议、参与的活动，要留出富余时间，宁肯提前半小时，绝不能迟到1分钟，更不能以堵车、走错道等理由解释。即使在日常工作中，也要避免迟到、早退，让大家随时能找得到，感觉你能坐得住。三要不谋私。日常工作中会遇到很多需要协调解决的事情，要从大局出发，按先后、主次合理安排，不能存私心、做选择，有利的先办，有困难的后办，不利的顶着不办，甚至掩盖事实，故意不向领导提供真实情况，这样下去影响的不仅是工作，还有自己的前途。

把干好工作当作“总目标”。称职的秘书不仅要出活儿快，还要做到“热心办、马上办、办得好”。一要热心办。工作中有激情、有热情，不挑三拣四，不管分内分外，积极办理，如果一时不能办，也要讲明原因，求得对方的谅解。当然热情不是没有原则、不讲规矩，尤其是其他领导或者同事需要幫忙时，尽量提前请示主管领导，切不可擅作主张外出帮忙，到头来种了别人的地，荒了自己的田，出力不讨好。二要马上办。马上办也是为了防止漏事、误事，特别是多项工作同时部署时，要讲效率、分主次，学会弹钢琴，千万不能乱了阵脚。要把所办的事项进行分类，建立专门记事本，根据不同任务的时间要求作出安排部署，及时提醒相关领导，避免要结果时还没有落实，给工作带来被动。三要办得好。秘书工作是工作能力的展示台，也是缺点不足的曝光台，要做到细致、精致、极致，切不可不拘小节，马虎大意。细致就是确保少出错。现在都是信息化办公，最容易犯的是文字校对错误，越是任务急时越容易忙中出错，有位领导总结的经验是“稿子出手之前读一遍”，这样可能会耽误几分钟，但是出错的概率就小多了。精致就是要有精品意识。不出错不一定保证能出彩，还要有精品意识，把每项工作像打造工艺品一样精雕细刻，这就需要平时用心，不断总结，日益完善，不断提高。极致就是不断追求高目标，追求极致是个不断完善提高的过程。我刚参加工作时，领导手把手教我写材料，当时办公条件不好，我的任务是把领导手写的稿子打印出来，再供领导修改。有一次赶写一篇重要讲话稿，领导带着我足足忙了一个晚上，每一稿我都感觉已经很好了，但是领导还是不满意，不断修改完善，改动的部分越来越少，天也越来越亮，直到第二天开会前才完成，改过的稿子有七八遍之多，直到现在我还保留着改过的底稿，这种追求极致的精神一直是我学习的榜样。

把增强素质当作“终身事”。行政秘书要提高自身的素质和能力，最终还得靠学习，要树立终身学习的理念，勤于学习、善于思考、不断总结，活到老、学到老。一要勤于学习。要向书本学习、向他人学习、向实践学习，养成边学、边记、边写的习惯，记要点、写心得、谈体会，这样既巩固了所学知识，也提高了写作能力。要注重建立资料库，将业务工作、领导讲话、政策法规等内容分类存档，既便于自己学习，也便于给领导提供信息，当好领导的左右手、资料员。二要善于思考。“学而不思则罔”，思考是学习过程的延伸，要事事留心、勤于观察、善于思考，分析领导意图，研究办事规律，把握工作重点，在比较中寻找差距、提高自己，在比较中发现规律、明确方向，时间长了工作会越来越顺手。三要不断总结。总结经验才能推动工作，既要总结成绩，也要梳理失误，一件事办得漂亮，既要看好在哪里，也要看还有什么提高空间；一项工作受到领导批评，要看错在哪里，是原则性错误还是一时大意，下步怎么改，把总结和思考记下来，经常看看，时常反思，不断超越自我，不断提升综合素质和能力。

（责编 / 刘博）